Am 25.05. trat die neue DSGVO in Kraft. Wir berichteten. Man kann die neue Rechtslage auch bedenkenlos anwenden, um Förmeleien und Formalismen standrechtlich zu entgegnen und diese auszuräumen. Ein Tätigkeitsbericht. Eine ganz kleine Erfolgsgeschichte.

Nach 10 Jahren stehen die vor 10 Jahren eingeführten Billig-Energieausweise zur Erneuerung an. Wenn Verwalter diesbezüglich keine Kenntnis haben, wie viel Menschen an Heizkosten aufwenden, um ihre Wohnungen zu beheizen, muss der Netzbetreiber diese Daten erheben und dem Verwalter zur Verfügung stellen. Aus Datenschutzgründen anonymisiert. Na klar.

Es heißt aus Datenschutzgründen, es gehe den Verwalter nichts an, wie viel Michael Müller (* Name geändert) in Berlin-Friedenau in seiner Wohnung an Gas verbraucht, um zu kochen (Aha! Was hat das denn damit zu tun?), zu duschen, zu baden und die Wohnung zu beheizen. Dies Sammelsurium schützenswürdiger Daten geht den Verwalter der WEG nichts an. Und richtig: Der Verbrauch findet im Sondereigentum statt. Auch wenn mich Michael Müller deswegen nicht einlädt, um für mich zu kochen: Datenschutz, ich hör Dir tröpfeln.

So eine Verbrauchsdatenanalyse kostet gerundet 60,- €. Das kochen müsste eigentlich herausgerechnet sein.

…

Zusammenfassung in Kurzform: Die Forderung der Netzgesellschaft Berlin-Brandenburg, neben der Verwaltervollmacht müsse die Hausverwalterin im Falle einer Verbrauchsanalyse (Gasverbräuche Endkunden, aus Datenschutzgründen anonymisiert) eine schriftliche Eigentümerliste vorlegen, um Auskunft zu erhalten, wurde aus den zutreffenden Gründen des vom Beschwerdeführers und Verwalters G. aus B. nunmehr fallen gelassen. In der Tat ein richtiger Schritt. Datenschutz bei Netzgesellschaft ist nicht anders zu verstehen als gegen sie. Ein doppeltes Lottchen, tausche Eigentümerliste gegen Datenschutz-Verbrauchsanalyse ohne Eigentümerdaten brauche daher nicht weiter untersucht zu werden. (Die DSGVO treibt Früchte. Und Früchtchen.)

Nun wendet sich der WEG-Verwalter nach dem 25.05. an die Netzgesellschaft und begehrt die Analyse, denn sie ist Voraussetzung für die Erstellung eines Gebäudeenergieausweises, den jeder Hauseigentümer haben muss. Man kann solche Ausweise bspw. über die in diesem Punkt servicefreundliche Gasag erstellen lassen. Das kostet weitere 60,- €. Oder man nimmt einen externen, anderen Dienstleister. Die verlangen meist mehr und klären ihre Kunden häufig nicht richtig auf oder warnen sogar vor allerhand Brimborium. So lassen sich bessere Preise erzielen.

Es braucht keine besonderen Umstände, das Ding ist ganz einfach.

Die Verwalterin muss bei der Netzgesellschaft dazu eine Verwaltervollmacht vorlegen. Getan.

Sie, die fleißige Mitarbeiterin der Netzgesellschaft, ruft nun aber an und verlangt tatsächlich eine Eigentümerliste.

Da widerspricht das kalt gerührte Verwalterherz. Aha? Ohne Eigentümerliste geht es nicht? Das biegt der professionelle Verwalter am Telefonat ab. Nein, das geht nicht. Und sie, wir nennen Sie Nadine Netz (* Name geändert) kommt auch dagegen schlecht an. Dass das Telefonat eindeutig mit einem Njet unsererseits beendet wurde, russisch für Nein, ficht Nadine Netz nicht an. Sie schickt eine Email hinterher. „Bitte reichen Sie noch eine Eigentümerliste ein.“

Und hier wird der Vorgang nun bürokratisch komplex und schriftlich. Aber es geht um 60,- € und eine Verbrauchsdatenanalyse, die dringend erforderlich ist und um eine zusätzliche Eigentümerliste, die gefordert wird, obwohl auf den Texten der Websites der Netzgesellschaft und in den Vordrucken der Netzgesellschaft dafür nichts entsprechend vermerkt ist. Weil Nadine Netz aber telefonisch schon bemerkt hat: Das machen wir bei Eigentümergemeinschaften schon immer so.

Wir fassen uns kurz: Die Forderung ist seit heute weg und aus der Welt. Auf mehrfaches Nachfragen unsererseits.

Zum Schriftverkehr: wir schreiben…

Ihre Forderung begegnet rechtlichen Bedenken, da Sie die Verwaltervollmacht haben. Die rechtlichen Bedenken sind auch neu und Sie kennen Sie bestimmt aufgrund neuester Nachschulung auch: Die neue Datenschutz-Grundverordnung erlaubt mir nicht mehr wie früher den gedankenlosen Umgang mit Eigentümerdaten. Aktuell haben noch nicht alle Eigentümer eine so genannte Datenschutzerklärung abgegeben und uns zur Weitergabe autorisiert.

Am Telefon haben Sie gesagt, Sie haben viele offene Vorgänge auf dem Schreibtisch und unsere zu schnelle Zahlung, ohne auf Papierpost zu warten, die sie uns nicht per Email schicken können, weil sie das nicht wollen. Mir wäre deswegen unbedingt auch für jeden weiteren Fall sehr wichtig, nicht ständig noch neue, noch komplizierende Anforderungen zu erhalten. Die WEG ist nach inzwischen jahrelang geklärter Rechtsprechung teilsrechtsfähig und wir vertreten den Verband, bzw. das Verwaltungsvermögen kraft Gesetz. Insofern stellt sich die Frage einer unzulässigen, überflüssigen Datenübererhebung?

Die Netzgesellschaft als Tochtergesellschaft namhafter Versorger ist ja ohnehin eng an diese verbunden, sodass die Forderung einer zusätzlich erforderlichen Eigentümerliste möglicherweise vollkommen entbehrlich ist, gerade auch angesichts der gewechselten Rechtslage seit 25.05. – Bitte prüfen Sie das dringend und beseitigen Sie Hindernisse, den gesetzlich erforderlichen Gebäudenergieausweis ohne Inhaltshemmnisse erarbeiten zu dürfen. Langer Schriftverkehr würde dies definitiv verhindern. Wir danken. Schöne Zeit noch, weiterhin.

Die Antwort der Netzgesellschaft ist kurz: „Wir werden das mit dem neuen Datenschutz ab dem 25.5. bei uns im Hause klären lassen.“

Da dann wieder fünf-sechs Tage nichts zu hören ist, fassen wir nach:

Sie hatten die Freundlichkeit anzukündigen, dass Sie etwas klären wollen. Da Sie nun nichts mehr von sich hören lassen, nehme ich an, Sie haben sich inzwischen stillschweigend meiner Auffassung angeschlossen. Die Verbrauchsdatenanalyse mit Ihrerseits aus Datenschutzgründen praktiziertem Datenschutz, dem wir nun das genaue Äquivalent entgegensetzen, nämlich unseren Datenschutz – ein richtiges doppeltes Lottchen, was? – Dreifacher Datenschutz, Nichtauskunft über die Erledigung Ihrer Überlegung, sich sachkundig zu machen, darf es aber nicht geben. Hier müsste das Ziel im Fokus bleiben: Wir brauchen die Verbrauchsdatenanalyse. Sagen Sie mir bitte kurzfristig Bescheid? Mein Dank wäre Ihnen nun gewiss.  Es gibt keinen weiteren Grund, die Sache liegen zu lassen. Schöne Woche weiterhin.

Heute Morgen ruft Frollein Netz wieder an und ist ganz herzig.

Ja, nee, iss klar, Sie haben recht.

Ich fasse zusammen:

Die Zusammenfaltung von Umständen, Befindlichkeiten, von hohen Anforderungen, um etwas ganz einfaches zu erreichen, kann auch ein Selbstzweck von Großfirmenbüros sein, um das Anforderungsprofil schneller und verzögerungsfreier Antwort und Stellungnahme ungünstig zu beeinflussen. Die Taktik solcher Firmen lautet immer: Wenn jemand etwas will, mach ihm einfach viel Arbeit, dann wird es gemütlicher für uns. Danach trachtet die Bürokratie in sich selbst. Auf die Idee, dass weniger Anforderungen mehr sein könnten, kommt nicht jeder gleich.

Da muss man manchmal nachdenken.

Man ertappt sich insgeheim selbst dabei, häufig: Man macht sich alles zu kompliziert.

Gott sei Dank. Auch mal einen Punkt getroffen.

Weiterarbeiten….

Das grundlegende Prinzip bestimmter Rechtsmeinungen zur Jahresabrechnung beinhaltet nicht gleichzeitig eine Zusage an die Berufsgruppe der Haus- & Grundstücksverwalter, die Frage eines angemessenen, richtigen Verbrauchs von Betriebskosten außer Acht zu lassen. Das Gegenteil ist und bleibt richtig.

Vor ein paar Tagen haben wir hier über eine falsche Jahresabrechnung berichtet. Damit ist das Thema „guter“ bzw. (besser) richtiger Hausverwaltung nicht abgehakt. Als störend wird empfunden, wie es sich manche Kollegen einfach machen, über bestimmte Notwendigkeiten gar nicht nachzudenken.

Herausgearbeitet hatten wir, dass es zwei Glaubensrichtungen gibt. Wer an etwas glaubt, nur um seine Arbeit nachlässig machen zu dürfen, dem werden wir heute ein paar Gegenargumente entgegensetzen. Nämlich: Egal ob jemand meint, es gelte allein das Zu- und Abflussprinzip in der WEG-Abrechnung. Richtig muss die Abrechnung trotzdem sein.

Kurz gesagt soll die Jahresabrechnung ein zutreffender Spiegel realistisch angesetzter Kosten sein. Diese dürfen nicht zu hoch und nicht zu niedrig ausfallen. Gute Abrechnungen beinhalten bei vom durch Bewohner verursachten Verbrauch die „Transzendenz“ wichtiger Faktoren, damit Bewohner aus ihrem Verbrauchsverhalten richtige Schlüsse ziehen können. Unterbleibt diese Mitteilung, ist der Verursacher nicht in der Lage, ein kostentreibendes, eigenes Verhalten zu beeinflussen und positiv abzuändern. Als positiv gilt, wenn ich in die Lage versetzt werde, meine Kosten durch Einsparungen zu minimieren.

Erstens ist dazu unumgänglich, dass die Jahresabrechnung aussichtlich bald nach dem Abrechnungsstichtag vorliegt. Das ist in fast allen, mir bekannten, vernünftig geregelten Sachzusammenhängen das Kalenderjahr. Denkbar ist allerdings auch ein abweichendes „Geschäftsjahr“. Nicht auf die starren Modelle kommt es dabei an. Für die Qualität der verbrauchsabhängigen Abrechnung kommt es einzig und allein darauf an, inwieweit der Kostencontroller (hier der Verwalter) imstande und in der Lage ist, Maßnahmen verwalterischer Art zu ergreifen, die die Höhe von Verbrauchsfaktoren beeinflusst.

Sehr verbreitet ist allerdings eine Art „allumfassender Faulheit“ in diesem Punkt. Um hier nicht allzu sehr in die Tiefe zu gehen, reicht es aus zu wissen, dass es so ist. Das nehmen wir mal als gegeben hin. Nachfolgend befasse ich mich mit der „Infrastruktur“ von Verbrauchsmess-Tatbeständen und schlage Wege vor, wie man zu guten, zutreffenden Abrechnungen gelangt. Ich greife das Thema Abrechnung (der Wohnungseigentümergemeinschaft) hier heute bewusst nicht auf. Es ist ein anderes Thema. Mich interessiert: Was kann der Bewohner selbst, der Hauswart und auch der „mündige Eigentümer“ selbst beeinflussen und ggf. auch steuern.

Dazu nehmen wir uns der Einfachheit halber eine vereinfachte Beispiel-Wohnanlage vor, deren Bearbeitung wir nun sachgerecht und „gutorganisiert“ ausrichten möchten.

(1) Bestandsaufnahme

Unerlässlich ist erstens die Bestandsaufnahme aller verbrauchsabhängigen Medien im Hause.

• Das Haus verfügt in der Regel über einen Wasseranschluss eines örtlichen Versorgers. Dieser hat einen Messpunkt gesetzt, an dem eine Hauptwasseruhr installiert ist. Diese hat eine Zählernummer, ist für ein paar Jahre geeicht. Sie wird entweder selbst abgelesen (vom Bewohner, Hauswart, Beauftragten) oder durch den Versorger und dessen Erfüllungsgehilfen. Erfasse alle „harten Fakten“ dieser Uhr, sogar den Typ der Uhr und die Durchflussgröße. Stelle erstens in Frage, ob die Uhr richtig geeignet, ausreichend oder überdimensioniert ist. Was du nicht weißt, erkundige.
• Das Haus wird beheizt. Handelt es sich um eine gemeinschaftliche Heizanlage, so ist von Interesse, was der Energieträger ist? In Frage kommt bspw. Gas, Erdöl, Strom, seit neuestem auch Holzpellets und andere, alternative Konzepte. In unserem Beispiel unten geht es um eine Gaszentralheizungsanlage.
• Ansonsten wird jedes Haus irgendwie beleuchtet, ganz überwiegend mit Strom. Der Strom, der allgemein verbraucht wird, wird im Besonderen auch häufig benutzt, um Heizungs-, Klima- und sonstige technische Anlagen im Haus zu betreiben. Erfasse die Verbrauchsarten für den Strom und mache dir grundlegend klar, ob der Stromverbrauch für verschiedene Verbrauchsarten jeweils mit einem Extra-Zähler erfasst wird. Bspw. kann ein Aufzug im Haus vorhanden sein. Dessen Betriebsstrom ist aber „nicht haushaltstypischer Strom“ und unterliegt anderen Kostentarifen. Voraussetzung ist, dass für solche unterschiedlichen Verbräuche jeweils zulässige, funktionierende Zähler vorhanden sind. Um den Stromverbrauch der Heizungsanlage zu messen, reicht ein so genannter Zwischenzähler aus. Dieser misst den Stromverbrauch der Heizungsanlage. Dieser wird in der Abrechnung von dem sonstigen Verbrauchsstrom (z.B. für Beleuchtung) abgezogen und als „Heiznebenkosten“ abgerechnet. Achte darauf, dass nicht der (erhebliche) Heizungsstrom in der allgemeinen Betriebskostenabrechnung abgerechnet wird. Da die Heizkosten so gut wie immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden, gibt es da einen zum Teil erheblichen Kostenverteilungsunterschied.

Wenn alle Verbrauchsmesseinrichtungen bekannt sind, alle Zählernummern erfasst und alle Eichfristen noch in Ordnung sind, bilden diese Daten die Grundlage richtiger (und gerechter) Abrechnungen.

(2) Erst-Inventur

Da dir von den Vorjahreszeiträumen (und wie sie konkret abgerechnet wurden) noch keine tiefen Kenntnisse vorliegen, erfasse am ersten 31.12., der für dich möglich ist, die sämtlichen Zählerstände in einer schriftlichen Inventurliste.

Sodann mache einen Auskunftsanspruch ggü. dem Verwalter der Wohnanlage geltend. Man kann die Belege der Wohnanlage nach vorheriger Terminvereinbarung im Büro des Verwalters einsehen. Ersatzweise sollte dieser bereit sein, die fraglichen Belege zuzusenden.

Sodann checke die üblichen Verbrauchsgrößen anhand von mindestens drei bis vier Vorjahreszeiträumen in der Wohnanlage ab. Was war eigentlich der „übliche Wasserverbrauch“? Was kostete es pro Jahr das Haus allgemein zu beleuchten? Bilde tiefere Erkenntnisse aus und notiere dir solche Faktoren. Bilde „Erfahrungswerte“. Bei den Heizkosten haben diese übrigens mit einer großen Unbekannte zu tun: Wie hält man das Wetter vernünftig fest? Das ist schon schwieriger. Diesen Gesichtspunkt lasse ich hier heute bewusst außen vor.

Richtig ist aber, dass sich auch Wetter über ein ganzes Jahr in typischer Weise regelmäßig wiederholt. Stimmt, oder?

Am Ende dieses Zeitabschnitts verfügst du über „erste Erfahrungswerte“.

(3) Folge-Inventur

Nun musst du die Erst-Inventuren und die „ersten Erfahrungswerte“ wieder zur Hand nehmen. Wenn du ganz genau und präzise vorgehen willst, kannst du sogar monatlich das Ableseprocedere an allen relevanten Zählern wiederholen. Hoffentlich wirst du nicht vor lauter Zahlenwerten verrückt. In unserem einfachen Beispiel und ohne besonderen Anlass sehen wir jedoch davon ab. Wir gehen am folgenden 31.12. erneut in die Keller- bzw. Haustechnikräume, in denen die Zähler anliegen und erfassen ihren Stand erneut.

Nun schreibt man sie nach folgendem Schema auf, was man sich auch vorher vorbereiten kann (Taschenlampe nicht vergessen, im Keller)

• Stand am 31.12. (des Vorjahres)
• Stand am 31.12. (diesen Jahres)
• Differenz aus beidem (= Jahresverbrauch)

Mit Hilfe sorgfältig ermittelter „erster Erfahrungswerte“ (siehe oben) kannst du nun bereits sagen, ob dir der ermittelte Verbrauch (diesen Jahres) etwas sagt, ob er dir schlüssig vorkommt oder ob das „gar nicht sein kann“. Ein schlüssiger Verbrauch ist Bedingung für die Aufnahme in eine Jahresabrechnung. Bleibt der Verbrauch aber unschlüssig, so ist Ärger vorprogrammiert. Lass dir nicht die Butter vom Brot nehmen, sondern verlange bei Unschlüssigkeiten deren Aufklärung.

(4) Abrechnungs-Verabredungen

Man muss sich klar machen, dass alle diejenigen, die auf der Basis von Verbrauch Kosten in Rechnung stellen, unterschiedliche, andersgeartete Interessen haben. Von daher gilt es, diese mit den eigenen Interessen („richtige, gerechte Abrechnung“) in Einklang zu bringen. Das bedeutet zunächst, dass eine Vereinbarung darüber her muss, wann und wie abgerechnet wird. Inzwischen ist uns dabei allerdings auch das Internet behilflich.

• Berechnet der Verwalter der Anlage die Kosten in der Jahresabrechnung grundsätzlich (nur) nach Zu- und Abflussprinzip, so muss man überlegen, ob man dem Verwalter, der das strikt verteidigt, aber „besondere“, ausdrückliche Amtspflichten unterhalb des Jahres aufbürdet und diese durchsetzt. Verwalter, die sich gegen solche Absprachen wehren, sollte man sorgfältiger „durchleuchten“.
• Prinzipiell darf der Verwalter auch vom vorstehenden Prinzip nicht ohne weiteres abweichen. Dass dieses aber in der Praxis dazu führt, dass viele Wohngeldabrechnungen die verbrauchsabhängigen Kosten nur unzureichend genau ermitteln, muss nämlich nicht sein. Und das ginge so:

Hier ist jetzt nicht von der Heizkostenabrechnung die Rede. Da regelt nämlich die HeizkostenVO, wie zu verfahren ist. Beachte: Dann gilt dies auch und insbesondere für den Heizungsstrom.

Für alle übrigen verbrauchsabhängigen Abrechnungsprozesse gilt grundlegend das Zu- und Abflussprinzip. Also besteht nur in diesem Bereich hier Anlass zur Frage, wie man das wirklich tiefgehend richtig organisieren möchte, wenn man „richtige, gerechte Abrechnungen“ zu erreichen trachtet. Und das sollte doch jeder, oder?

Die Überlegung ist folgende:

Wenn das Abrechnungsjahr das Kalenderjahr ist, dann verbietet (leider) das WoEigG und die Rechtsprechung buchführungs-unkundiger Volljuristen (Richter) die Aufnahme von so genannten Abgrenzungsbuchungen, z.B. für Wasser, Strom (nicht für: Heizungsstrom, skurrile Ungleichbehandlung ein- und derselben Kostenart)

Merke: Die gewissenhafte Ermittlung von (bspw.) Stromverbräuchen mit Berücksichtigung von Zählerablesungen ist die „Erarbeitung“ einer inneren Einstellung über die Richtigkeit der Verbrauchsdaten. Also besteht eigentlich kaum vernünftiger Zweifel daran, dass jeder Verwalter zu solchen Inventuren verpflichtet ist. Allerdings machen viele Verwalter solche Inventuren nicht.

Denkbar ist aber folgender Ausweg, um einen Verwalter wirksam anzuweisen, richtig zu arbeiten. Man nimmt einen Grundlagenbeschluss auf die Versammlung, beispielsweise, nur ein Vorschlag:

„Die WEG beschließt, dass der Verwalter die verbrauchsabhängigen Kostenfaktoren, soweit nicht bereits durch Gesetz geregelt (Anmerkung: Die Heizkosten) jährlich im Rahmen einer gewissenhaften Verbrauchsinventur schriftlich niederzulegen und auszuwerten hat, einschl. einer notwendigen Abstimmung derselben mit den entsprechenden Vertragspartnern der WEG. In der Jahresabrechnung hat er über diese Ergebnisse stichwortartig nachprüfbar zu berichten.“

Nun noch die Frage des richtigen Stichtages.

 Ich hatte kürzlich die Glaubensrichtungen spaßeshalber „Katholen“ und „Evangelistas“ genannt.

– Das Zu- und Abflussprinzip, die Tatsache, dass am 31.12. eigentlich „nichts mehr geht“, also die Buchungen beendet sein müssten. Im Klartext dürfte also die Annäherung an den tatsächlichen Verbrauch der Wohnanlage nach dem 31.12. für die Jahresabrechnung selbst dann (leider) wirkungslos sein.

– Das Abgrenzungsprinzip: Für Wohnungseigentümer mit Ausnahme der Heizkosten unzulässig, es sei denn aufgrund Vereinbarung (in der Teilungserklärung).

Fehlt also eine entsprechende Regelung (der zweite, genannte Fall), so bleibt eigentlich nichts anderes übrig als, und das ist dann der neue Vorschlag:

– den Verwalter anzuweisen, mit einer abweichenden Stichtagsregelung verbindlich zu verpflichten, eine Verbrauchsinventur durchzuführen und diese sofort mit den Versorgern der Anlage schriftlich abzustimmen.

Sinnvoll wäre hier bspw. ein Modell, wonach der Verwalter jeweils zum 31.10. des Jahres diesen Abstimmprozess fertigzustellen hat.

Die Folge hiervon wäre:

– Der Vorsorger bekommt rechtsverbindlich Post vom Verwalter. Der teilt den ermittelten, aktuellen Verbrauch mit und bittet um „Zwischenabrechnung“ bis hierhin. Wahlweise kann er auch vereinbaren, dass das Abrechnungsjahr stets am 31.10. des Jahres endet. Das ist „wurscht“.

– Die Verbrauchsspitze (das Abrechnungsergebnis des Versorgers) fällt kostenmäßig dann noch definitiv ins laufende Geschäftsjahr, wird also zwischen dem 31.10 und dem 31.12. des Geschäftsjahrs durch Bankfluss abgeführt.

– Die Festsetzung neuer Vorauszahlungen berücksichtigt bereits die „frischesten Erkenntnisse“ über Verbrauchsschwankungen.

Noch besser wäre dann:

– Die Verwalterin interessiert sich nichtsdestotrotz (und zusätzlich) zum 31.12. für die letzten entstandenen Verbräuche. Zwar ist durch meinen Vorschlag die Auswirkung „erheblicher Abrechnungsspitzen“ schon deutlich abgemildert. Aber am 31.12. muss sowieso an den Einzelzählern bei den Nutzern abgelesen werden.  Das ist also kaum Mehrarbeit.

Sodann „korreliert“ das Verhältnis der Verbräuche, der Kosten und der Einzel- und Gesamtzählerstände auf wundersame Weise „insgesamt schlüssig“.

Und das ist das Ziel.

• Abrechnung: Der Trend vom 06.01.12 geht in Richtung „Kritischer Verbraucher“
• Positionen: Es kommt auf den Blickwinkel an, und was man als „fiese Möp“ bezeichnet
• Vorverwalter: Der Vorverwalter ist immer an allem schuld oder trügt uns hier nur die Erinnerung?
• Bundesgerichtshof: Die Wohnfläche bei Vermietung, Nutzung und als Abrechnungsschlüssel
• Rechtsprechung: Das Amtsgericht urteilte nur noch über die Kosten, widerspruchslos

 (EP)

Und irgendwie ist ja mal wieder alles klar, auf der Andrea Doria! (Udo Lindenberg) – Und in Wirklichkeit ist gar nichts klar: Ein Verwalter versucht, die Jahresabrechnung 2010 aufzustellen und versagt fachlich-inhaltlich. Zu diesem Ergebnis kommen meine Recherchen, worüber ich hier nur teilweise berichte, aber aussagekräftig.

Berliner Wasser – Alles klar? – Bei den Berliner Haus- und Grundstücksverwaltern gibt es offenbar zwei grobe Glaubensrichtungen. Die „Katholen“ rechnen nach Zahlungen ab. Die „Evangelistas“ nach Verbrauch. Nach Zahlungen abzurechnen, kann aber idiotisch sein. Um den 31.12. des Jahres sind wir wieder mit kritischen Infragestellungen befasst. Wir messen, zählen, wiegen, um alles mitzukriegen. Aber ein Fall auf unserem Schreibtisch erscheint uns doch als Gradmesser und eine Art Zustands- und Problemfallbeschreibung, die berichtenswert ist. Es geht ums Berliner Wasser und überhaupt um die Frage: Wie rechnet ein Verwalter richtig ab?

Merke: Abrechnungen müssen bei Versand „zutiefst“ richtig sein. Sie sind das Ergebnis der gewissenhaften, sorgfältigen und zutreffenden Gesamterfassung aller relevanten Zahlungs- und Verbrauchsszenarien, ergänzt um ordende, richtige Zuordnungen zu Verteilungsschlüsseln, wie sie im Einzelfall individuell vereinbart sind. Abrechnungen müssen diese Anscheinsvermutung umfassender Richtigkeit in sich bergen. Ein mangelhafter Abrechnungs-Tatbestand darf nur aus objektiv benennbaren, unterlassenen Eigentümer-Entscheidungen herrühren und nicht aus dem Unwillen des bearbeitenden Hausverwalters, sich mehr Arbeit als üblich machen zu müssen und dazu keine Lust zu haben. Bzw. vielleicht sogar aus dieser Art von Arbeitseinstellung, die nicht einmal mit dem Kunden kommunziert wurde, ja sogar verschwiegen wurde. Denn die genehmigte Abrechnung löst Zahlungsverpflichtungen aus. Niemand sollte für etwas bezahlen, dass jemand anderes unverabredeterweise unterlassen hat. Der dafür sogar bezahlt wurde, das in richtiger, unangreifbarer Art und Weise zu tun.

Klar ist in der „Wohnungseigentums-Szene“, um die es hier geht, dass Verwalter verpflichtet sind, über die Einnahmen und Ausgaben zutreffend mit den Eigentümern abzurechnen. Dies bedeutet in der Regel, dass der Verwalter die geleisteten Einnahmen den getätigten Ausgaben gegenüberstellt und alle Konten so verursachungsgerecht als möglich mit den Wohnungseigentümern abrechnet. Das Wohnungseigentümer ein Grundstück wie Fleischermeister in einzelne Einheiten (genannt Sondereigentum) filettieren, ist klar. Problematisch, aber nicht zu ändern: Und mag der einzelne Eigentümer auch eine funktionierende Wasseruhr besitzen, Vertragspartner der Versorgungsbetriebe bleibt „der teilrechtsfähige Verband der Wohnungseigentümer“, vertreten durch den Verwalter. Abgerechnet wird nach Maßgabe eines Hauptwasserzählers der Berliner Wasserbetriebe. Dieser hat eine Größe, z.B. QN 10, die in der Dimensionierung vom Durchfluss abhängig ist.

In die Schlagzeilen geriet bereits und wir berichteten, dass dieser Zähler in nicht gerade wenigen Wohnanlagen überdimensioniert sein soll. Dies zu überprüfen, verspricht denn auch der Berliner Wasserbetrieb, auf Nachfrage und sendet dazu Formulare. Damit beim Berliner Wasser alles klar bleibt.

Indessen fällt die Frage einer gewissen Gewissenhaftigkeit daher durchaus zunächst einmal auf die Wohnungseigentümer selbst zurück. Und in zweiter Linie auf den sie verwaltenden Haus- & Grundstücksverwalter. Beim Strom für die eigene Wohnung, bspw. ist totale Direktheit zwischen Stromversorger und Endabnehmer gegeben. Beim Wasser ist dies (leider) nicht der Fall. Und gerade deshalb trennt sich hier die Spreu vom Weizen. Funktioniert nämlich das Kostencontrolling bei der Hausverwaltung nicht oder nur unzureichend, sind Verbrauchsmessfehler-Berichtigungen im Grunde gar nicht möglich oder werden sogar jahrelang verschleppt. Wie in einem Fall in einer kleinen WEG in Berlin-Zehlendorf. Die WEG-Abrechnung 2010 steht dieser Tage (zu spät) auf dem Prüfstand. Hat der dortige Verwalter richtig abgerechnet? Und wenn nein, warum nicht? Der erste Entwurf der Abrechnung wird Anfang November (zu spät) zwischen den Wohnungseigentümern abgestimmt. Er findet aus Gründen „ernsthafter Besorgnis über die Richtigkeit“ der Abrechnung keine Genehmigung und wird verworfen.

In der Versammlung der Wohnungseigentümer wird schnell deutlich, dass die Kostenumlage durch den Verwalter nicht auf den Regeln der (besonders gründlich erstellten) Teilungserklärung der Anlage erfolgt ist. Dort heißt es wörtlich nämlich, und das ist durchaus eine ungewöhnliche, aber sehr gute verbraucherfreundliche Klausel, Wir berichteten hier bereits darüber auszugsweise. Zitat aus § 7, Abs. 8 der Teilungserklärung:

Die Gesamtabrechnung ist eine untergliederte Einnahmen/Ausgaben-Überschussabrechnung anhand der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben in einem Geschäftsjahr, ergänzt um periodengerechte Abgrenzungen nach einem bekannt zu gebenden Kontenplan im Rahmen ordnungsgemäßer Buchführung sowie einem Vermögensstatus mit Ausweisung sämtlicher in der Buchführung geführter Bestandskonten und Ergebnisvortrag.

Diese Vorschrift ist klein, birgt aber das Prinzip „Sorgfältigkeit eines ordentlichen Kaufmanns“ in sich als „Grundprinzip richtiger Abrechnungen“. Aber sie weicht ab vom weit verbreiteten, fachlichen Mainstream der Verwalter Deutschlands. Ausgangspunkt sind negative Tendenzen von schlechter bzw. nachlässiger Verwaltung, wie ich sie jetzt hier als „das ist wirklich passiert“ beschreiben muss.

Und um es vorweg zu nehmen, ist das so passiert und ich beschreibe die Realität. Sage auch, dass das jetzt -in der Jahresabrechnung 2010!, wo es zur Prüfung anfällt- eben ausgemerzt gehört und berichtigt, bzw. korrigiert und das ist das Problem.

Um richtig abzurechen, muss der Verwalter eine funktionierende Buchführung besitzen. Diese muss nicht nur Zahlen festhalten, sondern sie auch richtig zusammenrechnen. Der Verwalter fremder Vermögenswerte sollte dabei auf Buchführung zurückgreifen, die zumindest den GOB -Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung- genügt und „fälschungs-„- bzw. eingreifsicher ist (Manipulationsverbot). Der „EXCEL-Verwalter“, der an solcher Software spart, ist tendenziell doppelt und dreifach genauer zu überprüfen, weil seine Arbeitsweise nicht systematisch ist.  Die Kosten sind zu verteilen. Eins und eins muss zwei ergeben, ohne Kommastellen. Und auch nicht drei. – Bessere Verwalter prüfen ihre Abrechnungsmethoden auf Plausibilität und checken jede Zahl systematisch gegen. Weniger gute machen viele Flüchtigkeitsfehler und übersehen ihre eigenen systematischen und denklogischen Fehler. Aus einer fehlerfreien Buchführung lässt sich ein fehlerfreier „Vermögensstatus“ ohne größere Probleme ableiten.  

Nachdem in der ersten Abrechnung der Anlage für 2010 am 21. November der (neue) Verwalter diese Abrechnung zur Beschlussfassung gestellt hat, wurde deutlich, dass sie so nicht stimmen kann. Die Abrechnung (1. Entwurf) wies Wasserkosten in Höhe von 2.135,73 € für die Gesamtanlage aus. Für die Heizkosten wies der Entwurf der Abrechnung Kosten von 2.586,63 € aus.

Um es kurz zu machen und so übersichtlich als möglich, weist ein weiterer Entwurf der Abrechnung desselben Verwalters, der von Ende Dezember 2011 datiert, für die Wasserkosten jetzt 3.092,41 € (bzw. plus 43,58% ggü. Erstentwurf) und Heizkosten von 4.611,09 € (bzw. plus 78,26% ggü. Erstentwurf) aus. Wie bitte?

Im Verdacht: In vielen Häusern seien zu große, mithin falsch dimensionierte Wasseruhren eingebaut. Obwohl die Berliner Wasserbetriebe selbst auf jeder Rechnung angeben (Rückseite), dass bspw. ein 2,5″-Wasserzähler für eine Durchflussmenge bis zu 1.000 cbm (m³) Wasser auskömmlich ist, flüchtet sich der Betrieb auf Nachfrage erst einmal in ein umständliches Formular-Ausfüllverfahren, bei dem der Nutzer zu aktiver Arbeit aufgefordert wird, Wasserzapfstellen im Hause zu zählen. Ob das wirklich nötig ist? Oder nur ein Trick, um die Kunden abzuschrecken? Im vorliegenden Fall gibt die Aktenlage (seit Bezug verfügt ja der Betrieb über Hausanschluss-Anträge, wieso weiß er es dann auf Nachfrage aktuell nicht?) doch eindeutig her, dass ein Viertel so großer Durchfluss (QN 2,5) vollkommen ausreichend wäre.

Kosten würfeln? Mitnichten. Beide Abrechnungsentwürfe sind bis heute ungenehmigt und noch falsch, durchzogen von Oberflächlichkeit. Schwer wiegt auch dieser Vorwurf an die Abrechnung: Sie stellt eine unterlassene Hilfeleistung des Verwalters dar, dass die Wohnungseigentümer „unter sich“ zutreffend und streitfrei abrechnen können. Beide Abrechnungsentwürfe ignorieren bislang, dass die „Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns“ Verwaltern Grundverhaltensregeln auferlegen, die in der Rechtsprechung aber nur zum Teil „Mainstream“ und damit gesetzlich geregelt sind. Sie ignorieren auch „brüllende, ins Auge stechende Messfehler“, die überhaupt nicht problematisiert werden. Nach dem Motto: Es ist leichter, eine Abrechnung durch die Eigentümer genehmigen zu lassen, als mit dem Versorgungslieferanten über offensichtliche Fehler zu sprechen. Das Prinzip des vermuteten, geringsten Widerstands.

Genauer gesagt in der HeizkostenVO ist ordentlich-gesetzlich geregelt, wie man eine zutreffende Verbrauchsinventur aufzustellen hat. Sie schreibt für die Heizkosten vor, was für die Wasserkosten wiederum nicht gilt: Das Prinzip der Verbrauchsabgrenzung nach dem Prinzip der periodengerechten Zuordnung.

Im Klartext und ganz einfach. Bei beiden Kostenarten gibt es verbrauchsabhängige Komponenten, die den Verbrauch periodisch durch Messung bestätigen können. Im vorliegenden Fall gibt es Einzel-Wasseruhren und eine Hauptwasseruhr der Berliner Wasserbetriebe. Und es gibt Wärmemengenzähler in den Wohnungen der angeschlossenen Gas-Zentralheizungsanlage und einen Gasmengen-Verbrauchszähler, der durch die GASAG Berlin in Abrechnung gebracht wird. Wer nun rechnen kann, wird folgendes als richtig bestätigen können, hier nur das Beispiel Wasser.

• Die Haupt-Wasseruhr ist am 31.12.2009 (hier das Beispiel) abzulesen und zu notieren.
• Sie ist ferner am 31.12.2010 abzulesen.
• Die Differenz aus beiden Stichtags-Ablesungen ist der Gesamt-Wasserverbrauch der Wohnanlage

Der so ermittelte Gesamt-Wasserverbrauch muss nun erstens anhand der Einzel-Wohnungswasserzähler, die ebenfalls abzulesen sind und einer so genannten Verbrauchsinventur, abgerechnet und „gecheckt“ werden auf Schlüssigkeit. Nur so läßt sich ermitteln, ob der Verbrauch grundlegend stimmig ist. Im „Mainstream“ (ohne entsprechende Regelung in der Teilungserklärung) könnte der Verwalter so vorgehen:

• Er legt die Zahlungen des Kalenderjahres 2010 auf die Nutzer anhand der ermittelten Einzelverbräuche auf die Einheiten um. Das ist grundsätzlich richtig, aber möglicherweise oberflächlich und vielleicht sogar „hundsgefährlich falsch“. Grundlage dafür muss aber sein, dass die Hauptwasseruhr hinsichtl. ihres Verbrauchs stimmig mit der Summe aller Einzelzähler übereinstimmt. Weitere Voraussetzung: Es müssen alle relevanten Wasserverbraucher (Zapfstellen) mit Messeinrichtungen versehen sein. In der Praxis oft vergessen: der Außenwasser-Sprenghahn für den Garten.
• In jedem Fall entbindet aber auch dann dies den Verwalter nicht davon, anhand der Verbrauchsinventur „Schlüssigkeitsproben“ anzustellen und zu prüfen, ob die geleisteten Zahlungen an die Berliner Wasserbetriebe überhaupt „sachlich richtig“ sind. Unterbleibt dies und bleiben bspw. signifikante Mehr- bzw. Minderverbräuche oder so genannte Messgewinne oder Verluste sogar unbemerkt, so liegt eine (u.U. grobe) Fahrlässigkeit des amtierenden Verwalters vor.

Messverlust: Der Hauptwasserzähler weist einen Verbrauch von 500 cbm Wasser aus. Die Einzel-Wasseruhren addieren sich auf 300 cbm Wasser. Die Differenz beträgt rechnerisch 66,66% (in unserem Beispiel). Ein Messverlust von 66,66% widerspricht den Ergebnissen denklogischer Betrachtung. Deutsche Gerichte nehmen Messverluste von bis zu 20%, die nachzuweisen sind, im Ergebnis als „systemimmanent“ hin. Der umgekehrte Fall: An der Hauptwasseruhr werden 300 cbm gemessen, an den Einzeluhren 500 cbm. Dieses nennt man umgekehrt den Messgewinn.

Verursachungsgerechtigkeit: Unbillig ist auch, einfach einen Kostensaldo einer differenzierten Verbrauchsabrechnung grob nach Verbrauch umzulegen, obwohl durch die Wasserbetriebe, wie von der Rechtsprechung längst anerkannt, bspw. das so genannte Niederschlagswasser nicht verbrauchsabhängig, sondern flächenabhängig gezahlt wird. Die differenzierte (und gekonnte) Buchführung eines Verwalters weist demzufolge in der Jahresabrechnung die Positionen „Wasserverbrauch“ (der Einheiten einerseits) und „Niederschlagswasser“ (der anteiligen Grundstücksflächen andererseits) differenziert aus. In Frage kommt durchaus und ist sogar nahe liegend, dass das Niederschlagswasser anders umgelegt wird, z.B. nach dem allgemeinen Kostenverteilungsschlüssel. In diesem Fall würde das Niederschlagswasser nach dem Verhältnis der DIN-Wohnflächen umgelegt werden, da es nicht verbrauchsabhängig ist.

Noch differenzierter ist die Betrachtung anzustellen, wenn Sondernutzungsrechte vereinbart sind, hinsichtlich der Außenflächen der Anlage. Ist geregelt, dass der Sondernutzungsberechtigte die Sondernutzungsrechte unter Kostenfreistellung der übrigen Eigentümer zu bewirtschaften hat, so liegt hierin auch ein Erfordernis zur Berücksichtigung dieses Sachverhalts bei Kostenverteilungsfragen.

Man sieht, über das Thema könnte man auch gleich eine Doktorarbeit „guttenbergen“. Das würde den Rahmen einer bloggenden und mithin gerade noch lesbaren Berichterstattung durchaus sprengen und ist nicht Ziel dieser Zusammenfassung.

Die wesentliche Erkenntnis aber lautet: Im dargestellten Fall hat der Verwalter die fachlich richtigen Schlüsse keineswegs gezogen und noch im zweiten Entwurf seiner ersten Abrechnung ist er durchaus weit entfernt von einer richtigen Abrechnung. Es stellt sich daher tatsächlich die Frage, ob er das überhaupt richtig abrechnen kann?

Die festgestellten Fehler seines Abrechnungswesens betreffen -um nur ganz allgemein zu bleiben- folgende Gesichtspunkte.

1. Eine unterlassene, so gewissenhaft als mögliche Verbrauchsinventur der Einzel- und Gesamtzählerstände.
2. Die Unterlassung einer „grobmotorischen“ Schlüssigkeitsprüfung.
3. Die erste falsche, zu niedrige Abrechnung der Wasserkosten 2010.
4. Die Nichtbenennung einer Abrechnungsspitze für das Jahr 2009, die erst 2010 gezahlt wurde (siehe obige Regelung der Teilungserklärung, „Verbrauchsinventur“) – Diese heißt im vorliegenden Fall „rückwärts erforderliche Abgrenzung“ (nach 2009). Hier mit zwei Möglichkeiten: Liegt eine genehmigte Abrechnung 2009 vor, so verteilt man die Wasserkosten 2009 in der Abrechnung 2010 nach den Verbrauchswerten der Abrechnung 2009. Liegt noch keine genehmigte Abrechnung vor, können diese Kosten in die Abrechnung 2009 aufgenommen werden. Sie sind dann als „abgegrenzte Verbindlichkeit“ in einem Betrag (unaufgeteilt) als Verbindlichkeit nachrichtlich im Bestandskonto „abgegrenzte Verbindlichkeiten aus Betriebskosten Vorjahre“ enthalten.
5. Die fehlende „Gesamtfeststellung“ der richtigen, absoluten Wasserkosten. Aus dieser ergibt sich die „Abrechnungsspitze 2010“, die erst in 2011 gezahlt wird, aber verursachungsgerecht in 2010 als Kosten einzustellen ist. Und zwar hier in dieser Wohnanlage aufgrund ausdrücklicher Regelung in der Teilungserklärung. Diese heißt im vorliegenden Fall „vorwärts erforderliche Abgrenzung“ (nach 2011).
6. Die fehlende Differenzierung der Wasserkosten nach Niederschlagswasser und Verbrauchswasser nach Wasseruhren-Verbrauch.
7. Die Nicht-Geltendmachung von möglichen Sprengwasser-Abzügen, die nämlich konkrete Kostenersparnisse nach sich ziehen (Entwässerungsanteil entfällt)

Tatsächlich muss allein die Position „Wasserkosten“ noch maßgeblich geändert werden, denn hinzu kommt auch noch die gelebte Realität dieser Wohnanlage, wo „unter laufender Verwaltung“ auch folgendes zu berücksichtigen ist:

1. Die unterlassene Geltendmachung von so genannten Rohrleitungsverlusten in Folge von Wasserschäden (Kessel der Anlage geplatzt) mit dem Ziel einer Kulanzerstattung
2. Die Auswechslung des überdimensionierten, zu groß bemessenen Wasser-Hauptzählers gegen einen kleineren, mit der Folge, dass der Tagespreis der Wasserrechnung signifikant sinkt.
3. Die Geltendmachung einer unglaubwürdig hohen Differenz zwischen Haupt- und Einzelwasseruhren.

Leute, das Thema ist ekelhaft wie ein Endlos-Bandwurm. Es reicht vielleicht zu sagen, dass eine richtige Abrechnung zu machen bedeutet, dass man die Zusammenhänge einer Wohnanlage richtig verstehen muss, wozu man sich gewissenhaft einarbeiten muss. Jeder neue Verwalter, der das unterlässt, handelt grob gemeinschaftswidrig und oberflächlich, spart sich zwar eigene Arbeit und „Gehirnschmalz“. Dieses aber zahlt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, und zwar in beliebiger, vollkommen zufälliger Höhe.

Die hier dargestellte Abrechnung 2010 ist im ersten und im zweiten Entwurf zu verwerfen. Der dritte Entwurf erfolgt nun gewissenhaft, dafür werde ich sorgen. Und sei es auch -notfalls- mit gerichtlicher Hilfe. Dabei trifft die Kritik an den falschen, zwei Entwürfen natürlich frontal den neuen Verwalter. Weil der nun lamentiert, er habe alles „so übernommen“, ja, das macht doch nichts.

Kennen wir noch aus „Mauerzeiten“: Die Senatsreserve, hergestellt durch die Fa. JOLA. Das Besondere: Das Rindfleisch liegt im eigenen Saft. Schwierig: Wenn Verwalter zu sehr im eigenen Saft schmoren. Dann werden sie betriebsblind. Oder „tüksch“: dann gelten nur noch Formalien und nicht mehr, was wirklich zu tun sich aufdrängt. Fleiß, um die „harten Fakten“ von innen aufzubohren, sie aufzuklären und letztlich eine richtige Abrechnung zu erstellen, die der Lebenswirklichkeit Rechnung trägt. 

In jeder Wohnanlage sind die „harten Fakten“ nun mal wie sie sind. Dies nennt man „die Realität“. Um diese aber zu erkennen, muss man sich als neuer Verwalter gewissenhaft und „wie ein ordentlicher Kaufmann“ einarbeiten.  Im Zeitpunkt der Versendung von Wohngeldabrechnungen aber geht jeder (noch so neue) Verwalter auch ein fachliches Statement besonderer Schwere ein: er sagt den (neuen) Kunden damit, dass er diese Arbeit geleistet habe und nun guten Gewissens eine Abrechnungsgenehmigung empfehle. Nach allem was vorliegt, ist dies im vorliegenden Fall -allein am Beispiel der Wasserkosten- nicht der Fall, wie die Schilderung nachdrücklich aufzeigt.

Das Wasser ist trüb, die Luft ist rein. Der Verwalter muss ersoffen sein. (sinngemäße Abwandlung eines Strauß-Witzes, hier für Wohnungseigentümer) #ersoffen in Arbeit! mit der gründlichen Abrechnung

Schade. Das Leben und auch Verwaltung sind nun mal nicht oberflächlich. Sondern richtig. Oder falsch.

• Interessant: Dr. Karl-Heinz Stähling zur Bedeutung des Vermögensstatus in der WEG-Abrechnung
• Dazu passend: PowerPoint-Präsentation zu Dr. Karl-Heinz Stählings Fachvortrag
• Profunde Fundquelle: Der Haufe-Verlag versteht als Fachverlag was vom Vermögensstatus

(EP)