Es ist gerade nicht so, dass ein Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter geltend machen muss, welche Datenübermittlungen er nicht wünscht. Das BDSG wird geleitet vom Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt. Nach § 4 Abs. 1 BDSG ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nur zulässig, soweit das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat. Demnach liegt es am Verwalter zu prüfen, ob die von ihm angedachte Übermittlung personenbezogener Daten auf eine gesetzliche Rechtsgrundlage gestützt werden kann (§ 28 BDSG). Ist dies nicht der Fall, wäre eine Datenübermittlung nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Wohnungseigentümers datenschutzrechtlich zulässig. (Quelle: HaufeIndex, Link zur Homepage unten, zitiert aus der seitens der Landesdatenschutzaufsicht freigegebenen Stellungnahme)

Dass der Wohnungseigentümer sich im Laufe der Verwaltung als „schwierig“ herausstellt kann vorkommen. Rechtsanwalt Dr. Wolf-D. Deckert berichtet jetzt in einem Update im Rahmen der  empfehlenswerten „digitalen Loseblattsammlung“ „Die Eigentumswohnung“ (Haufe-Verlagsgruppe) über einen solchen Fall und über grundsätzliche, geführte Korrespondenz mit einem Landesdatenschutzbeauftragten. Aus dessen Stellungnahme habe ich hier auszugsweise die bei Haufe unter dem Textindex 2739990 und folgende wiedergegeben, zitiert.

Nach alledem, was damit verbunden ist, erscheint uns die Debatte um eine gestattete, auszugsweise und prägnant geregelte Datenweitergabe an Dritte, etwa um Handwerker oder Lieferanten aus Gründen gemeinschaftlicher Verwaltung „zu briefen“, damit sie überhaupt erst erfolgreich ein individuelle Absprache treffen können, als Verwaltung von Verwaltung. Kein „Moppel-Ich“, sondern ein „Doppel-Ich“.

Wohnungseigentümer verfahren nach hiesiger Auffassung überaus unterschiedlich mit ihren schutzwürdigen Daten. Hier eine Verallgemeinerung zu versuchen, stellt von daher ein Problem dar. In der Praxis fragt sich der Verwalter der WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) natürlich immer wieder, welchen Teil der Daten Dritten weitergeben darf. Wenn Susi Sorglos einen Ablesetermin durch den Heizkostenverteiler-Ablesebeauftragten (Meßdienst) wünscht, und das per Email, dann wird Viktor Verwalter wohl nichts anderes tun, als vielleicht noch die Email von Susi Sorglos weiterleiten. Doch das ist nach der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten schon zu beanstanden.

Also muss man im Umkehrschluss zu dem „vorläufigen“ Arbeitsergebnis kommen, dass die Freigabe solcher Daten individuell auszuhandeln ist. Soll der Verwalter also nicht wie ein verbeamteter Schreibtischtäter und Rechthaber zunächst erst einmal gar nichts tun? Und dann auf die Beschwerde des Kunden dergestalt reagieren, dass er die fehlende Bevollmächtigung zur Weitergabe solcher Daten rügt? Mit Sicherheit nicht.

Abgefragt werden nicht nur möglichst mehrere Telefonnummern.  Drei bis vier sind inzwischen keine Ausnahme mehr und doch ruft jeder Dödel unseren Kunden dann zuerst auf dem Handy an, das spart Nachdenken. Sich diesem Trend erfolgreich entgegen zu stellen, bedeutet aber auch, dass wir uns der besonderen Problematik bewusst sind und der Tatsache, dass es nicht vernünftig ist, alles sofort unterwegs ad hoc und sei es an der Supermarktkasse zu regeln.

Das Bundesdatenschutzgesetz  (siehe eingangs oben) wird getragen vom Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Insofern steht -nach Lektüre dieses wirklich interessierenden Artikels, den wir aus Urheberschutz-Rechtsgründen hier nicht komplett abbilden dürfen, jedem Verwalter gut zu Gesicht, seine Arbeitsorganisation abzuändern. Aus der Praxis können wir berichten.

Es gibt bei uns tatsächlich einen „Datenänderungsbeleg“. In diesem fragen wir systematisch bei neuen Kunden ab, unter welchen verschiedenen Rufnummern und Emailadressen wir sie erreichen dürfen. Diese Datenweitergabe an uns stellt allerdings das „Innenverhältnis“ unserer Geschäftsbeziehung zum (neuen) Kunden dar. Insofern sich jetzt sogar „schwierige Eigentümer“ (wir kannten bislang nur „schwierige Verwalter“, selbstredend Vorverwalter :-)) an Landesdatenschutzbeauftragte wenden, darf unser „betriebliches Formularwesen“ als veraltet gelten. Es bedarf wegen der dargestellten Regelungslücke (Ah, da ist sie wieder!) einer Ergänzung, einer Fortschreibung. Formulare für die Ewigkeit gibt es nicht. Neu einzufügen ist nach alledem die Datenweitergabe-Übermittlungsgenehmigung (schönes Wort).

Der Wohnungseigentümer muss also einmal grundsätzlich eine Einwilligungserklärung abgeben, welche Teile seiner Daten wir im Falle eines Falles weitergeben dürfen.  Das dürfte unser persönliches Neuschwanstein werden: Mir schwant schon wieder Mehrarbeit. Aber: Wenn´s der Gerechtigkeit dient! (Zitat Fritz Teufel, Alt-Kommundarde, in die Geschichte eingegangen). Bitte schön. Das wird heute in das Formular entsprechend zusätzlich aufgenommen.

Ja, einerseits kann man zetern, schimpfen und sagen „Die Verwaltung hat immer schuld“, wenn es im Falle eines Falles nicht flutscht. Denn sie ist nun mal nicht „Mr. Flutschfinger“.  Nach Erwägungen wie diesen ist aber klar: Der Fortschritt im Bereich einer unternehmerisch agierenden Verwaltung kann schnell zur Schnecke werden.

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 Frauke Thielking – Eben!(via Youtube)

EBEN (2003) – Short Movie
Regie+Konzeption: Frauke Thielking
Kamera: Peter Schüttemeyer
Weitere Infos hier

In dem Kurzfilm „Eben“ von Frauke Thielking geht es um den Begriff „Zeit“, um unsere Vorstellung von „jetzt“, „später“, „gleich“ und eben „eben“. Und das aus der Sicht der Schnecke, die ungerecht behandelt wird und ihren Peiniger „sogleich“ zur Rede stellt. Frauke Thielking dazu: „Der Film ist die Visualisierung eines Witzes und ist 2003 in einem „Humorseminar“ an der FH Dortmund unter der Leitung von Prof. Cindy Gates entstanden. Ich habe mit einem Kameramann (Peter Schüttemeyer) der Fachhochschule zusammengearbeitet und mit ihm und einem anderen Kamera-Studenten (Andrzej Król) das Video dann geschnitten.“ – Ende. Und wir finden dieses Video und Frauke Thielking Spitze. Wer sie kennt, darf sie Flauke nennen, eine kluge, witzige und originelle Frau mit einer gewissen Online-Affinität und gnadenlosem Talent.

Dann bremst die Verwalterin ab, denn sie befürchtet die „Anschwärzung“ durch einen schwierigen Eigentümer. Richtig dürfte also alleine sein: Frag deine Kunden, wie sie es gerne hätten. Dass wir das schon umfassend tun, belegt der „Datenänderungsbeleg“, auf dem man seine Wünsche mitteilen kann. Dass er heute darüber hinaus eine datenschutzrechtliche Addition erhalten hat, ist bedeutsam und führt zu einem Umdenken: In Zukunft wird verwaltet werden müssen, welchen Teil „intim bekanntgewordener Daten“ der Verwalter auch an Dritte herausgeben darf.

Bis zur massenhaften Aufklärung dessen, was wir zu tun berechtigt sind und was nicht, bewegen wir uns daher wieder mal in einer rechtlichen Grauzone der Ungewissheit: niemand traut sich, einen in der Notlage befindlichen Kunden mit dem Argument zu bedienen, er habe ja wohl den abgeänderten Datenschutzbeleg (bzw. Datenänderungsbeleg) noch nicht unterzeichnet zurückgesandt und nun warte man die Rücksendung erst einmal ab. Das wär ja noch schöner!

• Internetangebot der Haufe-Verlagsgruppe
• Frauke Thielking kann fotografieren! (Homepage)
• Frauke Thielking kann man hier gefällt-miren! (auf facebook)
• Große Berichtswiese: Das weite Feld Datenschutz (auf gesichtspunkte.de, Artikelauswahl)
• Weder schleimig, noch lüstern: Auf der Suche nach ´ner Schnecke (auf gesichtspunkte.de, Artikelauswahl)
• Auch nicht gerade angenehm: Im Garten dieser Kraken! (auf gesichtspunkte.de, Artikelauswahl)

Wie man die Daten auf der eigenen Festplatte sicher zerstört? Ganz einfach: Man nehme das Programm Acronis True Image und steppe durch die Menüs. Dort, unter Utilities: Sichere Datenzerstörung auf der Festplatte. Komisch: für Datenzerstörung muss man das Programm erwerben und Geld dafür bezahlen. Bislang kannten wir nur Programme, die das Gegenteil bewirken sollen: Datensicherheit.

(Themenschwerpunkt Computer)

• Fortbildung: Vom richtigen Umgang mit Emails, …
• Historie: Mit Einführung der Email wurde das Briefgeheimnis nicht abgeschafft
• Google Noodle: Die URL mündet in die YBBS und Visitenkarten ersetzen nicht das Internet
• Alltag: Vom WC-Enten füttern, dem verstorbenen Herrn von Gravenreuth und der Lusthansa
• Witzig: Korrekturhilfen in Textverarbeitungsprogrammen, Teil 1

‚Mode ist so hässlich, das sie alle halbe Jahre geändert werden muss,‘ hat -glaube ich- Karl Lagerfeld mal gesagt. Nichts anderes gilt für die eigenen Kontaktdaten eines gewöhnlichen, biederen Verwalters. Von ausschlaggebender Bedeutung für den Erfolg unserer Berufskollegen dürfte die allumfassende, tagesaktuelle Pflege der ständig verfügbaren Stammdaten sein. In den letzten zehn Jahren hat sich deren Umfang noch erweitert. Wir haben mindestens drei Telefonnummern, privat, beruflich und auch Handy. Hinzu kommt: eine Faxnummer ist nicht schlecht, eine Mailadresse ist noch besser. Wir sind im Internet präsent, also ist eine Homepage interessant und eröffnet zusätzliche Informationsmöglichkeiten. Ganz zu schweigen vom Getwittere, auch in sozialen Netzwerken wie XING, StudiVZ, SchülerVZ, facebook und so. Dass es davon so viele gibt, ist gar nicht so nützlich. Wäre doch in dieser Hinsicht alles so monogam wie unsere immerwährende Liebe zum Suchmaschinengiganten google, dem allein wir zutrauen, unsere Augen zu lenken, auf das wir richtige Websites und Ergebnisse finden. Ist man eigentlich mit dem Verlinken auf google auch für alle weiteren, dort aufgefundenen Suchergebnisse verantwortlich im Rahmen der Hamburgischen Linkhaftung? Oh Gott, mir wird schlecht, allein bei dem Gedanken.

Die beträchtliche Arbeit, die die ständige Pflege von Daten macht, hat die Menschen müde gemacht. Sie teilen uns Änderungen vielfach auch gar nicht mehr richtig mit. Sie ändern zum Beispiel was, um den Kreis derjenigen wieder zu verkleinern, der überhaupt berechtigt sein soll, noch Informationen über Kanäle zuzusenden. Ein stiller, unauffälliger Kunde, wie beispielsweise die Zahnärztin Jutta Möchel (* Name von der Redaktion geändert) aus Schöneberg kann sicher sein, dass wir seine Kontaktdaten jahrelang nicht anfassen. Angelegt wurde dieser Beispielkontakt am 25.01.07 in dem betreffenden Adressbuch. Am 29.06.09 (! endlich) fällt uns bei einem nun sporadischen Kontakt auf, dass wir die Adresse einmal überprüfen müssten. Wir bekommen auch eine Email, die allerdings an eine falsche Emailadresse geht. Als wir darauf antworten, kommt unsere Email vom Postmaster zurück, wird angemeckert. Wie das wohl sein kann? Wir haben die Adresse nach unseren Recherchen richtig am 25.01.07 angelegt, und die Kundin wurde auch schriftlich auf die richtige Benutzung unserer Emailadressen hingewiesen. Nun haben wir einfach die gesamte Zeit über nicht einmal ge-emailt.

***

Die Emailadresse spielt also in diesem Fall nur eine untergeordnete Rolle. Die heutige, intensive Netzrecherche ergibt zwischenzeitlich, dass wir unsere Kundin inzwischen im Internet recht gut vertreten finden. Ein Porträtfoto ist sogar erhältlich, das laden wir uns herunter für unser Adressbuch. Wir finden auch die „noch im Aufbau befindliche“ Homepage der Zahnarztpraxis. In unseren Kontaktdaten können wir nun weitere, bedeutsame Details für eine gute und intensive Geschäftsbeziehung hinterlegen. Neben der Privatadresse wissen wir nun auch, wo ihre Arztpraxis ist, und wir erfahren durch Mausklick auch die Öffnungs- bzw. Anwesenheitszeiten. Erst durch so eine gewissenhafte „Netzjagd“, eine Art Sherlock-Holmes-Aspekt von „sozialer Neugier“ wird nun unsere Geschäftsbeziehung (endlich) allumfassend. Wir wissen, was wir wissen müssen, und vielleicht sogar mehr.

Unsere Verblüffung ist allerdings groß, weil die erste Email wieder zurück kommt. Unzustellbar. Wir schicken die zurück gekommene Email auf dem Faxweg in die Praxis mit der Frage: ‚Ist eigentlich eine Email von uns angekommen?‘ Und sie mailt zurück: ‚Nein‘. Noch einmal schauen wir nach: Ahhhhhh, in der Emailadressejutta moechel (at) web Punkt de fehlt zwischen Vor- und Zuname der Punkt. Wir hatten juttamoechel(at)web.de und sie will aber jutta.moechel(at)web.de haben. Bitte schön. Die Daten werden nochmals überarbeitet. Und dann fragen wir uns. Wie kann das denn eigentlich sein? Wie kann der „springende Punkt“ einfach so abhandenkommen?

Liegt es an der Halbwertzeit von digitalen Daten? War das schon immer falsch? Warum ist es uns nie aufgefallen? Oder verfallen solche Daten, wenn sie nicht regelmäßig gepflegt bzw. benutzt werden. Richtig ist: Wer Daten für gute Kommunikation pflegt, braucht des Öfteren und im besonderen dafür eine kommunikationsfreie Zeit, auch Weihnachten 2008 hat sich gesichtspunkte.de darauf schon mal berufen. Das Gegenteil von Adressdatenpflege ist das ’sich verschwenden an andere‘, Erfahrungen damit wurden hier berichtet. Liegt es an Synchronisation auf Softwarebasis zwischen Handytelefonbuch und Büroadressbuch (ein weit verbreitetes Problem)? – Fassen wir zusammen: Adressdatenpflege ist kein leichtes Unterfangen, sondern zeitaufwändig. Es ist wie es ist, es ist heute auch egal, es ist uns wenigstens jetzt aufgefallen. Auch wenn Xavier Naidoo singt, ‚dieser Weg wird kein leichter sein‘, so ist immerhin als gebuchte Erfahrung festzuhalten: ‚Diese Zukunft wird eine bessere sein’…