Emailregeln 02.2010
Als Anlage übersende ich Ihnen Fotos vom Treppenkopf und verbleibe mit freundlichen Gruß, Vorname Nachname, Ps.: bitte die Qualität der Fotos zu entschuldigen – Handy-Kamera“ (aus einer Email)
Was hat er uns übersandt?
Emailregeln 01.2010
Jupp, diese Regel hat was für sich. Operation Geistesblitz.
Macht natürlich jeder und niemand ist angesprochen. Vor allem nicht ich selbst. Allerdings ist vom Input meines Mailreaders her schon vieles drin, dass aufgrund einer nachträglichen Betrachtung, losgelöst von der Zeit, überflüssig erscheint. Oder zumindest überarbeitungsbedürftig. Oder etwas, was sich nur zu einem Ganzen zusammenfügt, wenn man sich eine Fülle von verschiedenen Emails aus dem unbearbeiteten Posteingang herausfischt. Oder aus derselben Email, in der alles über eine Vielzahl von verschiedenen Dateiformaten verstreut liegt. Sachen, die auf dem Kopf stehend aufgeliefert werden (Scans, falsch herum). Da wäre es manchmal besser, solche Dinge kämen überhaupt nur an, wenn sie eine Art Contentfilter durchlaufen haben. Den es noch gar nicht gibt. Spamfilter gibt es schon, aber diese filtern derartige Emails nicht raus. Udo Lindenberg, Altrocker mit Wohnsitz in Hamburg, hat es vor vielen Jahren schon einmal ganz klar so formuliert und da gab es Emails noch gar nicht: ‚Die beste Droge ist ein klarer Kopf.‘
Wat mutt dat mutt - Logo (Quelle: Homepage)
Jeden Tag eine neue Überraschung. Heute bekommen wir eine Email aus einem Beitrittsland der Europäischen Gemeinschaft, von dem noch 1988 niemand dachte, es würde jemals beitreten können. Das Land gehörte fest zu den Warschauer-Pakt-Staaten und hat einen weltweit sehr geachteten Papst längere Jahre gestellt. Unwichtig, welches Land es ist. Ein sehr schönes Land, übrigens. 🙂
Und in welcher Sprache verständigt man sich. Es sind zwei offenbar sehr gebildete, nette Menschen, die bei angesehenen Zeitungen arbeiten. Sie haben immer wieder hier in Berlin zu tun, das brachte sie auf die Idee, Wohnungseigentum zu erwerben. In dem Land, rechts neben uns, von dem unwichtig ist, welches es ist, :-), gibt es übrigens schon immer eine relativ hohe Eigentumsquote von fast 90% – will sagen: für die Polen 🙂 ist es ein gewöhnlicher Vorgang, Wohnungseigentum zu erwerben.
Huch, schrieb ich, dass es sich um Polen handelte? Na gut, jetzt ist es raus. Wir führen folgende Emailkorrespondenz, today:
(Zitat Anfang)
“ Therefore we have some questions:
1.Why we should pay your Office 45,00 euro?? (*Betrag geändert)
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Der Elektriker fährt in die Wohnanlage in Wilmersdorf. Die Sprechanlage des Hauses ist ausgefallen. Vorgefunden wird eine alte Anlage, die größtenteils aus nicht mehr lieferbaren Ersatzteilen besteht. Die Elektriker fahren weg. Es wird für sinnvoll erachtet, eine neue Anlage anzubieten. In der Wohnanlage wissen alle Bescheid. Der Elektriker schickt das Angebot per Email an die Verwalterin. Bei der Verwalterin wird der Büroserver umgestellt auf neue technische Modi. Das Angebot geht Freitag früh ein. Bis Samstagabend wird am Server gearbeitet. Am Montag früh sichtet die Verwaltung das Angebot (Anlage) und befindet „ach so, ein Angebot“, na gut, später. Jetzt erst einmal aufarbeiten. Am Dienstagvormittag ruft eine Miteigentümerin an. Warum noch nichts passiert ist? Was denn? – Einige Leute haben keine Sprechverbindung, man kann nichts machen. Wir erinnern, ein Angebot ist da. Jetzt sind wir sauer. Aus der Email ging überhaupt nicht hervor, dass etwas unaufschiebbar zu tun ist. Wir rufen beim Elektriker an. Wenn Anlagen außer Funktion sind, ist es gar nicht nett, wenn uns routinierte Angebote unterbreitet werden, ohne ausdrücklichen zusätzlichen Hinweis, dass davon abhängt, Menschen in ihrer Wohnung anzuklingeln. Sogleich erfolgt eine Eil-Email: Lieber Verwaltungsbeirat, bitte gebe das Angebot bevorzugt frei! Der Elektriker muss sich die Sache merken, ich habe es seiner Frau gesagt. Sie wird es ihm ausrichten. Shit happens. – Gute Kommunikation findet per Email nur zusätzlich statt: Um Wichtigkeiten richtig einordnen zu können, bedarf es aber eines Servicehinweises mit dem guten, alten Telefon.
‚Hallo, hiermit möchte ich die Kommunikation per email beantragen,‘ schreibt uns der Dachdecker, dessen Namen nichts zur Sache tut. Das liegt schon eine Weile zurück, und wir haben bislang darauf noch nicht reagiert. Heute telefonieren wir noch einmal. Okay, das Gespräch klärt es noch. Wir sehen uns den Vorgang an und unterziehen ihn einer genaueren Überprüfung. Der Grund: Wir halten niemals grundlose Kommunikationsstrukturen vor. Lieber wenige und dafür gute Kontakte, als das Gegenteil davon. Das ist die Grundeinstellung.
Gestern kam auf demselben Kanal des Legalisierungsvorgangs auf der Website gotthal.de eine Initiativbewerbung eines (anderen) Handwerkers, der nun nach einer festen Anstellung sucht. Die Bewerbung kommt in dem Kanal der Legalisierung. Unsere Antwort kam nicht auf selben Weg. Wir beantworteten dem Bewerber seine (unzulässige, aber auch unnötige) Email per SMS, nicht per Email, so: ‚Hallo Eduard Schnitzler (* Name geändert), merci für Initiativbewerbung. Mehr Infos auf http://www.gotthal.de/karriere – alles Gute für weiteren Lebensweg, aus Zehlendorf, gotthal‘ – Gute (vorherige) Netzrecherche beantwortet manche Frage von selbst. gotthal.de weist ja ganz ausdrücklich darauf hin, dass derzeit keine Stellenangebote vorhanden sind. Oftmals sind solche Initiativbewerbungen lediglich die Erfüllung von Auflagen, seine Bewerbungen beim Jobcenter nachzuweisen. In diesem Fall wären wir also für den Bewerber lediglich eine Art virtueller Mülleimer, weil es ihm nur darum geht, seine Bewerbung einfach los zu werden, egal bei wem sie ankommt. Zufällig -sozusagen- bei uns. Per Email, so sagt man, ist Pflicht und außerdem auch im Spieltrieb des Menschen angelegt? Wer einen elektronischen Kontakt legalisieren möchte, also auf eine Art whitelist geraten will, um sich von Viagra-Anbietern aus Tuvalu zu unterscheiden, sollte seine Initiativbewerbung aber nicht bereits auf diesem, ersten, noch zärtlichen Kanal denkbarer Tuchfühlung mit den Befehlen ‚copy & paste‘ bereits versauen. Und Websites vorher darauf hin untersuchen, ob zum Thema Jobs & Karriere dort schon etwas Sinnvolles steht. – Sonst werden jedenfalls solche untauglichen Anbahnungsversuche eher als Belästigung empfunden. Ganz anders aber der ganz oben geschilderte Dachdecker, dessen Name wir unzutreffend mit Herr Stadtkönig angeben.
Ich bin seit mehreren Jahren sehr daran interessiert , stärker zu filtern, wer es mit mir tun darf und wer nicht: Wer mit unserem Büro emailen will, muss einen Verhaltenskodex akzeptieren, den wir ausgearbeitet haben und den man hier 
nachlesen und downloaden kann. Wer diesen Kodex nicht akzeptiert, darf das auch , denn wir leben in einer freien Welt. Dafür gibt es den Anruf, das ist manchmal gar nicht so schlecht. Man kann dann -ersatzweise- etwas verabreden. Zuallererst, vor jedem anderweitigen Kontakt, muss ein Anlass stehen. Sodann muss eine Verabredung erfolgen. Denn Kommunikation muss verabredet werden, falsche Kommunikation verärgert und führt zu Zurückweisung. Zum Beispiel folgendes: Ich würde Dir ein gern ein Angebot unserer tollen ‚Handwerker-Muckibude‘ zusenden. Darum hat mich Deine Versicherung (‚Türöffner für neue Aufträge‘) herzlich gebeten. Außerdem bin ich ein toller Hecht in Sachen Digitalfotografie und schick Dir, vom Wasserschaden, gleich noch vier bis fünf aussagekräftige Fotos mit dem Angebot, das ganze sogar kostenlos. Die Fotos lasse ich unverkleinert großformatig, damit Du den Wert meiner Digitalaufnahmen erkennst. Das ist doch kein Problem, Du bekommst ein Angebot (Format pdf) und die Fotos (jpg) und Du kannst das Ganze dann ja, klar, ein Vorgang, nicht mehrere, digital in einer Bastelstunde zu einem Schriftstück (Format pdf) zusammenbasteln. So gut beherrsche ich Dokumentenmanagement nicht, ich bin Maler, aber nicht digitaler Büroprofi. Meine Reaktion: Ich bin davon total genervt und ärgere mich über diese Email. Obwohl ich schon einmal, ein Angebot zuvor, eine andere Stelle des gleichen Schadenfalls betreffend, deutlich gesagt habe: Schickt mir keine Emails, ich habe mit Euch keinen Emailverkehr vereinbart. Ich überlege kurz, ob ich die ‚blacklist‘ scharf schalte und die Emailadresse damit technisch sperre. Ich entschließe mich für einen ‚weichen Weg‘. Ich schreibe eine Kritik (‚Stimme der Kritik‘) und versende den Link dazu an meine Korrespondenzpartner, damit sie mal von meinen „gesichtspunkten“, Emails betreffend, erfahren, und es sich (endlich) merken. Die Abwicklung eines Wasserschadens in einem Haus in Berlin-Wilmersdorf steht heute auf der Todo-Liste.
