1828/13: Positionen: Alle hundert Jahre modernisiert eine Hausverwaltung ihre Software #Marktrecherchen #In eigener Sache

Positionen

Software [ˈsɒf(t)wɛː] (dt. = weiche Ware [von] soft = leicht veränderbare Komponenten […], Komplement zu ‚Hardware‘ für die physischen Komponenten) ist ein Sammelbegriff für ausführbare Programme und die zugehörigen Daten. Sie dient dazu, Aufgaben zu erledigen, indem sie von einem Prozessor ausgewertet wird und so softwaregesteuerte Geräte in ihrer Arbeit beeinflusst. In diesem Sinne wurde der Begriff erstmals 1958 von John W. Tukey benutzt. Durch das softwaregesteuerte Arbeitsprinzip kann eine starre Hardware individuell arbeiten. Es wird heutzutage nicht nur in klassischen Computern angewendet, sondern auch in vielen anderen Systemen, wie beispielsweise in Waschmaschinen, Mobiltelefonen, Navigationssystemen und modernen Fernsehgeräten. (Aus Wikipedia: „Software“)

Hausfrauen kaufen weiße Ware. Heavy Metal-Fans schwarze. Hausverwalter kaufen Hardware und Software. Software für Hausverwaltungen anschaffen, das ist eine ziemliche große Investition in eine ziemlich verbindlich werdende Zukunft. Die Fragen, die sich bei der Anschaffung von Hausverwaltungssoftware stellen, sind mannigfaltig, aber im „Auge des Betrachters“. Wir beschäftigen uns dieses Jahr intensiv mit dieser Frage.

Eine Art Marktrecherche ist fertig. ausgeguckt sind „Softwehren“, deren Bedienung gute Arbeitsergebnisse versprechen. Aber halten diese Weichwaren ihre vollmundigen Versprechungen? Ein paar Kritikpunkte stehen deutlich als „Fog“, Nebel des Grauens, über der Kaufentscheidung. Willkürlich einige Gesichtspunkte.

In eigener Sache!

Ganz klar: Viel Hardware enthält Weichmacher, im Fachjargon: Software. Damit die Hardware ihre Aufgaben schlüpfrig erledigen kann. Schlüpf, schlüpf, die Waldfee!

Bislang setzt unsere Hausverwaltung das Hausverwaltungsprogramm „IBM Hausverwaltung Dos 6.0“ – und das ist kein Witz. Seit 1988 ist das Programm, mit ganz wenigen Änderungen und Anpassungen (z.B. EURO-Umstellung) gelaufen und hat das Geld redlich verdient, das einst investiert wurde. Das ist immer die beste aller Anschaffungen, nämlich diejenige, die sich rechnet.

Das Programm ist bzw. war immer großartig. Inzwischen sind Jahrzehnte ins Land gegangen und seit Bill Gates den Menschen nette kleine Fensterchen versprochen hat und das „Windoofs“ nannte, womit er Herrn Jobs und sein Äpfelchen in Cupertino im Zaume halten möchte, ist edv-technisch viel passiert. Was wir „Windoofs“ nennen, also Fensterchen“, das sind aber inzwischen auch häufig „Inselchen“. Also Lösungen, alle hübsch beieinander, aber passen sie auch zueinander? Lässt die eine liegen, was die andere sowieso nicht schafft? Wie wäre es mit Problemvernetzung und Auflösung bzw. Abbildung ganzheitlicher Arbeitsprozesse in nur einer Software, die ja eine Branchensoftware wäre, nämlich eine, in der Programmierer „ganzheitlich gedacht“ hätten, hätten sie nur gedacht. Und viele von denen haben doch gedacht. Das wäre doch gelacht.

Wie weit?

Der Markt für Branchensoftware „Hausverwaltung“ ist riesig groß. Allerdings gibt es viel Schund, schlicht Schrott. Kurz gesagt, muss jeder ernsthaft beruflich Tätige in der Branche mindestens fünfstellige Summen in die Hand nehmen, um heutzutage richtige, wirklich verwendbare Software zu erwerben, die diesen Namen verdient. Für sechsstellige Summen allerdings treten dann kaum noch Probleme auf. Haha, von wegen. Scherz.

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Werner Deck, Malermeister (blog hier) aus Karlsruhe zeigt uns, wie Menschen mit einst angeschaffter Hardware umgehen, er sagt: „Mein erster tragbarer Computer („Schleptopp“), Compaq Plus, 5.25″ Diskettenlaufwerk, 10 MB Festplatte, aus ca. Ende der 80er Jahre, ca. DM 15.000,–. Funktioniert noch heute einwandfrei.“ Auf Nachfrage: „Gewicht ca. 15 kg.“ – Sagt Wener Deck, EDV-Fachleute sagen es so: „Never chance a running system!“ Geht doch.

Werner Deck aus Karlsruhe ist Malermeister und gilt inzwischen deutschlandweit als „Social Media“-Experte. Dazu hat er einerseits Heizkörper streichen lassen oder lackieren und andererseits den Themen das Zeug geredet.  Er redet über seinen Beruf, den er gern macht und berichtet darüber. Über „good news“, wie eine Rechnung, die kürzer ausgefallen ist als das ursprüngliche Angebot. Oder über Menschen, die andere benutzen, um sich Angebote en masse schreiben zu lassen. Deutlich wird: Es geht um „CRM“ – Customer Relation Management. Um die zutreffende Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Wirklichkeit. Für uns Hausverwalter heißt das: Du sitzt in einer Eigentümerversammlung und jemand tadelt aus der letzten Reihe die Hausverwaltung, untätig geblieben zu sein. Spricht von x Anrufen, die unbeantwortet blieben. Nur ein Hirni in unserer Branche weiß darauf nicht angemessen zu entgegnen. Wie schön wäre doch die Welt, wenn wir Glasnost in unseren Arbeitsdaten hätten! – Moment, sie haben doch erst am soundsovielten einmal angerufen und dann hat uns die Fa. Xy am soundsovielten berichtet, sie seien mit der Erledigung ihrer Meldung sehr zufrieden gewesen?

Dass sich das redliche Tun des bemühten Hausverwalters auszahlt am Ende, Vertrauen gegen Vertrauen, dass Leistung anerkannt wird und vor allem: Überprüfbar! Kein negatives Geschwafel, sondern „Fakten, Fakten, Fakten“. Focus lässt grüßen!

Schrei doch! Der Markt ist dabei übersichtlicher strukturiert, als bei den vielen kleinen Schund- und Humbugsoftwehren, die man bei Aldi, Lidl und der Metro, bzw. Real für 27,90 EUR nicht kaufen kann. Solche Software sucht ein professioneller Hausverwalter nicht. Ernsthafte Branchensoftware, die ihre Anschaffung rechtfertigt, fängt nach unserer Kenntnis erst über der ersten Schallgrenze von 10.000,- EUR an und nach oben gibt es kaum Schall- oder Schamgrenzen. Du kannst alles haben, wenn du es bezahlen kannst. So in etwa. Oder auch nicht.

Der Einsatz professioneller Software steht im umgekehrt proportionalen Missverhältnis zum Anschaffungspreis, zur Zahl der verwalteten Einheiten und zum versprochenen Nutzen. Versprochen kommt von (sich) „versprechen“. Genauestes Nachfragen ist nötig. Interessant: Wie hoch sind die laufenden Kosten, die man hochmodern „Softwarepflegevertragskosten“ nennt. Wer kauft, sollte mit diesen Kosten nicht mietähnliche Zusatzbelastungen erwerben wollen!

Den Markt dieser hochpreisigen Software teilen sich einige Platzhirsche in dieser Softwarekategorie (Hausverwaltung). Ohne hier alle zu nennen, sind dabei vor allem drei Firmen derzeit für uns im Fokus: Die „Haufe Verlagsgruppe“ gehört zu einem Branchenprimus, den viele von Lexware und einer Vielzahl von anderen Branchensoftware-Lösungen, aber auch von mainstream-Ware für Büros, Kleinanwender und dergleichen kennen. Financial Office Pro, Lexware buchhalter, Lohn & Gehalt, das sind nur einige Anwendungen der Haufe Verlagsgruppe, die in Freiburg/Breisgau sitzt. Vor einigen Jahren hat die Geschäftsleitung der Haufe Verlagsgruppe den Markt intensiv abgegrast und sich die Firma CSI Software GmbH in Leinfelden-Echterdingen einverleibt. Diese hat auch das Programm „IBM Hausverwaltung DOS 6.0“ entwickelt (siehe oben). Inzwischen ist die Fortschreibung dieses äußerst gekonnten Programms (das in den Achtziger Jahren programmiert wurde) ein Produkt namens „Powerhaus“ und sicher ein Hochpreisprodukt erster Güteklasse für ernsthafte Hausverwalter.

Kritisch angemerkt: Nach dem Kauf der CSI Software GmbH ist inzwischen nahezu der gesamte, alte Mitarbeiterstab weg. Die Frage ist: Wo ist das „Unternehmenswissen“ hin und können glatte, schöne, junge Programmierer auch „Alte-Hasen-Fragen“ lösen, wie sie die Softwareingenieure von CSI nahezu im Schlaf beherrschten?

Das schreit nach einer Lösung!

Das schreit nach einer Lösung!

Nach der EnteneierVO jetzt SEPA: Der Kampf mit Europa, dieser Vorschriftenkrake und die Frage, wie viel Innovation steckt wirklich in diesen ganzen „Innovationen“, die nur weil sie genannt werden, noch längst keine sein müssen. Das schreit nach einer Lösung! Schreien jedenfalls ist auch keine Lösung. #Selbsterkenntnis

Eine weitere Firma mit recht gutem Namen ist die Kölner Firma uts innovative Softwaresysteme GmbH. Diese Firma gehört zweifelsohne auch zu den gut im Markt vertretenen Anwendungen für Hausverwaltungssoftware. Das Produkt nennt sich „Karthago 2000“, wobei – wer hat´s gemerkt? – das Jahr 2000 ist inzwischen Vergangenheit.

Karthago war einmal eine blühende Handelsmetropole, wurde dann vollkommen zerstört und ist heute ein Vorort von Tunis. Ob das daher ein gutes „namedropping“ war, das Produkt so zu nennen? Die Hoffnung des professionellen Hausverwalters bestünde doch immerhin darin, mehr als nur betuliche Vororte zu verwalten, ja ganze Metropolen zu beherrschen. #Spaß

Die Software hat einen guten Ruf und wird in Deutschland von vielen Hausverwaltern eingesetzt. Positiv hervor sticht Karthago, weil es viel auf „transparency national & international“ setzt. Der Hausverwalter ist damit inzwischen in der Lage, Aktenbestände seiner Arbeitsergebnisse wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle, Teilungserklärungen und dergleichen vertraulich (Grüaß di!!! Haha !! Die Amis wieder !!) ins Netz zu stellen. Nein, Witz beiseite, die Software kann öffentlich erreichbare, vertrauliche Verzeichnisse zur Verfügung stellen. Was vielen Kunden so geht, ist für Karthago nämlich kein Problem: Unterlagen verschusselt? Dem Steuerberater gegeben? Inzwischen umgezogen? Alles kein Problem: Karthago stellt bei Bedarf mit Zugangsdaten die gewollten Dokumente zur Verfügung. Gutes Alleinstellungsmerkmal, derzeit noch.

Als dritte Firma haben wir die Fa. GFAD (ursprüngliche Namensgebung: Gesellschaft für angewandte Datentechnik) am Wickel, einst GmbH, inzwischen eine Aktiengesellschaft. Sie vertreibt seit 1979 Weiterentwicklungen ihrer ernstlichen Hausverwaltungssoftware „HausSoft“. Die GFAinDianer sitzen in Berlin-Moabit, in der Huttenstraße. Die Firma ist wie ihre beiden Mitbewerber recht lange im Geschäft. Alle drei Firmen sind daher „wohlgelitten“.

Kollegengespräche mit Anwendern von GFAD, die keineswegs repräsentativ sein dürften, zeigten auf: Anwender von GFAD-Software sind nicht unbedingt Innovatoren. Manche verwenden Uralt-Versionen der seit langem im Markt befindlichen Software. Modernisierungsschub? Möglichst nicht,  heißt es bei Einigen, mit denen wir Gespräche darüber führten.

Eine der Schlüsselfragen ist inzwischen die technische Anbindung von Branchensoftware an die „modernen Medien“. Wir ertrinken in der Vielzahl von Vorgängen, wir erleben einen relativ respektlosen, formlosen Umgang mit Emails. Viele Menschen nutzen die neuen Medien, also wäre es nicht auch an der Zeit, seine Arbeitsprozesse daran (angemessen) anzupassen? Na klar.

Die Recherche ergibt in diesem Zusammenhang:

– Die Haufe Verlagsgruppe ist als Platz angelegt auf facebook. Eine ernsthafte Präsenz allerdings hat sie dort nicht.

– Die Fa. UTS „innovative Softwaresysteme“ ist auf facebook nicht zu finden.

– Die Fa. GFAD aus Berlin ebenfalls nicht.

Social Media mit diesen Firmen? Noch nicht. Klare Antwort.

Dass alle drei Softwehren (Verzeihung für die Wortschöpfung) auch „Geheimratsecken“ haben, also nicht ergebnis- bzw. quelloffen daherkommen, liegt in der Natur der Sache. Was in vielen Bereichen gilt, haben alle drei abgewehrt. Anbindungen existieren vielleicht zu Microsoft-Produkten und deren Einbindung funktioniert, etwa für Outlook, Word und Excel. Aber eben nicht für „Open Office“ und vergleichbare Produkte. Ja, in der Business-Welt, so ein oft gehörter Ausspruch, geht man eben auf sichere Produktentwicklungen.

Software für Branchen schwimmt häufig im „eigenen Saft“. Das bedeutet: Du kannst solche Software während eines Verwaltungsauftrags nutzen. Aber noch lange nicht, wenn du von woanders kommst und wenn du weg vom Fenster bist. Im Klartext: Wer vorher Jahre lang bereits anders gearbeitet hat, wird zu sehr allein gelassen. Wir beispielsweise verwalten seit ca. 2001 unseren Schriftverkehr „digital“. Dies nennt man Dokumentenmanagement. Das ist ein anderes Thema, das zu vertiefen hier und heute nicht angebracht ist. Kurz gesagt existieren seit 2001 Hundertausende Dokumente in gängigen Dateienformaten (wie z.B. *.tif, *.doc, *.pdf, *.jpg u.v.a.). Was nun machen mit diesen ganzen „Datenwusten“? Richtig: Implementieren.

Müsste nicht eine neue, hochmoderne Hausverwaltungssoftware dieses problemlos können? Kann sie eben nicht, das wird deutlich. Dabei hört es sich ganz einfach an: Importieren-Filter. Lese fünfhunderttausend Dokumente von einer anderen Anwendung (Dokumentenmanagement) ein und verschlagworte und lege sie ab in der künftigen Arbeitsstruktur der Hausverwaltungssoftware. Dann arbeite damit, bis du glücklich bist. Danach weiter, weil du glücklich bist. Und dann noch so lange, bis du damit unglücklich wirst. Dann ist die Zeit gekommen, sich von dem Verwaltungsobjekt zu trennen. Die Kunden kommen und die Kunden gehen. So ist nun mal das Leben.

Was dann? Man hat ein solches Haus fünf, zehn, fünfzehn Jahre in der Verwaltung gehabt und nun verlangt ein „Neuer“ die Aktenübergabe an sich. Das muss ordnungsgemäß sein, dokumentiert, rechtssicher und den Ansprüchen an „ordnungsgemäße Verwaltung“ genügend. Hierfür bietet die Software, die derzeit für Dokumentenmanagement in Verwendung ist, eine Export-Schnittstelle (Gegenteil von Import). Die Dokumente eines Hauses lassen sich so „extrahieren“ auf ein Ordnerverzeichnis. Dieses brennt man auf CD oder DVD oder gibt es in Form eines USB-Sticks weiter.  Es entfallen die üblichen Aktenschränke voll von papierenen Ordnern, die Verwaltungsübergabe „leicht, locker und übersichtlich.“ Das müsste kompatibel sein mit „Gott und der Welt“. Sonst wäre es komatibel. Beachte den Unterschied.

An dieser Stelle wird deutlich:

Ein Hausverwalter mag noch so großartig sein. Wenn er sein Geschäft nicht auf einen Dritten übertragen kann, darf er nicht in einer Weise arbeiten, die die Übergabe seiner Verwaltungsakten an einen (neuen) Dritten ausschließt. Leider zu kurz gedacht.

Alle Branchenlösungsgespräche zu den Komplexen „Import“ und „Export“ zeigen deutlich, dass da noch nichts fertig ist. Jedenfalls nichts, was hinreichend rechtssicher und richtig ist. Stattdessen hört der Berichterstatter etwas über „Hausverwalterkollegen“ in ganz Deutschland, verallgemeinernd wird gesagt: „Hausverwalter sind ganz erzkonservative Typen, die legen gern Papier ab in antiken Ordnern mit richtigem Papier“. Nun gut, wer´s mag.

Auf die Frage meinerseits: „Gehe ich denn falsch in der Annahme, dass die digitale Aktenverwaltung die analoge Papierverarbeitung mittelfristig ganz ablösen muss?“ erhalte ich vorsichtig Bestätigung. Allerdings erst einmal nur hinter vorgehaltener Hand. Roman Herzog hat ihn beschworen, den Ruck, der durch Deutschland gehen müsse. Hier ist wieder so ein weites Feld für Bundespräsidenten: Hausverwalter, entledigt euch der papierenen Würgemale. Digitalisiert eure Arbeitsprozesse. Niemand wird das bereuen. Auf fast jeder dämlichen Emailsignatur sehen wir diesen dämlichen Spruch:

Bitte denken Sie an unsere Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.

Es ist ein „grün gelackter Schutzanstrich“, eine Behauptung, die verwirrt anstatt aufzuklären. Vom papierlosen Büro sind die ganz überwiegenden Branchenkollegen noch weit, weit entfernt.

Und dieser erste Bericht zum Thema ist auch keineswegs vollständig. Es sind nur die derzeit tragenden Gesichtspunkte eines viel weiteren Felds: Dass sich jemand nach Jahrzehnten entschließt, eine neue Hausverwaltungssoftware grundlegend anzuschaffen, ist den Umständen in der Europäischen Gemeinschaft geschuldet. U.a. durch die Einführung des SEPA-Verfahrens, aber auch durch kleinlichen, gesetzgeberischen „Verkomplifizierungsdrang“, Hausverwaltern immer neue Aufgaben aufzubürden, lassen die alten Programme irgendwann einfach nicht mehr die Aufgabenerledigung zu schultern zu. Haushaltsnahe Dienstleistungen, Extra-Ausweis der Instandhaltungsrücklage, Handwerker-Dienstleistungen, Heizkostenabrechnung, das Führen einer nur als „irre“ einzustufenden Beschlusssammlung (seit Juli 2007), das alles sind Punkte, wie geschaffen für ein Tollhaus. Dieses nennt man „moderne Hausverwaltung“. Hach.

(EP)

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