Kommunikation

Traumjob Hausverwalter: Copy-Center, Auskunftei für Makler und Fussabtreter?

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Stimme der Kritik

Zitat Schon mit einer Immobilie nährt der Makler die Familie. (Herkunft: Bauerregel, Tetsche im Stern, Erscheinungsjahr unbekannt, eigene  Erinnerung)

Es ist immer wieder ähnlich. Ein Herr Müller von der Fa. Xy Immobilien (* Name verändert) – weder ihn noch die Firma kennen wir – meldet sich über dieses Kontaktformular.

Der Text der Anfrage lautet wörtlich wie folgt, wobei -wie gesagt- Namen und Adressen abgeändert wurden aus Datenschutzgründen:

Zitat Sehr geehrte Damen und Herren, wir sind von Herrn Dr. Kesselherz (aus Münster – Anm. d. Red.) mit dem Verkauf seiner Wohnung in der Lohengrinstr. 77, 1.OG rechts beauftragt worden und hätten in diesem Zusammenhang gern einige Informationen, da wir zwei Kaufinteressenten haben, die um diese Informationen baten:
1. Gab es schon eine Versammlung in 2009 mit entsprechendem Protokoll, das Sie uns zur Verfügung stellen könnten?
2. Wann wird das Dach erneuert / repariert?
3. Wer kommt für die Altlasten des insolvent gegangenen Eigentümers auf?
4. Das derzeitige Wohngeld beträgt € 525,00, wann ist mit einer Senkung zu rechnen, da unser letzter Kenntnisstand von der Supernova (vormalige Hausverwalterin, abgewählt – Anm. d. Red.)  der ist, dass es eine Sonderumlage gab, die auf das Wohngeld umgelegt wurde und mehr oder weniger für die Dacharbeiten gedacht war.
5. Letztlich bitte ich Sie höflich um die Zusendung eines aktuellen Einzelwirtschaftsplanes.

Allerbesten Dank im Voraus!
Mit freundlichen Grüßen
Hans-Peter Müller
Xy Immobilien“

Wie schön, nun hat die Verwalterin wieder was zu tun.

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Tischler, bleib bei Deinen Leisten! – Von fehlgeleiteten Anrufen

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Tischlerhandwerk

Tischlerhandwerk

Anruf eines Tischlers. Er und ich, wir kennen uns nicht. Er sagt, er ruft für Herrn Prof. Z. (* Name geändert) aus Berlin-Zehlendorf an.

Hmmmh. Und? Die Sache mit den Außenbrettern. Ich erinnere das. Was kann ich für den Tischler tun? Ich kenne ihn nicht. Herr Prof. Z. ist mit meiner Antwort nicht einverstanden. Sagt dieser Tischler. Ich unterbreche ihn nach einer Weile. ‚Warum rufen sie mich an‘, frage ich noch einmal etwas deutlicher. Ja, er sei nicht zufrieden, der Prof., und er hat als Tischler einiges für ihn gemacht. Die Küche. Noch andere Dinge. Und? Die Außenbretter sind nicht von ihm gemacht worden. Die hat ein anderer Tischler (aus unserer Handwerkerdatenbank) gemacht. Sie sind irgendwie unterschiedlich, sagt der Tischler. Ich kläre ihn auf. ‚Rufen sie mich bitte nicht mehr an‘, sage ich, ‚lassen wir es dabei, wie es ist. Herr Prof. Z. kann mich gern anrufen, mir was sagen. Sie aber nicht. Ich kenne sie nicht. Ich kann nicht mit ihnen vertrauliche Dinge verhandeln, ohne sie zu kennen.‘  

Nun wird er ganz kiebig. ‚Dann muss die Sache eben anders laufen, über Anwalt.‘ Häh? Tischler, bleib bei deinen Leisten. Und ruf bitte nicht mehr an. Danke dafür. Muss man unsere Einstellung dazu erklären? Ich finde nicht.

Notfall Wasserohrbruch – Es muss schnell reagiert werden – Über gute Kommunikation

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Schild für Notfälle - Entwurf Büro Gotthal

Schild für Notfälle - Entwurf Büro Gotthal

Am Wochenende Rohrbruch im Keller eines Spandauer Mehrfamilienhauses. Der Anrufer auf dem Anrufbeantworter hat noch ein bisschen Komik hinter sich. Denn er telefoniert offenbar mit dem Handy aus dem Keller des Hauses heraus, und die Stimme ist verhallt, man hört Wassertropfen. Steht er da bereits mit Gummistiefeln in der Kloake? Der Anruf kommt am Samstag um 14:00 Uhr. Zufällig hört ein Mitarbeiter der Hausverwaltung die Nachricht am Sonntag um 11:00 Uhr früh ab.

Die Hausverwalterin dieses Hauses ist keine ’24-Stunden-Hotline‘ mit intensiver Nachtberatung am Sonntagabend. Wenn aber ein Rohr bricht oder die Heizungsanlage ausfällt, also in
unaufschiebbaren Notfällen, sind die Bewohner des Hauses jedoch unter gar keinen Umständen allein gelassen. Die Verwalterin hat dies so gelöst, und eigentlich ist es auch bekannt. Mit Beschilderungen ist es auch an gut sichtbaren Stellen schriftlich angezeigt.

Wir haben hierfür eine Haus- und Grundstücksbetreuungsfirma in gewissenhafter Weise als Hauswartin mit Hausinspektortätigkeit beauftragt. Die Firma  ist so aufgestellt, dass die diversen (vielen) Mitarbeiter im Turnusbetrieb Notdienste (nachts, auch am Wochenende) haben. Man ruft einfach die Rufnummer 030 123 45 67 (*Rufnummer geändert) an. Das ist die reguläre Festnetznummer der Firma, die sowieso auf gelben Aufklebern im Haus überall hängt. Das funktioniert: Man hinterlässt eine verständliche Nachricht und wird binnen 15-30 Minuten zurückgerufen vom zuständigen Außendienstmitarbeiter.

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In der Kundenbeziehung eines WEG-Verwalters gilt das Mehraugenprinzip

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Das Mehraugenprinzip

Das Mehraugenprinzip

Aus einer Email an verschiedene Wohnungseigentümer:

ZitatAnbei Rechnungsvorgang, bereits durch Architekt geprüft an sechs weitere Augen mit der Bitte um weitere Freigabe durch vier Augen….Danke. Frau Xy nimmt die Freigabe entgegen und weist dann den Rechnungsbetrag an.“

So oder so ähnlich laufen eine Vielzahl von Vorgängen in einer Art fast automatischem workflow.  Ein Architekt hat die Handwerkerrechnung geprüft. Er gibt sie in einer Weise frei, die Prüfvermerke enthält. Die dann übersendete Handwerkerrechnung (mit Prüfvermerk) gibt der Verwalter -sicherheitshalber- noch einmal an „dazu berufene Wohnungseigentümer“ (der Anlage in Zehlendorf) weiter. Denn mehrere Augen sehen mehr als nur zwei, die sich anschicken, Rechnungen zu bezahlen. Sicherheit durch Transparenz.

Diese Rechnung wird angewiesen aus innerlicher Akzeptanz, aus der Mitkenntnis (mehrerer) relevanter Miteigentümer und mit einem guten Gefühl, dass sie nun bezahlt wurde. Am Ende dürfte da auch ein Handwerker sein, der mit seiner Kundin und ihrer guten und gewissenhaft anmutenden Zahlungsmoral positiv angesehen wird. Alle sind zufrieden. Nichts lief versehentlich, nichts geschah ohne Mitwissen relevanter, freiwilliger Teamworker.  Ein ganz anderes Beispiel.

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Zitat des Tages: Wofür man wäre, wenn man dafür ist… Floskeln

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Stilblüte Mehrdeutigkeit

Stilblüte Mehrdeutigkeit

Ein Verwaltungsbeiratsmitglied einer Wohnanlage in Berlin-Wedding schreibt per Email:

Zitat ich wäre nicht nur, sondern ich bin dafür (die Dämmung der Kellerleitungen vorzunehmen), und gehe – ohne Rückfrage genommen zu haben – davon aus, dass auch die übrigen VBR-Mitglieder dieser Meinung sind. Sollte dies nicht der Fall sein und es zwei Gegenstimmen geben, bin ich halt überstimmt….“

Womit er zweifelsohne recht hat. Allerdings beschließt ein Verwaltungsbeirat nicht, sondern er berät nur den Verwalter.  Und der hatte zuvor formuliert:

Zitat Die Verwalterin wäre dafür, die Arbeiten ausführen zu lassen. “

Richtiger aber ist: Die Verwalterin wäre nicht nur dafür, sie ist dafür…. ist nur ein kleines Ding, aber „der Nagel auf den Kopf“. Bessere Formulierung: Ich bin dafür. Die Verwalterin ist dafür. Sie wäre nicht dafür, sie ist…

An was man alles denken muss.

Ping Pong: Extensions – Haarverlängerungen, Dateinamen und quälende Prozesse

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Ping Pong

Extensions

Extensions

Von künstlichen Verlängerungen ist hier die Rede, von Dateinamen und von quälenden Prozessen.

Als Extensions bezeichnet man künstliche Haarverlängerungen.

Bei den Dateinamen (zumindest im Windows-Bereich) nennt man die drei Buchstaben hinter dem Punkt im Dateinamen „Extension“, oder auf Deutsch Endung. Die Dateiendung gehört zu einer bestimmten Programmanwendung und wenn diese Klasse registriert ist, weiß ein PC, mit welchem Programm er das öffnen kann. Eine interessante Website zur Klärung ist übrigens die hier. Heute schickt uns jemand drei Dateien, die sehen bei uns so aus, als Anlage zu einer Email:

Dateien ohne Extension

Dateien ohne Extension

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Zitat des Tages: Udo Vetter auf Twitter – Der digitale Firmensitz im Überblick

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Zitat Zwölf Anwälte an sechs Standorten. Klingt eher nach Netzwerk denn nach Sozietät.“ Twitterer Udo Vetter

gesichtspunkte.de meint dazu:

Das muss nicht sein. Möglich ist auch, dass es sich hier um einen digitalen Firmensitz handelt. Die alte, konventionelle Vorstellung davon, dass Menschen in festen Strukturen leben (und arbeiten) müssen, an einem Ort, mit einem Büro, durch dessen Büropforte Menschen an reizenden Sekretären und Sekretärinnen vorbeischreiten, ist nachweislich überholt. Von Zuhause aus kann problemfrei gearbeitet, und bei Bedarf sogar geackert werden, dass „die Heide wackelt.“ Kleine schlagkräftige Units (Einheiten) entstehen so auf diese Weise. Und auch ganze Millionenseller.

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Internationalität ist gefragt: Wie wir den Dänen helfen…

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Website gotthal.eu

Website gotthal.eu

Zunehmend globalisiert sich auch der Markt von Eigentumswohnungen. Zunehmend bekommen wir Kunden aus dem internationalen Umland von Deutschland. Die Erwerber kommen aus aller Herren Länder. Heute ruft einer aus Hillerod in Dänemark an. Er spricht einigermaßen englisch. Wir auch. Aber was wir besprechen, ist nicht ganz leicht zu händeln und mit Schulenglisch kommen wir hier und da nicht richtig weiter. Wir reden nicht übers Wetter, über den leckeren dänischen, sauren Hering und die Prinzessin von Dänemark. Das ginge ja noch. Das Telefonat hat einen festen wirtschaftlichen Grund.

Der Wohnungseigentümer will seine Wohnung jetzt wieder neu vermieten, die in Berlin-Wilmersdorf am Kudamm liegt. Die Frage ist aber, ob die Kalkulation der Betriebskostenvorauszahlungen richtig sei? Speziell die Höhe der richtigen Heizkosten interessiert den Mann. Was aber ist eine Wohngeldabrechnung? Und welche Bedeutung ist im englischen für das Wort Wirtschaftsplan niedergelegt?  Wohnungseigentümer aus ganz Europa finden das Büro Gotthal übrigens hier.

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Mit der Einführung von Emails wurde das Briefgeheimnis nicht abgeschafft

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Internet & Email

Internet und Email

Internet und Email

Es ist auch eine Frage der Generationen: die einen mögen es sehr, die anderen hassen es regelrecht. Dieses „erreichbar“ sein auf einer Vielzahl von Kanälen. Hinzu gekommen ist in den letzten zehn Jahren die Emailadresse. Ganz zu schweigen vom Handy. Oder die (mehreren) Emailadressen, jede für seinen Zweck.

Menschen oberhalb der Vierzig (Vierzig Plus) erinnern noch genau, welche Revolution mit der weltumspannenden Einführung des Telefaxgeräts verbunden war.

Irrtümlich erfolgte auch beim Telefax die Annahme, wer ein solches Gerät bereitstelle, der sei ‚rund um die Uhr erreichbar‘ und müsse daher binnen 60 Minuten schon antworten. Mit der Einführung von Emails darüber hinaus, hat sich das noch einmal beschleunigt. Schon nach fünf Minuten rufen Menschen an und sagen, sie hätten eine Email gesendet, und -ach- die sei noch nicht gelesen worden?

Warum sollen Nachrichten auf elektronischem Wege schneller gelesen werden (müssen), als konventionelle per Brief? Richtig: Man muss nicht einmal aufstehen, um sie zu lesen. Kein Briefumschlag muss geöffnet werden und auch der Eingangsstempel entfällt zunehmend. Digital sind Nachrichten absetzbar. Ob sie auch gelesen werden, ist eine ganz andere Frage. Allerdings sind heute Emails auch per Handy unterwegs abrufbar.

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Gemeinsam einsam – alle für alle – jeder für sich – Vom Reglement in geschlossenen „groups“

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Zitat zusammen, getrennt
die leere im gesicht
gemeinsam einsam
alle für alle, jeder für sich“

(Rivo Drei, Song „Alle für alle“) – Live-Video hier

 Erwachsene Menschen, aber auch schon Kinder, sind heute über das Internet vernetzt in vielerlei Zusammenhängen. Es gibt zwar noch ein paar ‚Ewiggestrige‘, die die Nutzung von Internet und Email ablehnen, oder sich „da nicht mehr“ eingewöhnen möchten. 1998 hatten 8% einen Internetzugang zuhause. 2003 waren es 51% der Haushalte. Inzwischen nutzen (mehr als) 70% der deutschen Bevölkerung Internet (von zuhause aus). Wie die Berliner Popgruppe RIVO DREI singt, sind wir aber auch zunehmend „gemeinsam einsam“, alle für alle, jeder für sich, alle gegen jeden. Womit hier keine Kritik an alten Menschen, die sich nicht mehr eingewöhnen möchten, geübt wird. Gerade der Anteil der alten Menschen steigt seit Jahren kontinuierlich an, sie werden „Silver Surfer“ genannt, in Anleihe an die Vorstellung vom grauhaarigen Senior, der sich mit 80 Jahren noch anschickt, die weltweiten Gewebe des „weh weh weh“ zu erforschen. Über Zuspruch kann sich das Internet gerade bei alten Menschen nicht beklagen.

Zielgruppenfragen: Eltern von Kindern, Sportvereins-Mitglieder, Freizeitmusiker, und auch Wohnungseigentümer bzw. Hausbewohner von Mehrfamilienhaus-Wohnanlagen nutzen das Internet noch nicht befriedigend mit seinen zur Verfügung stehenden Nutzungsmöglichkeiten. Diese Aufzählung ist keineswegs vollständig. Jahrelange Erfahrung trieb Thomas Gotthal jetzt an, einmal einen „Roten Faden“ übersichtlich zusammen zu schreiben, in dem er uns zu erklären versucht, was für Gesichtspunkte zu berücksichtigen sind, wenn sich Menschen miteinander vernetzen.

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