Das Telefon ringt. Obwohl es heute den Eindruck macht, als sei Totenfreitag. Nichts geht. Und dann dieser eine Anruf. Er durchschneidet die Stille.

Rrringgg…
Schneider (Name geändert), ich bin Gerichtsvollzieherin in der Xystraße in Wedding.
Und?
Ich hab hier eine Pfändung für Yilmaz und Sie sind doch hier so was wie der Vermieter? Hallo?
Ja, hallo?
Ja, stimmt das?
Ja, was? Sind Sie Gerichtsvollzieherin?
Ja, wieso?
Na, Sie glauben doch jetzt nicht im Ernst, dass ich hier was wissen will? Erstens verwalten wir hier Eigentumswohnungen und wer da wohnt, wissen wir gar nicht in jedem Fall. Aber hinzu kommt folgendes: Sie glauben doch nicht im Ernst, wir können Ihnen am Telefon Dinge wie diese zurufen? Sie rufen von irgendwo von der Straße an. Verstehen Sie das?
Ja, ähem, gut, das werde ich mir merken.
Gut, merken Sie sich das.
Auf Wiederhören.
Naja. Nun.
Krrrkkkss (Aufgelegt)

(Der abgeschlossene Internetkurzroman)

Ist man ein Könner seines Fachs? Oder sind wir inzwischen alle verblödet von beruflicher Computerbenutzung? Lassen wir die Software schon machen? Oder ist die Software gut und durchdacht, ja geradezu folgerichtig programmiert? Zum Thema des Wirtschaftsplans in Eigentumswohnanlagen hier ein paar ordnende Gedanken. Und der Hinweis, man kann das alles auch anders sehen. So viel Freiheit nehmen wir uns.

In Berlin-Halensee bemängelt ein Kunde, dass die Verwalterin einen Wirtschaftsplan (WP) für 2017 vorlegt, in dem wie in den Jahren vorher das Wohngeld „hochgerundet“ wird, sodass der Eigentümer bei Genehmigung ein auf volle EURO lautendes Wohngeld zu zahlen hat. Das sei nicht korrekt.

Es sind zwei Beträge, das Wohngeld an und für sich und der monatliche Ansparbetrag für die Zuführung von Geld an eine Instandhaltungsrücklage (Insta RL). Beispielsweise errechnen sich 201,15 und 74,13 EUR.. Hieraus rundet das verwendete, professionelle Hausverwaltungsprogramm 202,- und 75,- EUR. Dies sei nicht korrekt, schreibt der Beschwerdeführer. Und übt harsche Kritik.

Es ist eine Meinung. Hält sie den Anforderungen an Wirtschaftspläne und Wohngelder stand?

…

Natürlich vergewissern wir uns stets möglichst genau und holen uns Feedback ein oder diskutieren Vorstellungen von Kunden mit dem Verwaltungsbeirat. Zu dem Thema Rundungen dies:

Die Rundungen sind im Grunde vollkommen egal. Sie sind ein Serviceangebot an die Einfachheit der Verwaltung für Eigentümer und Verwalter.

Wer seine Abrechnung später prüft, kann einfacher prüfen, mit glatten Beträgen.

Das Wohngeld wird centgenau abgerechnet (Abrechnung), ohne Rundungen. Der Wirtschaftsplan ist eine Vorauszahlung „in ungefährer Höhe“ der zu erwartenden Beträge.
Es erwächst aus der Rundung keine Ungerechtigkeit, weil hinterher centgenau abgerechnet wird.

Mit der Insta RL ist es anders. Sie wird später nicht centgenau abgerechnet. Was im WP festgelegt wird, bleibt bestehen als Zahlungsanspruch. Ist (auch zusätzlich) dieser Teilbetrag gerundet, passiert auch nichts weiter, außer mathematisch: Es kann sein, das bei einer Insta RL von 30.000,- oder 40.000,- p.a. am Ende des Jahres auf diese Weise z.B. 12,- EUR mehr reinkommen. Weil alle zusammen eben mehr entrichten, durch Rundungen.

Das wäre allerdings auch kein Problem. Wenn du noch einmal unser Misstrauen verbrauchst, …

Au weia, geht denn das? Das wird ja immer ungenauer?

Das Programm hat hier keinen Fehler, sondern es isoliert die Unterschiedlichkeiten aus dem vorstehenden Grund.

Fazit: Man kann die Rundung mit vernünftigen Mitteln von richtig oder falsch kaum angreifen. Es führt nicht zu Fehlern, sondern es ist ein Angebot an die Vereinfachung
komplexer Lebenszusammenhänge. Die Abrechnungen werden gegen Ende des Jahres dadurch viel einfacher, der ganze Centkram fällt weg. Uns ist es egal, wie wir verfahren. Die Auswirkung ist für alle Eigentümer deutlich, dass alles noch vollgedruckter ist, sogar mit Nachkommastellen. Die Papierschwärzung nimmt mit Centgenauigkeit zu, während es locker, luftig und fluffig bleibt, wenn wir runden. Natürlich habe ich genau an dieser Stelle heftig übertrieben.

Musikkenner verstehen das Bildnis mit dem Verweis auf den Altmeister der Rockmusik Frank Zappa: Dessen Stück „The Black Page“ hieß so, weil die Anzahl der verwendeten Noten für den gewöhnlich denkenden Musiker zu groß war. Das Stück war ein Einstellungsteststück für Schlagzeuger. Wer es spielen konnte,  hatte Chancen. Selbiges lässt sich als Wunschform des Denkens für Wohnungseigentümer sicher nicht denken. Sie streben nach Verständlichkeit. Es sei denn….

Ich habe diese Sympathie für Rundungen und sehe hierin nicht Ungerechtigkeit. Ich hätte es mit der Software der Hausverwaltung auch anders einstellen dürfen, das war eine bewusste Entscheidung „pro Rundung“.

Wer mag sie nicht, so ganz gekonnte Rundungen? Doch das ist ein anderes Thema und hier off topic.

Fernöstliche Herkunftsvermutung:

Richtig oder falsch ist relevant. Es ist Minderheitenschutz, verbunden mit dem Recht, angehört zu werden. Das Recht auf Richtigkeit: Über schön bzw. schlecht entscheidet hingegen die einfachste Mehrheit. Es gibt ein Recht auf Schönheit im Leben. Es ist nicht falsch oder erst recht nicht richtig, dass etwas von Vielen für schön gehalten wird. Es darf.

#DasHatLaotseNieSoGesagt

Ein Opfer der Steinlaus? Frankfurt/Main, Sprengung des Uniturms

Vor Weihnachten hatte der Vorsitzende dem Verfall der WEG-Anlage am Kudamm durch die berühmte Steinlaus noch den Riegel vorgeschoben. Sein Onkel, der berühmte Zooforscher und Tiersachverständige hatte der Steinlaus, erstmals beschrieben von Vicco von Bülow, zu nationaler Berühmtheit verholfen. In einem flammenden Plädoyer erstritt sein Neffe nunmehr die „Verwaltung durch eine von Einzelschicksalen losgelöste“ Behandlung und Sichtweise. Durch eine große Verwaltungsfirma mit Sachbearbeitern, Gruppenleitern, Teams und vielen Wohnanlagen.

In der Eingangshalle in der Wilmersdorfer Bundesallee hängt ein großes Plakat. Hier residiert die Präzisa, Zusatz „Die Verwalter“. Das ist eine große Bude, die Präzisa. Sagen wir, eine der größten „Verwalterbuden“ Deutschlands. Über mehrere Etagen zieht sich die Präzisa hin. So ca. 400 Eigentümergemeinschaften beispielsweise werden von dort aus verwaltet.

Seit die Firma aus der Kantstr./Ecke Kudamm -am Zoofenster- umgezogen ist und die neuen Räume in der Bundesallee vor einigen Jahren bezog, ist wieder viel passiert. Viel von dem, was Eigentümer gar nicht wahrnehmen. Und einiges, das sich herumspricht.

…

Ob eine Verwaltung groß ist oder klein und was von beidem besser für die jeweilige Wohnanlage ist, who knows? Es kommt auf den Geschmack der Hauptbetroffenen an. Die subjektiv richtige, aufrichtige, persönliche und nachhaltige Betreuung von Eigentümeranliegen auch ohne Kenntnis der genauen Wohnungsnummer (Telefonische Rückfrage, etwas schnarrend: „Sind Sie Mieter? Oder Eigentümer?“)

Eine solche „große Klitsche“ (berolinisch für „großer Laden“) Präzisa zu nennen, hat schon was. Es beschreibt, was es sein soll. Und doch hat sich gerade alles geändert im Verlaufe der Jahre.

Die Gründung geht auf „Urvater Willy“ zurück, dessen großes Verdienst es jahrzehntelang war, Mietwohnungen an verschiedenen Berliner Adressen umzuwandeln und über deren Verkaufspreis geschickt zu verhandeln. Nicht gerade wenige Berliner und Zugezogenen fanden über Willy Bendzko neue Wohnungen. „Berlin ist eine Mieterstadt“, gehörte zu den gern gesagten Weisheiten des „großen Alten“, der inzwischen nicht mehr ganz so aktiv ist.

Die Präzisa hat inzwischen einige Male die Federführung gewechselt. Geblieben ist die Idee, dass Leistungen des Verwalters in Berlin, Dresden, Erfurt, Hamburg, Leipzig und Potsdam nur teils sichtbar werden, während andere geschehen wie Wunder.

Das Plakat im Eingangsbereich des Bürogebäudes im ersten OG spricht insofern Bände und ist ein klassischer Eyecatcher, der einen gleich erst einmal zum Verweilen dort einlädt, zum Lesen, Sinnieren, Nachdenken und bigott werden.

Wenn das tatsächlich so ist, dass ein Großteil der Verwalterleistung eines Verwalterunternehmens von außen gar nicht sichtbar ist, dann „Gnade uns Gott“. Oder so ähnlich.

Man ist einen Moment ergriffen. Um dann zur Tagesordnung zurück zu kehren. Aber der Eindruck, ja, der bleibt. Tucholsky hat mal behauptet: Es gibt keinen Neuschnee. Immer war schon jemand vor Dir da! Du siehst es mit Stapfen im Schnee…., ja, so ist es.

•  28 kg Beton und Ziegelsteine verzehrt die Steinlaus pro Tag
• Das Vermächtnis von Michael und Dr. Bernhard Grzimek geht weit hinaus über….

Software [ˈsɒf(t)wɛː] (dt. = weiche Ware [von] soft = leicht veränderbare Komponenten […], Komplement zu ‚Hardware‘ für die physischen Komponenten) ist ein Sammelbegriff für ausführbare Programme und die zugehörigen Daten. Sie dient dazu, Aufgaben zu erledigen, indem sie von einem Prozessor ausgewertet wird und so softwaregesteuerte Geräte in ihrer Arbeit beeinflusst. In diesem Sinne wurde der Begriff erstmals 1958 von John W. Tukey benutzt. Durch das softwaregesteuerte Arbeitsprinzip kann eine starre Hardware individuell arbeiten. Es wird heutzutage nicht nur in klassischen Computern angewendet, sondern auch in vielen anderen Systemen, wie beispielsweise in Waschmaschinen, Mobiltelefonen, Navigationssystemen und modernen Fernsehgeräten. (Aus Wikipedia: „Software“)

Hausfrauen kaufen weiße Ware. Heavy Metal-Fans schwarze. Hausverwalter kaufen Hardware und Software. Software für Hausverwaltungen anschaffen, das ist eine ziemliche große Investition in eine ziemlich verbindlich werdende Zukunft. Die Fragen, die sich bei der Anschaffung von Hausverwaltungssoftware stellen, sind mannigfaltig, aber im „Auge des Betrachters“. Wir beschäftigen uns dieses Jahr intensiv mit dieser Frage.

Eine Art Marktrecherche ist fertig. ausgeguckt sind „Softwehren“, deren Bedienung gute Arbeitsergebnisse versprechen. Aber halten diese Weichwaren ihre vollmundigen Versprechungen? Ein paar Kritikpunkte stehen deutlich als „Fog“, Nebel des Grauens, über der Kaufentscheidung. Willkürlich einige Gesichtspunkte.

…

Ganz klar: Viel Hardware enthält Weichmacher, im Fachjargon: Software. Damit die Hardware ihre Aufgaben schlüpfrig erledigen kann. Schlüpf, schlüpf, die Waldfee!

Bislang setzt unsere Hausverwaltung das Hausverwaltungsprogramm „IBM Hausverwaltung Dos 6.0“ – und das ist kein Witz. Seit 1988 ist das Programm, mit ganz wenigen Änderungen und Anpassungen (z.B. EURO-Umstellung) gelaufen und hat das Geld redlich verdient, das einst investiert wurde. Das ist immer die beste aller Anschaffungen, nämlich diejenige, die sich rechnet.

Das Programm ist bzw. war immer großartig. Inzwischen sind Jahrzehnte ins Land gegangen und seit Bill Gates den Menschen nette kleine Fensterchen versprochen hat und das „Windoofs“ nannte, womit er Herrn Jobs und sein Äpfelchen in Cupertino im Zaume halten möchte, ist edv-technisch viel passiert. Was wir „Windoofs“ nennen, also Fensterchen“, das sind aber inzwischen auch häufig „Inselchen“. Also Lösungen, alle hübsch beieinander, aber passen sie auch zueinander? Lässt die eine liegen, was die andere sowieso nicht schafft? Wie wäre es mit Problemvernetzung und Auflösung bzw. Abbildung ganzheitlicher Arbeitsprozesse in nur einer Software, die ja eine Branchensoftware wäre, nämlich eine, in der Programmierer „ganzheitlich gedacht“ hätten, hätten sie nur gedacht. Und viele von denen haben doch gedacht. Das wäre doch gelacht.

Wie weit?

Der Markt für Branchensoftware „Hausverwaltung“ ist riesig groß. Allerdings gibt es viel Schund, schlicht Schrott. Kurz gesagt, muss jeder ernsthaft beruflich Tätige in der Branche mindestens fünfstellige Summen in die Hand nehmen, um heutzutage richtige, wirklich verwendbare Software zu erwerben, die diesen Namen verdient. Für sechsstellige Summen allerdings treten dann kaum noch Probleme auf. Haha, von wegen. Scherz.

Werner Deck, Malermeister (blog hier) aus Karlsruhe zeigt uns, wie Menschen mit einst angeschaffter Hardware umgehen, er sagt: „Mein erster tragbarer Computer („Schleptopp“), Compaq Plus, 5.25″ Diskettenlaufwerk, 10 MB Festplatte, aus ca. Ende der 80er Jahre, ca. DM 15.000,–. Funktioniert noch heute einwandfrei.“ Auf Nachfrage: „Gewicht ca. 15 kg.“ – Sagt Wener Deck, EDV-Fachleute sagen es so: „Never chance a running system!“ Geht doch.

Werner Deck aus Karlsruhe ist Malermeister und gilt inzwischen deutschlandweit als „Social Media“-Experte. Dazu hat er einerseits Heizkörper streichen lassen oder lackieren und andererseits den Themen das Zeug geredet.  Er redet über seinen Beruf, den er gern macht und berichtet darüber. Über „good news“, wie eine Rechnung, die kürzer ausgefallen ist als das ursprüngliche Angebot. Oder über Menschen, die andere benutzen, um sich Angebote en masse schreiben zu lassen. Deutlich wird: Es geht um „CRM“ – Customer Relation Management. Um die zutreffende Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Wirklichkeit. Für uns Hausverwalter heißt das: Du sitzt in einer Eigentümerversammlung und jemand tadelt aus der letzten Reihe die Hausverwaltung, untätig geblieben zu sein. Spricht von x Anrufen, die unbeantwortet blieben. Nur ein Hirni in unserer Branche weiß darauf nicht angemessen zu entgegnen. Wie schön wäre doch die Welt, wenn wir Glasnost in unseren Arbeitsdaten hätten! – Moment, sie haben doch erst am soundsovielten einmal angerufen und dann hat uns die Fa. Xy am soundsovielten berichtet, sie seien mit der Erledigung ihrer Meldung sehr zufrieden gewesen?

Dass sich das redliche Tun des bemühten Hausverwalters auszahlt am Ende, Vertrauen gegen Vertrauen, dass Leistung anerkannt wird und vor allem: Überprüfbar! Kein negatives Geschwafel, sondern „Fakten, Fakten, Fakten“. Focus lässt grüßen!

Schrei doch! Der Markt ist dabei übersichtlicher strukturiert, als bei den vielen kleinen Schund- und Humbugsoftwehren, die man bei Aldi, Lidl und der Metro, bzw. Real für 27,90 EUR nicht kaufen kann. Solche Software sucht ein professioneller Hausverwalter nicht. Ernsthafte Branchensoftware, die ihre Anschaffung rechtfertigt, fängt nach unserer Kenntnis erst über der ersten Schallgrenze von 10.000,- EUR an und nach oben gibt es kaum Schall- oder Schamgrenzen. Du kannst alles haben, wenn du es bezahlen kannst. So in etwa. Oder auch nicht.

Der Einsatz professioneller Software steht im umgekehrt proportionalen Missverhältnis zum Anschaffungspreis, zur Zahl der verwalteten Einheiten und zum versprochenen Nutzen. Versprochen kommt von (sich) „versprechen“. Genauestes Nachfragen ist nötig. Interessant: Wie hoch sind die laufenden Kosten, die man hochmodern „Softwarepflegevertragskosten“ nennt. Wer kauft, sollte mit diesen Kosten nicht mietähnliche Zusatzbelastungen erwerben wollen!

Den Markt dieser hochpreisigen Software teilen sich einige Platzhirsche in dieser Softwarekategorie (Hausverwaltung). Ohne hier alle zu nennen, sind dabei vor allem drei Firmen derzeit für uns im Fokus: Die „Haufe Verlagsgruppe“ gehört zu einem Branchenprimus, den viele von Lexware und einer Vielzahl von anderen Branchensoftware-Lösungen, aber auch von mainstream-Ware für Büros, Kleinanwender und dergleichen kennen. Financial Office Pro, Lexware buchhalter, Lohn & Gehalt, das sind nur einige Anwendungen der Haufe Verlagsgruppe, die in Freiburg/Breisgau sitzt. Vor einigen Jahren hat die Geschäftsleitung der Haufe Verlagsgruppe den Markt intensiv abgegrast und sich die Firma CSI Software GmbH in Leinfelden-Echterdingen einverleibt. Diese hat auch das Programm „IBM Hausverwaltung DOS 6.0“ entwickelt (siehe oben). Inzwischen ist die Fortschreibung dieses äußerst gekonnten Programms (das in den Achtziger Jahren programmiert wurde) ein Produkt namens „Powerhaus“ und sicher ein Hochpreisprodukt erster Güteklasse für ernsthafte Hausverwalter.

Kritisch angemerkt: Nach dem Kauf der CSI Software GmbH ist inzwischen nahezu der gesamte, alte Mitarbeiterstab weg. Die Frage ist: Wo ist das „Unternehmenswissen“ hin und können glatte, schöne, junge Programmierer auch „Alte-Hasen-Fragen“ lösen, wie sie die Softwareingenieure von CSI nahezu im Schlaf beherrschten?

Nach der EnteneierVO jetzt SEPA: Der Kampf mit Europa, dieser Vorschriftenkrake und die Frage, wie viel Innovation steckt wirklich in diesen ganzen „Innovationen“, die nur weil sie genannt werden, noch längst keine sein müssen. Das schreit nach einer Lösung! Schreien jedenfalls ist auch keine Lösung. #Selbsterkenntnis

Eine weitere Firma mit recht gutem Namen ist die Kölner Firma uts innovative Softwaresysteme GmbH. Diese Firma gehört zweifelsohne auch zu den gut im Markt vertretenen Anwendungen für Hausverwaltungssoftware. Das Produkt nennt sich „Karthago 2000“, wobei – wer hat´s gemerkt? – das Jahr 2000 ist inzwischen Vergangenheit.

Karthago war einmal eine blühende Handelsmetropole, wurde dann vollkommen zerstört und ist heute ein Vorort von Tunis. Ob das daher ein gutes „namedropping“ war, das Produkt so zu nennen? Die Hoffnung des professionellen Hausverwalters bestünde doch immerhin darin, mehr als nur betuliche Vororte zu verwalten, ja ganze Metropolen zu beherrschen. #Spaß

Die Software hat einen guten Ruf und wird in Deutschland von vielen Hausverwaltern eingesetzt. Positiv hervor sticht Karthago, weil es viel auf „transparency national & international“ setzt. Der Hausverwalter ist damit inzwischen in der Lage, Aktenbestände seiner Arbeitsergebnisse wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle, Teilungserklärungen und dergleichen vertraulich (Grüaß di!!! Haha !! Die Amis wieder !!) ins Netz zu stellen. Nein, Witz beiseite, die Software kann öffentlich erreichbare, vertrauliche Verzeichnisse zur Verfügung stellen. Was vielen Kunden so geht, ist für Karthago nämlich kein Problem: Unterlagen verschusselt? Dem Steuerberater gegeben? Inzwischen umgezogen? Alles kein Problem: Karthago stellt bei Bedarf mit Zugangsdaten die gewollten Dokumente zur Verfügung. Gutes Alleinstellungsmerkmal, derzeit noch.

Als dritte Firma haben wir die Fa. GFAD (ursprüngliche Namensgebung: Gesellschaft für angewandte Datentechnik) am Wickel, einst GmbH, inzwischen eine Aktiengesellschaft. Sie vertreibt seit 1979 Weiterentwicklungen ihrer ernstlichen Hausverwaltungssoftware „HausSoft“. Die GFAinDianer sitzen in Berlin-Moabit, in der Huttenstraße. Die Firma ist wie ihre beiden Mitbewerber recht lange im Geschäft. Alle drei Firmen sind daher „wohlgelitten“.

Kollegengespräche mit Anwendern von GFAD, die keineswegs repräsentativ sein dürften, zeigten auf: Anwender von GFAD-Software sind nicht unbedingt Innovatoren. Manche verwenden Uralt-Versionen der seit langem im Markt befindlichen Software. Modernisierungsschub? Möglichst nicht,  heißt es bei Einigen, mit denen wir Gespräche darüber führten.

Eine der Schlüsselfragen ist inzwischen die technische Anbindung von Branchensoftware an die „modernen Medien“. Wir ertrinken in der Vielzahl von Vorgängen, wir erleben einen relativ respektlosen, formlosen Umgang mit Emails. Viele Menschen nutzen die neuen Medien, also wäre es nicht auch an der Zeit, seine Arbeitsprozesse daran (angemessen) anzupassen? Na klar.

Die Recherche ergibt in diesem Zusammenhang:

– Die Haufe Verlagsgruppe ist als Platz angelegt auf facebook. Eine ernsthafte Präsenz allerdings hat sie dort nicht.

– Die Fa. UTS „innovative Softwaresysteme“ ist auf facebook nicht zu finden.

– Die Fa. GFAD aus Berlin ebenfalls nicht.

Social Media mit diesen Firmen? Noch nicht. Klare Antwort.

Dass alle drei Softwehren (Verzeihung für die Wortschöpfung) auch „Geheimratsecken“ haben, also nicht ergebnis- bzw. quelloffen daherkommen, liegt in der Natur der Sache. Was in vielen Bereichen gilt, haben alle drei abgewehrt. Anbindungen existieren vielleicht zu Microsoft-Produkten und deren Einbindung funktioniert, etwa für Outlook, Word und Excel. Aber eben nicht für „Open Office“ und vergleichbare Produkte. Ja, in der Business-Welt, so ein oft gehörter Ausspruch, geht man eben auf sichere Produktentwicklungen.

Software für Branchen schwimmt häufig im „eigenen Saft“. Das bedeutet: Du kannst solche Software während eines Verwaltungsauftrags nutzen. Aber noch lange nicht, wenn du von woanders kommst und wenn du weg vom Fenster bist. Im Klartext: Wer vorher Jahre lang bereits anders gearbeitet hat, wird zu sehr allein gelassen. Wir beispielsweise verwalten seit ca. 2001 unseren Schriftverkehr „digital“. Dies nennt man Dokumentenmanagement. Das ist ein anderes Thema, das zu vertiefen hier und heute nicht angebracht ist. Kurz gesagt existieren seit 2001 Hundertausende Dokumente in gängigen Dateienformaten (wie z.B. *.tif, *.doc, *.pdf, *.jpg u.v.a.). Was nun machen mit diesen ganzen „Datenwusten“? Richtig: Implementieren.

Müsste nicht eine neue, hochmoderne Hausverwaltungssoftware dieses problemlos können? Kann sie eben nicht, das wird deutlich. Dabei hört es sich ganz einfach an: Importieren-Filter. Lese fünfhunderttausend Dokumente von einer anderen Anwendung (Dokumentenmanagement) ein und verschlagworte und lege sie ab in der künftigen Arbeitsstruktur der Hausverwaltungssoftware. Dann arbeite damit, bis du glücklich bist. Danach weiter, weil du glücklich bist. Und dann noch so lange, bis du damit unglücklich wirst. Dann ist die Zeit gekommen, sich von dem Verwaltungsobjekt zu trennen. Die Kunden kommen und die Kunden gehen. So ist nun mal das Leben.

Was dann? Man hat ein solches Haus fünf, zehn, fünfzehn Jahre in der Verwaltung gehabt und nun verlangt ein „Neuer“ die Aktenübergabe an sich. Das muss ordnungsgemäß sein, dokumentiert, rechtssicher und den Ansprüchen an „ordnungsgemäße Verwaltung“ genügend. Hierfür bietet die Software, die derzeit für Dokumentenmanagement in Verwendung ist, eine Export-Schnittstelle (Gegenteil von Import). Die Dokumente eines Hauses lassen sich so „extrahieren“ auf ein Ordnerverzeichnis. Dieses brennt man auf CD oder DVD oder gibt es in Form eines USB-Sticks weiter.  Es entfallen die üblichen Aktenschränke voll von papierenen Ordnern, die Verwaltungsübergabe „leicht, locker und übersichtlich.“ Das müsste kompatibel sein mit „Gott und der Welt“. Sonst wäre es komatibel. Beachte den Unterschied.

An dieser Stelle wird deutlich:

Ein Hausverwalter mag noch so großartig sein. Wenn er sein Geschäft nicht auf einen Dritten übertragen kann, darf er nicht in einer Weise arbeiten, die die Übergabe seiner Verwaltungsakten an einen (neuen) Dritten ausschließt. Leider zu kurz gedacht.

Alle Branchenlösungsgespräche zu den Komplexen „Import“ und „Export“ zeigen deutlich, dass da noch nichts fertig ist. Jedenfalls nichts, was hinreichend rechtssicher und richtig ist. Stattdessen hört der Berichterstatter etwas über „Hausverwalterkollegen“ in ganz Deutschland, verallgemeinernd wird gesagt: „Hausverwalter sind ganz erzkonservative Typen, die legen gern Papier ab in antiken Ordnern mit richtigem Papier“. Nun gut, wer´s mag.

Auf die Frage meinerseits: „Gehe ich denn falsch in der Annahme, dass die digitale Aktenverwaltung die analoge Papierverarbeitung mittelfristig ganz ablösen muss?“ erhalte ich vorsichtig Bestätigung. Allerdings erst einmal nur hinter vorgehaltener Hand. Roman Herzog hat ihn beschworen, den Ruck, der durch Deutschland gehen müsse. Hier ist wieder so ein weites Feld für Bundespräsidenten: Hausverwalter, entledigt euch der papierenen Würgemale. Digitalisiert eure Arbeitsprozesse. Niemand wird das bereuen. Auf fast jeder dämlichen Emailsignatur sehen wir diesen dämlichen Spruch:

Bitte denken Sie an unsere Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.

Es ist ein „grün gelackter Schutzanstrich“, eine Behauptung, die verwirrt anstatt aufzuklären. Vom papierlosen Büro sind die ganz überwiegenden Branchenkollegen noch weit, weit entfernt.

Und dieser erste Bericht zum Thema ist auch keineswegs vollständig. Es sind nur die derzeit tragenden Gesichtspunkte eines viel weiteren Felds: Dass sich jemand nach Jahrzehnten entschließt, eine neue Hausverwaltungssoftware grundlegend anzuschaffen, ist den Umständen in der Europäischen Gemeinschaft geschuldet. U.a. durch die Einführung des SEPA-Verfahrens, aber auch durch kleinlichen, gesetzgeberischen „Verkomplifizierungsdrang“, Hausverwaltern immer neue Aufgaben aufzubürden, lassen die alten Programme irgendwann einfach nicht mehr die Aufgabenerledigung zu schultern zu. Haushaltsnahe Dienstleistungen, Extra-Ausweis der Instandhaltungsrücklage, Handwerker-Dienstleistungen, Heizkostenabrechnung, das Führen einer nur als „irre“ einzustufenden Beschlusssammlung (seit Juli 2007), das alles sind Punkte, wie geschaffen für ein Tollhaus. Dieses nennt man „moderne Hausverwaltung“. Hach.

(EP)

Wer in unternehmerischen Zusammenhängen denkt, macht sich manchmal ‚filoso-fische‘ Gedanken. Der Gedanke legt den Weg zu Tat. Die Frage ist, ob man lieber ganz viele Häuser verwaltet, oder ob es besser ist, nur wenige -aber gute- ‚Kabachen aufzumüpfen‚?  Aufmüpfen? Richtig, mit einem Verwalterwechsel bezweckt jemand doch im Wesentlichen eine Verbesserung von bislang unbefriedigenden Zuständen. Niemand wechselt im Übrigen grundlos seinen Verwalter aus. Es muss etwas im Argen liegen, und das tut es auch, zumeist.

Mal ist der Verwalter mit der Instandhaltungsrücklage abgehauen, z.B. nach Malaysia, von wo er jetzt einen illustren Immobilienladen betreibt, der Ferienhäuser an Singapurs Traumstränden offeriert, sehr gern auch an ehemalige Nachbarn, die sich in Asien einen Wohnsitz erwerben. In einem solchen Fall teilte uns mal die Staatsanwaltschaft mit, ein internationaler Haftbefehl werde nur dann erwogen, wenn sich die Gesamtsumme einer begangenen Untreuehandlung auf insgesamt mehr als eine Million Deutsche Mark belaufe. Ob das jetzt anders geworden ist, damit haben wir uns nicht (mehr) beschäftigt, denn der Untreueakt dieses Verwalters liegt schon entsprechend lange zurück. Ein anderer ‚Kollege‘ wurde in Berlin von allen nur der ‚einarmige Bandit‘ genannt. Der ist auch in dieser Branche nicht mehr tätig. Namensgebend war zweierlei: eine Behinderung an einem Arm, und die Spielautomaten gleichen Namens in Las Vegas. Tommy Schmidthuisen (* Name geändert) hat eine beträchtliche Anzahl von Wohnungseigentümern in Berlin um die Rücklagen gebracht.

***

Oder der Hausverwalter, der schon heimlich HartzIV bezog, auf arbeitslos machte, aber seinem Bruder eine notarielle Gesamtvertretungsvollmacht überließ, damit dieser sich an den WEG-Guthaben vergreifen konnte.

Drei Beispiele von ‚Branchenkollegen‘, die eigentlich nicht Kollegen sein sollten, liegen lange Jahre zurück, sind aber konkret erlebte Historie in den 80iger Jahren in Berlin. Ausgangspunkt von derlei ‚bemerkenswerten‘ Karrieren, die später abgebrochen werden mussten, aus strafrechtlichen Gründen, war immer ‚unersättliche Gier“. Grösser werden, noch mehr Aufträge bekommen, (eigenes) Geld vermehren. Zur beruflichen Qualifikation von Verwaltern gibt es deshalb schon Jahre lang Forderungen.

Geld allein macht bekanntlich nicht glücklich, eventuell beruhigt es (etwas). Wenn nun einer beispielsweise rund 1.000 Wohnungen verwaltet, kann der dann auch Anfragen beantworten, wonach jemand beabsichtigt, noch 750 neue Wohnungen in diese Verwaltung zu geben? Wer gierig ist, beantwortet diese Frage schnell und eindeutig: Jauhhh, da ist ein echter Zusatzverdienst drin. Mach mal!

Machen? Eine Steigerung der verwalteten Einheiten -ad hoc- um 75%? Klare Antwort! Um 75% lässt sich die Arbeitskraft nicht ohne weiteres steigern, wenn man in der genannten Größenordnung arbeitete bislang. Anders wäre das nur, wenn jemand bisher 100 Wohnungen verwaltet hat. Der kann auch noch fünfundsiebzig weitere ‚Hütten‘ verwalten. Ein Geschäftsmodell: Langfristigkeit ist nicht beliebig vergrösserbar.

Kriterien für vernünftige Verwalteranfragen und noch vernünftigere Angebote

* Es spielt eine große Rolle, ob ein Verwaltungsangebot 700 Wohnungen in fünfundzwanzig Wohnungseigentümergemeinschaften oder ob sich das Angebot auf 700 Wohnungen in einer Wohnanlage beziehen soll?

* Jedes Objekt benötigt eine ‚Grundkostenausstattung‘, denn für jede Wohnanlage müssen getrennte Abrechnungskreise und eine Buchführung angelegt werden. Das Mindestmaß an ordentlicher Betreuung (1 Abrechnung pro Jahr, 1 Wirtschaftsplan, 1 Versammlung, eine Anzahl von Objektbegehungen, das Versenden von Monatsabrechnungen je Haus und dergleichen) ist anzubieten, gleich ob das Objekt 7 Wohnungen hat oder ob es 70 oder gar 700 Wohnungen hat.

* Anonymisierende Verwalteranfragen, etwa von einer damit beauftragten Wirtschaftsprüfergesellschaft, die den Markt sondiert, sind bestimmt sinnvoll. Allerdings besitzen solche Anfragen auch ‚Authentizitätsmängel‘. Der Anfragende selbst wird nicht genannt. Ein Paket von X Wohnungen wird genannt. Wo sich die Wohnanlagen befinden, darf nicht bekannt werden. Dabei bedeutet doch gerade WEG-Verwaltung auch, dass wir es mit Individuen zu tun haben werden, mit Menschen, die sich (mit oder ohne uns) wohlfühlen müssen. In erster Linie zählt der persönliche Kontakt, die gedeihliche Zusammenarbeit. Einem unbekannt bleibenden Anfragen würde ich ungern Angebote erstellen.

* Hinzu kommt der Aspekt wechselseitiger Risikostreuung. Und mag der vermeintliche Mandant auch noch so ein ‚fetter Fisch‘ (Umgangssprache) sein, so tut er gut daran, eigene Sicherheitsphilosophien zu berücksichtigen. In einem Konstrukt von 700 Wohnungen an 15 verschiedenen Standorten mag es eine zulässige Entscheidung sein, sich diverser Verwalter -Risikostreuung- zu bedienen. In umgekehrt spiegelbildlicher Weise muss sich der ‚fette Fisch‘ vergegenwärtigen, dass ein Verwalter ebenso denkt. Es gilt, die vorhandene Kundschaft zu streuen, zu diversifizieren, denn das Gegenteil davon wäre Abhängigkeit, eine Art angestelltenähnlicher Status.

 Ein unbegrenztes Wachstum der Firma strebt niemand an, der nicht zu gierig ist. Die Arbeitsqualität soll auf einem hohen Level bleiben.“

Der Anteil technischer Einrichtungen und Infrastruktur-Gegenstände in modernen Büros ist in den Jahren grösser geworden. Er hat aber noch immer nicht dazu geführt, dass wir Verwaltung von Haus- und Grundbesitz nur als ‚technische Abwicklung‘ begreifen dürfen. Entscheidend für den Erfolg einer Hausverwaltung sind immer der höchstpersönliche Einsatz und die hohe Motivation der Mitarbeiter. Arbeit mit hoher Effizienz, gute Arbeitsqualität und durchschlagender Erfolg, also die Kraft etwas positiv zu verändern, entspringt nach all den Innovationsschüben der vergangenen Büro-Jahrzehnte noch immer vor allem folgendem: dem Menschen, der hinter der Sache steht.

* Für Verwalterangebote, die abgefragt werden, kommen ‚bewertende Aspekte‘ noch hinzu: Die Vorgeschichte einer Gemeinschaft muss dargestellt werden. Bekannte Problematiken (der letzten drei Jahre) müssen offen zutage liegen. Wenn es Streitigkeiten gibt, welcher Art sind sie? Hat die Liquidität der WEG jahrelang gelitten oder ist gar vollkommen aufgebraucht? Wie steht es um die ‚Invest-Freundlichkeit‘ im Rahmen der anzutreffenden Eigentümerstrukturen? Was ist, wenn das Haus schlicht unverwaltbar ist, weil die Eigentümer dringend benötigte Mittel gar nicht bereitstellen (können)? Wenn Verwalter sich in WEGs verschlissen haben, müssen die Gründe dafür so zielsicher als möglich offengelegt werden. Denn ohne Grund wechselt eine WEG ihren Verwalter niemals.

Die Mietverwalter machen sich gern Gedanken über die Mietschuldenfreiheit von Wohnungsbewerbern. Wir machen uns auch Gedanken um die Verwalterwechselschuld-Freiheitsbestätigung durch den Vorverwalter? Manchmal werden Wohnungseigentümer auch ‚rausgeworfen‘, weil sie einfach zu arbeitsintensiv sind. In manchen WEGs lauern Prozessfluten, weil eine große Anzahl insolventer Wohnungserwerber sich finanziell verhoben hat. Es ist nur gerecht und billig, vor allem menschlich anständig, einen eventuellen Neuverwalter gewissenhaft zu briefen.

Das Thema ist damit noch nicht umfassend erschlagen, aber dazu gibt es hier die Möglichkeit, weitere Gesichtspunkte in weiteren Beiträgen vorzustellen. Für die am Bildschirm erlaubte Textmenge aber reicht der heutige Gesichtspunkt vollkommen aus, um nahe am ’springenden Punkt‘ anzukommen.