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Mit freundlichen Grüßen
Ihre GASAG

Früher schon hatten wir Gewaltfantasien: Wir stellten uns vor, wir schrieben der Telekom in Form einer Rolle Küchenpapier. Mit Thermofaxgerät auf der Gegenseite. So nudelt sich die Faxrolle komplett ab und die Kommunikation bricht zusammen. Heute würde man dies mit Email-AutoReply-Pingpong machen. Eine Regel erstellen, mit der auf ein AutoReply ein AutoReply gesendet wird. Ping Pong. Nutzloser kann man seine Zeit nicht verbringen.

Oder? Man schreibe einen Brief an einen Vertragspartner. Nennen wir ihn GASAG: Vorratskündigung. Eine 24-monatige Vertragslaufzeit endet am 31.12.2020 und Gott will, dass wir uns einen anderen Gaslieferanten suchen im Jahre 2020, dann stellt es für uns keine gute Vertragsnorm dar, aus dem Vertrag nur rauszukommen, wenn man mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Vertragsende (praktisch bis 30.09.2020, rechtzeitig) kündigt oder dann – Hallo? – zum 30.09.2021, damit das am 31.12.2021 erst gilt – Eine solche Kündigungsfrist ist unvorteilhaft. Für sie gibt es im Ermessenspielraum des eigenen Kopfs keinen vernünftigen Grund. Wenn ich weg will, will ich weg. Dann bin ich bereits unterwegs. Auch emotional.

Na klar, Wunschdenken derartiger Lieferanten. Kundenbindung funktioniert über Kundenzufriedenheit. Nicht über Tricks und Lederhosenklauseln. Wie werden wir derartig unvorteilhafte Vertragsklauseln los? Heute haben wir der Gasag den Zuschlag gegeben, das Mehrfamilienhäuschen mit 34 Einheiten zwei Jahre lang mit Erdgas zu versorgen. Das ist von der Größenordnung her ne halbe Industriekunden-Kondition, erfahre ich. Ab 500.000 kwH geben Gasag-Mitarbeiter besonders gute Konditionen.

…

J.S. Bach: Brandenburgische Konzerte №1-6

Dirigent: Claudio Abbado Orchestra Mozart Giuliano Carmignola Concerto No. 1 in F major 1. Allegro 2. Adagio 3. Allegro 4. Menuetto (Trio I, Polacco, Trio II) Concerto No. 3 in G major 1. Allegro 2. Adagio 3. Allegro Concerto No. 5 in D major 1. Allegro 2. Affettuoso 3. Allegro Concerto No.6 in B flat major 1. Allegro 2. Adagio ma non tanto 3. Allegro Concerto No. 4 in G major 1. Allegro 2. Andante 3. Presto Concerto No. 2 in F major 1. Allegro 2. Andante 3. Allegro assai Encore 1. Concerto No. 2 Allegro assai

Thema ist geschäftliche Ehrlichkeit und das System, weite Bögen zu schlagen, die uns miteinander entfremden und mit überflüssigem Bohei zustopfen. Telefonnummern: Die Kleinverbraucher, Kleinvieh, kriegen eine Nummer, da kommt ein Sprachsekretär zu sprechen. Der ist scheißfreundlich, aber unzuverlässig. Rund 15 Minuten warten wir in einer totenstill gewordenen Leitung, da hackt eine Stimme, wir sollen eins oder zwei sagen, wenn wir zur Verbesserung der Servicequalität beitragen möchten. Ich verspüre einen starken Druck auf meiner Speiseröhre. Brechreiz.

Ich schweige. Später erfahre ich nach zwanzig Minuten, hier bin ich falsch, das ist eine Großkundenanfrage, und ich bin wichtig. Aha. Unter der anderen Nummer geht kein Sprachsekretär ran, da geht gleich eine Mitarbeiterin ran. Die ist wirklich supernett. Sie ist knorke. Daumen hoch. Wir werden uns einig.

Am Ende des Telefonats steht eine Vertragsanbahnung von 24 Monaten Laufzeit auf dem Kalender. Das wird über eine Webschnittstelle hinüber gereicht zu mir und ich soll es bestätigen. Das mache ich, indem ich mich abmühe, mich nicht zu verlesen und die ganzen Fußangeln und Fallen zu finden. Regel Nummer Eins: Lade alles herunter, bevor sie einfach irgendwas ändern und später überhaupt nicht mehr reproduzierbar ist, worum es dabei ging. Zur Klarstellung: Es ging um fünfstellige Riesensummen, die mehr als dreißig Haushalte die nächsten 24 Monate zahlen sollen.

Als ich die Vertragsanbahnung bestätigt habe, hat die Gasag nun alle Zeit der Welt, dieses Klippschulgelände des Internets zu verlassen und ganz in Ruhe im stillen Kämmerlein ein Überraschungspaket zu schnüren. Was genau drinsteht, werden wir dann ja sehen. Es ist ein Haustürgeschäft. Ich ahne was kommt und was ich ahne, finde ich mehr als übel. Es folgt ein massiver Medienbruch: Das Geschäft über das Internet abgewickelt, aber nun wird es analog und beschwerlich und hundsanalog, altbacken und wie vor 100 Jahren. Der ganze Hype um ein funktionierendes Onlinegeschäft ist dahin. Weil der Neukunde JA gesagt hat. Aber jetzt.

Um Kunden zu rekrutieren, reicht ein vordergründiger Onlineauftritt und das Versprechen, modern zu sein. Ist der Kunde erst einmal im Sack, kann diese Ebene sofort wieder verlassen werden. Dann geht es nach richtig alten Regeln zu.

Jemandem dem Teppich unter den Boden wegziehen: Wenn für mich der Onlineabschluss von ausschlaggebender Bedeutung wäre, wäre spätestens jetzt meine Absicht zuverlässig zusammengebrochen, das Geschäft wirksam zu Ende abzuschließen. Ich könnte beispielsweise das Büro zu haben, von Mallorca oder den Kanaren aus noch schnell den Gaslieferanten für meine Kunden wechseln. Pustekuchen. Da denken sie einfach nicht mit. Das kommt in ihrer Welt nicht vor. Sie irren. Im eigenen Saft.

Sie werden es per Post zuschicken. Das dauert einen Monat und ist das Gegenteil von Effizienz. Am Ende werden alle Beteiligten sämtliche Prozesse, die ja nun erst digital erstellt, dann analog ausgedruckt und zugeschickt werden, doch wieder digitalisieren, sodass der Printweg überflüssig erscheint, und alles wird bei allen inzwischen in einem Dokumentenmanagement landen. Davor war schön Papier. Also 1980. Nein, kein Thermopapier.

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Mit freundlichen Grüßen
Ihre GASAG

Zur Auto-Reply:

Im Betreff stand vorher, worum es ging. Aktenzeichen, Kundenummer, Betreff der Vorratskündigung. In der Antwort steht im Betreff nur noch: „Empfangsbestätigung“ – Das ist aber ganz schön gedankenlos und mindestens grob unhöflich. Danke.

Es folgen lange Belehrungen, die ich an dieser Stelle nicht erwarte. Ich hab mich nicht zu einem EDV-Seminar „Sichere Emails? Eine Chimäre….“ angemeldet. Ich hab es doch so gewollt. Und spätestens hier sagt dann mein Geschäftspartner eben nicht: Du willst es doch auch. Sondern er sagt: Mach das bloß nicht, es ist wirklich hundsgefährlich. – Ja, dann antworte doch erst gar nicht auf Emails. Wozu hast Du denn diese Adresse eingerichtet?

Die Kunst der Lüge besteht natürlich heutzutage in der Aufbereitung jeglicher eigenen Interessenlage auf eine Art und Weise, die einem Kunden signalisiert: Du willst es doch auch. Was denn? – Ja, das bequeme Kundenportal MEINE GASAG. Boah, danke. Im Grunde will ich gar nichts anderes mehr.

Ich bin allerdings ein Dickkopf und habe mir in den Kopf gesetzt, die Gelegenheit mal beim Schopf zu fassen und auf diese Autoreply-Email noch einmal nachzusetzen. Ich schreibe denen folgendes:

Mitteilung (Text einer Email an Herrn Autoreply, der darauf mit einer Autoreply antwortet)

Folgende Hinweise für Sie als Systemadministratoren einer hoffentlich funktionierenden Serviceumgebung:

Ihre Email ist nichtssagend, sie sagt nicht aus, dass ein bestimmtes Schriftstück eingegangen ist, so etwas ist dem nicht zu entnehmen. Ich werde auch auf diese Email wieder eine weitere
Email zurück erhalten. Ich kann Ihnen alles schreiben und Sie haben gar nichts gesagt. Das ist mangelhaft. Es wäre schon wichtig, dass Sie in den Geschäftsprozessen abbilden, was genau
Sie erhalten haben. Bspw. eine „übernommene Betreffzeile“.

Und dann sagen Sie auch noch systematisch, also mit jeder Email, die Sie senden: Mach das nicht, Kunde, das ist unzuverlässig, das ist gefährlich, das kann von Anderen mitgelesen
werden. Warum nehmen Sie dann diesen Channel? Oder wollen Sie ihn eigentlich gar nicht anbieten?

Ich sag Ihnen noch was, für Sie nicht so wichtig:
Für mich ist wichtig, dass ich meine Prozesse mit Ihnen rechtssicher aufbaue und darauf vertrauen kann, das was ich tue, rechtlich richtig ist und funktioniert. Das können Sie mir mit
Ihrem System nicht bieten. Ich hab’s versucht. Ich habe buchstäblich nichts in der Hand.

Und weil alle immer mehr GAGA werden und niemand noch was versteht, überlege ich wirklich, ob ich diesen ganzen EDV-Scheiß runterfahre und zum alten Eisen zurückkehre.

Denn auch Sie sagen ja nichts anders als nur:

a. Emails sind Mist, hundsgefährlich. Boah, bloß nicht.
b. Ich soll mich wie ein Mitarbeiter von Ihnen an irgendeine Weblösung Ihrer Programmierer setzen. Nun stellen Sie sich mal vor: Icke und meine hundert Lieferanten. Ganz ehrlich:
Das will ich gar nicht. Ich bin kein Mitarbeiter. Ich bin Kunde.
c. Seit wir aus Rechtsgründen eine spezielle Emailadresse nur für Rechnungen eingeführt haben, kriegen wir von Lieferanten vieles, eins aber nur selten oder gar nicht: Rechnungen. Wir bekommen Newsletter, Surveys, Gewinnspiele, Preiserhöhungen. Manchmal bekommen wir dahin auch Emails, dass ein Dokument anderswo für uns bereitliegt. Hallo? Das ist so ein Quatsch, das glauben Sie nicht. Oder?

Kurz gesagt: Alles was für so einen Branchendino super über eChanneling (neues Wort) verschickbar ist, wird auch geschickt. Auch wenn meine kleine spezielle Adresse für elektronische Rechnungen nicht dafür da ist. Das wird gar nicht gefragt. Das ist dann auch nicht Ihr Problem, stimmts?

Na, mal sehen. Wir warten den weiteren Geschäftsgang ab. Und überlegen intensiv, wie das funktionieren könnte. Könnte?

Wenn Sie jetzt nur diese läppischen drei Punkte mal besser machen könnten, würden wir schon Super sagen. Ich wette, das wird nicht klappen.

Im Betreff steht gerade jetzt:
AW: Empfangsbestätigung #817 (Bitte ändern Sie diesen Betreff nicht)

An Ihrer Antwort wird man sehen, Sie können nichts dafür. Nur das wird nicht klappen.
Ihr Kunde….

(Ende Gelände)

Und richtig, übrigens: Ich habe auf diese weitere Email nochmal dieselbe nichtssagende Email bekommen. Warum nicht? Wir müssen uns fragen, wie wir gute Qualität in unsere Geschäftspartner kriegen? Das geht Stück für Stück alles den Bach runter. Apropos Bach. Nun ist auch klar, warum ich die hier eingangs eingeblendete Musik dazu rieseln lasse, wie früher weißen Schnee. Hier ist nichts übertrieben.

Ich fand es ganz interessant, das mal so aufzuschreiben. Ich hätte es mir auch sparen können. Es interessiert sowieso niemanden. Wie schade.

Ein  guter Anbieter von Gas ist bspw. Energieversorgung Deutschland (EVD). Wir sind allerdings noch weit weg vom freien Markt voll Lust mit Liebe.

Platzhirsche und ehemalige Monopolkapitalisten (Gasag, Vattenfall, später die Netzgesellschaft Berlin) haben ihre Fingerchen wohlweislich noch mit Macht drin und spucken Galle. Dass da keiner in die Suppe spuckt, im aufgeteilten Energiekuchen. In der Abwicklung ganz gut, kann man mit EVD gehörig Heizkosten sparen. Und tut es auch. Probleme in Stichworten:

Schreibgeschützte Pdf-Rechnungen: Bäh, negative, unnütze Doppelarbeit. Man muss sie ausdrucken und einscannen. Das ist objektiv auch aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich und sollte dringendst geändert werden. Wenn Menschen digitales Dokumentenmanagement betreiben, sind schreibgeschützte Rechnungen eine regelrechte Arbeitsverweigerung. Die Verweigerung, auf hohem gekonnten Niveau zusammen zu arbeiten. Negative Kundenerfahrung.

Ein regelmäßig professioneller Kundenwunsch ist die Anfertigung stichtagsbezogener Jahresabrechnungen, bspw. zum 31.12. des Jahres. Dass dies nicht hinterlegt werden kann, stellt einen Systemmangel dar und hindert erfreuliche Zusammenarbeit. Jetzt weiß Energieversorgung Deutschland auch das.

Leider geht es nur mit Brimborium. Der Punkt ist, dass die Stichtagsbezogenheit bei Fremdanbietern wie EVD offenbar wegfällt, während es im Urin der großen Dinosaurier angelegt ist, zu einem Wunschstichtag abrechnen zu können. Das ist weder groß der Rede wert, noch überhaupt erwähnenswert. Bei der Energieversorgung Deutschland funktioniert so eine Abrechnung erst, wenn man sie interaktiv anstößt. Man muss also jährlich fest Arbeit einplanen, um etwas Selbstverständliches zu bekommen. Und auch wenn die Vertragslaufzeiten vom 31.12. abweichen, in der Realität, so kann man doch deutlich sagen, es ist unverständlich, warum nicht eine abweichende Abrechnungsvereinbarung abgeschlossen werden kann? Das heißt doch nur ein bisserl organisieren und schwupps. Leider doch zu kompliziert, denn ohne mehrfaches Kontaktieren, Insistieren und Mahnen läuft nichts. Vom Kalenderjahr abweichende Kündigungsfristen sind mit Verlaub eine Zumutung, aber möglicherweise nicht zu ändern.

Die große Frechheit liegt hier im unklar angelegten Wechselsystem, in dem es einem kaum noch möglich ist, planbare wunschgemäße Vertragslaufzeiten zu steuern. Also ganz absichtlich bspw. ein Kalenderjahr. Hier muss zu viel Arbeit investiert werden.

Ob der Wechsel vom Energielieferanten namens Platzhirsch zu einem neuen, jungen wilden Anbieter mit erheblichen Einsparungen verbunden ist? Beim Gas? Beim Strom? Oder ob er auch mit einer erheblichen Qualitätseinbuße in der Kundenbetreuung verbunden ist? Dies ist das Thema der nachfolgenden Ausführungen. Ein paar Erfahrungen.

Der Fairness halber nenne ich den Gaslieferanten nicht, den ich auf dem europäischen Gasmarkt für Energielieferanten ausfindig gemacht habe und bei dem ich für eine Anlage in Berlin-Wilmersdorf ungefähr die Hälfte der bisherigen Gaskosten bezahle. Pacta sunt servanda: Verträge sind einzuhalten. Ich sehe Kostenersparnissen entgegen, die ggü. dem Berliner Platzhirsch (Bitte, keine Namen) wirklich viel preiswerter sind. So weit. So gut.

Das Kundengeschäft ist inzwischen eingetütet und es gibt ein Kundencenter-Login. Dort stehen zwei Schreiben zum download (pdf) bereit. Eins sagt freundlich Hallo und ein zweites bestätigt den Lieferbeginn (Vertragsbeginn). So ein Briefdokument (pdf) ist ein Stück Papier im neuzeitlichen Sinne. Manche Menschen drucken und heften es ordentlich in einen Leitzordner, der von Büro2000 (jetzt: 3000) oder Herlitz24 sein kann. Andere Menschen wiederum haben bereits elektronische Dokumentenmanagementsysteme selbst eingerichtet oder als funktionierende Software erworben. Die nennen so was einen eBrief und verzichten auf Papierausdrucke (analoges Büro). Sie heften Briefe, Rechnungen und Vertragsdokumente elektronisch weg. So ist es auch hier.

…

Das elektronische, neumodisch aufgefasste Miteinander von Vertragspartnern wie diesen stößt allerdings immer wieder auf große Untiefen. Untiefen, ein Unwort, sind stark abfallende Ufer, in die man ins Leere fällt, um umgehend zu ertrinken. Eine solche Untiefe sind Lieferanten, die betriebswirtschaftlich und organisatorisch nur an ihre eigene kleine Welt denken, die nicht mitdenken und die Vorschriften machen, die es nicht gibt. Ein zeitgemäßes Austauschen von elektronisch erstellten Nachrichten berücksichtigt vieles in puncto Kundenfreundlichkeit, was wirklich viele dieser elektronischen Idioten (oder vielleicht besser deren IT-Abteilung?) unberücksichtigt lassen.

Wer elektronische Unterlagen an Vertragspartner verschickt, darf nicht nur an eigene Aspekte seiner Existenz denken: er muss vielmehr ins Kalkül ziehen, dass der Empfänger einer solchen Sendung mit empfangenem Schriftgut eigenes anfängt: Diesen Vorgang nennt man die Sachbearbeitung.

Wir nennen ein negatives Beispiel, das gerade passiert ist. Nennen uns selbst Profis im Dokumentenmanagement seit rund 15 Jahren. Anders ausgedrückt machen wir das schon länger als viele unserer Lieferanten, die man erst in den letzten fünf bis acht Jahren vom elektronischen Papiermanagement überzeugt hat.

Im Grunde sind zwei Geschäftsfelder zu nennen:

a.) Der Bedarf, Dokumente in einen Workflow zu bringen, die beim Kunden ankommen und die man im eigenen Organismus ablegt, zum Zwecke der Dokumentation.

b.) Der Bedarf, immer mehr der ureigenen Aufgaben durch gute Organisation so umzustrukturieren, dass die Arbeit von immer weniger eigenem Personal erledigt werden muss. Kundenzugriffscenter sind hier Usus.

Gleichzeitig soll beides dazu führen, dass man es im Marketingsprech mit Kundenzufriedenheit gleichsetzen kann.

Im Kundencenter mit eigenem Login-Daten, damit Kunden ihre Vertragsbeziehung selbst pflegen können, kann ich Dokumente einsehen, Zählerstände eingeben und Abschlagzahlungen ändern, Einzugsermächtigung erteilen oder herausnehmen. Und gut.

Zu bemängeln ist schon, dass es keine einheitlichen Regeln für Kundenpasswörter gibt. Jede IT-Abteilung denkt sich eigene (angeblich viel bessere) Regeln aus, wie die Konventionen zu sein haben. Hier wird vom Kundengedanken aus Gründen eigener Selbstüberschätzung (Wir sind besser!) abgewichen. Trotz dieser elektronischen Klugscheißerei sind großen Unternehmen in großer Fülle Kundendaten geklaut worden. Siehste! Selbstüberschätzung. Die Lösungen sind nicht Komplizierungen für Laien und außerhäusige Endkunden, sondern interne sichere Unternehmenslösungen vollkompetenter Dienstleister.

Im Korrespondenzteil sind immer größere Textbausteinbibliotheken und Werkzeuge geschaffen worden, mit immer längeren Kundennummern, Vertragskonten, Buchungszeichen. Individueller Schriftverkehr ist sowieso zu teuer und wenn es brennt, Notfallhotlines mit durchschnittlich oder schlecht gebildeten, ihrem Unternehmen in tiefer Gläubigkeit verbundenen Mitarbeitern, manchmal auch outgesourcte Callcenter.

Hier ist vom ganzen Ansatz der Kunde erst mal blöd. Er erkundigt sich im Regelfall nicht nach Verbesserungsmöglichkeiten der Kundenbetreuung, für die diese Hotlines nicht eingerichtet sind. Sondern danach, wie er als Kunde passend für das Unternehmen agiert. Vollkompetenz und Ansprechbarkeit sieht anders aus. Ich gebe weiter unten ein drastisches, lächerliches Beispiel.

Soweit als möglich sprachmenügesteuert. Verabredungen sind am Telefon nicht mehr erlaubt, da die Mitarbeiter keine Kompetenzen besitzen. In engen Fällen ist man auf den Schriftweg verwiesen. Der ist zum Teil wirklich haarsträubend.

Hotlines sind nicht Beratungen für Lösungen, sondern Maßregelungs- oder Gebrauchsanweisungen für zu doofe Kunden, die sich nicht systemkonform verhalten.

Diese Servicepartner sind oft keine.

Ich versprach oben ein Beispiel, das hanebüchen ist.

Wir reden über den Schreibschutz von elektronischen Dokumenten (pdf). Dabei handelt es sich um die Rechnung, den Brief, die Vertragsänderung, die von einem IT-Mitarbeiter des Unternehmens mit Sicherheitsrichtlinien versehen wird, um solche Dokumente gegen Veränderung zu beschützen. Das ist für den gewöhnlichen Klein- bzw. Privatkunden selten ein Problem. Als Kunde, der beruflich professionell Dokumentenmanagement betreibt, sind solche Schreibschütze tödlich. Immer wieder werden solche Restriktionen festgestellt, aber sie sind kundenunfreundlich und basieren auf der falschen Vorstellung von Pippi Langstrumpf, sie könne sich die Welt allein so bauen, wie sie ihr gefällt. Und nicht den Anderen. Die Anderen, das sind wir.

Die Hausverwaltung sendet deswegen an den neuen Gas-Vertragspartner, das Unternehmen, einen schriftlichen Hinweis mit folgendem Wortlaut schriftlich ab, denn telefonisch hat das von vornherein keinen Sinn, und es ist eine durchdachte Mitteilung, die neu geschaffen wurde für solche Fälle (Textbausteinbibliothek):

Wir melden Behinderung durch Schreibschutz in Ihrer eKorrespondenz. Ihre Dokumente sind nicht barrierefrei, lassen sich nicht be- bzw. verarbeiten. Sie müssen ohne Schreibschutz sein. eKorrespondenz wird mit Bearbeitungsvermerken (Posteingang, Prüfung) versehen, zusammengestellt (elektronisch geheftet) zu Vorgängen. Die Kriterien richtigen Dokumentenmanagements kennen derartiges nicht. Es sind Selbstverständlichkeiten zeitgemäß arbeitender Büros. Rechtlich ist Schreibschutz eindeutig nicht erforderlich. Der weltweite
Standard kennt Maßnahmen wie gezielten Dokumentenprotektionismus nicht. – Sie können dabei bleiben: Dann müssen Sie im Verhältnis zu uns konventionelle Briefversandform umstellen. Ändern Sie die Dokumentform auf „bearbeitbar“ oder stellen Sie sofort um. Wir werden
technische gezielte Behinderungen unserer Arbeit nicht akzeptieren. Bei der Auswahl von Firmen und Lieferanten unserer Mehrfamilienhäuser achten wir auf Kompatibilität und übliche Zusammenarbeit. Sie sind ausschlaggebend für die Auswahl.  Die Sache ist dringlich.

Oder einfacher: Das Anbringen eines Schreibschutzes auf elektronische Korrespondenz geht gar nicht. Es mag sein, dass weltweit viele Menschen mit dem Adobe Reader arbeiten und Korrespondenz elektronisch austauschen. Professionell arbeitende Dienstleister mit einem elektronischen Dokumentenmanagement kommen mit dem gewöhnlichen Adobe Reader nicht aus. Sie besitzen mit einem Anspruch auf Ernsthaftigkeit ihres Tuns die Vollversion des funktionsbegrenzten Readers: Den Adobe Acrobat in der Vollversion. Im Grunde ist das Dokumentenformat noch nicht das wichtigste. Es könnte sich auch um eine Worddatei handeln oder um ein Bild (jpg).

Kommen wir nun zum nicht erforderlichen Sprachmüll. Die Eingangsbestätigung ist wie folgt abgefasst: „Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, vielen Dank für Ihre Nachricht, deren Eingang beim Kundenservice wir Ihnen hiermit bestätigen. Ihr Anliegen ist uns wichtig und daher bemühen wir uns, dieses schnellstmöglich zu bearbeiten.“ #Sprachmüll #TexteUndNachrichtenDieDieWeltNichtBraucht

Natürlich ist das nett, das zu schreiben. Nein, ist es nicht. Es ist überflüssig. Und nett kann es gar nicht sein, es ist programmiert. Es ist Software. Was wirklich ist, ist weiter unten als berufliches Kuriosum dargelegt.

Der beruflich mit elektronischen Dokumenten arbeitende Mensch muss mit solchen Dokumenten umgehen können. Dazu gehörte auch auf der analogen Papierebene (früher) mindestens folgendes:

1. Das Dokument bekommt einen Eingangsstempel
2. Es wird notiert, für wen es ist oder ein Ordnungsbegriff wird aufgebracht.
3. Ein Prüfvermerk wird aufgebracht, bspw. ob eine Rechnung sachlich richtig ist.
4. Eine Buchungsanweisung für die Buchhaltung wird notiert.
5. Das Dokument wird einem Dritten zur Kenntnisnahme übersandt, ergänzt um einen kurzen Hinweis, warum?

Und so fort. Das ließe sich fortsetzen.

All das erlaubt das genannte Gaslieferungsunternehmen nun aber nicht.

Das Dokument lässt sich nicht bearbeiten, wie es oben angesprochen ist.
Das Dokument lässt sich nicht mit weiteren Dokumenten zu einem Vorgang zusammenstellen, weil es schreibgeschützt ist, man kann also auch keine weitere Seite anhängen. Das ist eine so starke Bevormundung und ein Eingriff in die Rechte Dritter, an Dokumenten weiter zu arbeiten, dass eine Behinderungsanzeige (siehe oben) erfolgte.

Noch besser ist aber die Antwort auf diese Mitteilung. Da hat jemand den Wald vor lauter Bäumen nicht…ich nannte es ein berufliches Kuriosum:

vielen Dank für Ihre E-Mail vom 25.07.2016. Gern haben wir Ihr Anliegen geprüft und teilen Ihnen mit, dass Sie das Dokument vor dem Öffnen lokal auf Ihrem Computer speichern. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version des Adobe Readers auf Ihrem Computer installiert haben. Wir bitten um Ihr Verständnis. Wir wünschen Ihnen einen angenehmen Tag.

Und nein, kein angenehmer Tag.

Die Empfehlung (siehe hier Überschrift): „Wir bitten, mit Ihrer IT dringend zu sprechen!“ wurde nicht befolgt. Warum auch? Es ist nur ein Kunde. Man hat das gar nicht verstanden Schlecht ausgebildet.

Schreibschutzgeschützte eDokumente gehen gar nicht. Das muss ich kaum nochmal wiederholen. Die Antwort erfolgte umgehend.

diesen Vorgang reiche ich erneut (nochmals) ein und bitte, erst das Dokument zu begreifen (also inhaltlich zu verstehen) und dann Maßnahmen wie Antworten einzuleiten. …, die vermuten lässt, dass Sie die Anfrage überhaupt nicht verstanden haben. Lassen Sie bitte Ihre IT-Abteilung draufschauen, die werden das verstehen. Danke. (Antwort, gekürzt)

So in etwa ist also die Korrespondenzqualität mit Unternehmen wie diesen. Ich wette, als nächstes kommt irgendeine Email, in der behauptet wird, das ginge so nicht und das sei auch verboten.

Ich will nicht voreingenommen sein.

Die kurze Mitteilung meinerseits ist nicht weniger als eine Forderung an ein großes Energielieferungsunternehmen, eine falsch voreingestellte Dokumentensicherheit abzuschaffen, für die es keinen Grund gibt. Die technisch dafür sorgt, dass Kunden mit den elektronischen Dokumenten nichts anfangen können.

Zwei Lösungen bieten sich an: Änderung einer ganzen Unternehmenspraxis. Oder Trennung von der Geschäftsverbindung mit solchen Kunden, die derartiges zu recht beanstanden. Es ist auch schon fragwürdig, warum solche Unternehmen anstatt Rechnungen elektronisch zu versenden, komplizierte Login-Szenarien konstruieren, mit der Folge, dass sich der Kunde erst einloggen muss, um überhaupt Kenntnis von einer Rechnung zu erhalten. Doch das ist wieder ein anderes Thema.

Schreibschutz ist ein NoGo. Man muss nur mal drüber nachdenken. Eins ist klar: Nur mit Druck gibt die Zitrone Saft. Wir werden sehen. Aber auch berichten.

Weiterführend

Ist das so? Sind Verträge wirklich einzuhalten, wenn man sich wechselseitig behindert? Im Prinzip ja.

Wer meint, hier werde nun allein die GASAG gescholten, irrt. Inzwischen haben sehr viele größere Unternehmen ihre Einheiten für den telefonischen Kundenkontakt straff organisiert. Und zwar so straff, dass es kaum noch möglich ist, zu kommunizieren. Mit einer Ausnahme: „Communication breakdown“ ist ganz leicht, Mainstream geht, alles was sich schwierig darstellt, ist schlicht nicht mehr besprechbar.

„Es gibt da gar keine Nummern, die wir rausgeben können,“ sagt Frau Gasoline Gasag (* Name abgeändert). Eigentlich telefonieren wir schon seit zwanzig Minuten. Aber eigentlich bin ich gar nicht aufgelegt. „Ich kann für sie eine Email schicken, um einen Rückruf anzustoßen.“ „Das läuft falsch,“ sage ich. Die GASAG hat mich heute Vormittag fünfmal angerufen. Die übermittelte Rufnummer habe ich zurückgerufen. Ich habe rund 30 Minuten vergeigt.

…

Ich war heute Morgen um 09 Uhr im Gespräch. Das Gespräch war gut. Wir haben darüber gesprochen, es ist seit dem Oktober von der GASAG noch nicht erledigt, die Bauherrengemeinschaft vertraglich aufzulösen und vertraglich zu bestätigen, dass nun eine WEG im Geschäft ist, als Rechtsnachfolgerin der GbR, die einzig und allein zu dem Zweck gegründet wurde, ein Haus zu bauen. Überhaupt gibt es Pingpong wie in Pjönjang und mir platzt gerade zum wiederholten Male die Hutschnur.

Menschen arbeiten immer ergebniskonzentrierter und aus betriebswirtschaftlichen Erwägungen wird es immer schwieriger, mit Menschen zu sprechen. Stattdessen läuft tagtäglich lauter „digitaler Mist“ zwischen Menschen, der im Grunde genommen nur noch ärgerlich ist. Der „digitale Mist“ entsteht aus verschiedenen Gründen. Einer davon ist „Rationalisierung“. Ein anderer ist Bequemlichkeit. Oder sogar die vollkommen abwegige Vorstellung, man könne zu jeder Tages- und Nachtzeit essenzielle Nachrichten an Dritte absondern, die für diese genauso wichtig sind wie für einen selbst.  Zu Bequemlichkeit kommt manchmal auch „Langeweile“.

Unabhängig hiervon besteht ein Bedarf zu hoher Qualitätsdichte in der elektronischen Abarbeitung von Geschäftsprozessen. Wer die elektronischen Nachrichten durchsieht, wird im Regelfall feststellen, dass ca. 70 bis 90% digital versendeter Nachrichten überwiegend überflüssig sind. Im Nachhinein betrachtet. Dabei versucht jeder, der Kommunikation braucht, so sinnvoll als möglich zu agieren. Am Ende jeder gescheiterten Kommunikation via Email steht der „menschliche Kontakt“. Dieser wird erst dann (wieder) eingesetzt, wenn alle anderen Strategien der Bequemlichkeit, der Langeweile und der Rationalisierung versagt haben, weil sich elektronisch manches schlicht nicht klären lässt.

Bei der GASAG läuft es so mit dem Versuch, telefonisch zu interagieren:

Grundsätzlich bejaht die GASAG wie auch VATTENFALL und andere „Riesen“ die telefonische Interaktion mit den Kunden. Ihnen allen ist immanent die Strukturierung dieses Teils der täglichen Arbeit über zentralisierte Bearbeitungseinheiten, die ihre Telefonnummern nicht herausgeben und deren menschliche Zusammensetzung uns als Anrufer stets komplett egal sein muss. Damit sind die Mitarbeiter dieser „Service-Einheiten“ im Kern komplett entmenschlicht. Sie werden bei nächster, sich bietender Gelegenheit gegen softwaresteuerte Sprachsysteme ersetzt, die jetzt im Einsatz sind, deren ausufernde Benützung allerdings erst noch bevorsteht. Das ist Zukunftsmusik. Wartet es ab.

Am Morgen um 09 Uhr besprechen wir mit Frau Alpha Beta (* Name geändert) den Kern unseres Anliegens. Verabredet wird die ergänzende Zusendung von Unterlagen an sie. Das passiert „stehenden Fußes“ (sofort). Im Verlaufe des Vormittags tragen sich rund fünf Anrufe von der GASAG in das Rufjournal ein. Der Rückruf über die stets selbe heraus übermittelte Rufnummer landet im „Callcenter der GASAG“. Es ist überflüssig, dort jemanden zu fragen: „Sie haben angerufen, was wollten Sie denn?“ – Denn die ich spreche, ist schließlich Geroldine Gasag (siehe  oben) und die weiß von nichts. Wir können also auf dem Gespräch nicht aufbauen.

Kommunikationsversuche bis der Arzt kommt! Nullsummenspiele der digitalen Belanglosigkeit!

Ja, sie sagt, sie hat jetzt da diesen Datensatz. Da ist notiert, worum es heute ging, stichwortartig. Dort steht: Ich werde Unterlagen zusenden. Ich sage: „Ja, das habe ich schon gemacht, wurde stehenden Fußes…“ – Sie sagt: „Aha, naja, ach so, na dann.“

Jetzt ruft Herr Kujath (* Name geändert) von der GASAG an und sagt: „Ich weiß ja nicht, ob Sie das wissen, aber das läuft bei uns intern über key accounter, damit nicht fünf Leute an derselben Sache arbeiten.“ – Okay.

Der Zeitaufwand einer „läppischen Sache“ liegt heute Morgen bei dieser Sache summa summarum bei ungefähr einer Zeitstunde. Weil es auf der Seite der GASAG ein Bedürfnis zur betrieblichen Rationalisierung gibt. „Zu Trainingszwecken kann eine Aufzeichnung der Gespräche erfolgen“ und „zur Steigerung der Beratungsqualität“, sagten inzwischen fast alle Großbetriebe. Und wir lachen mit den Hühnern. Ein solches Verhalten ist kundenunfreundlich und rücksichtslos.

Der gesamte Datensatz ist eine ewig um sich selbst kreisende Wurst der digitalen Auftragsbearbeitung. Das Ende ist jetzt in Sicht. Denn ich habe diesen Knoten durchschlagen und angerufen. Das war´s auch schon. Mit uns nicht: Pingpong wie in Pjöngjang. Ne.

 (EP)