Nicht alle Emails, die man als beruflicher Vielmailer erhält, tragen tiefen Sinn. Vattenfall zum Beispiel schreibt:

Betreff der Email (* Straßenname verändert von uns)
RE: 830 weg – Blablakeksstr. 7, Berlin-Spandau – Richtige Abrechnung #15

bitte teilen Sie uns mit, um welche Vertragskontonummer es sich bei Ihrem Anliegen handelt. Gerne überprüfen wir die Rechnung, sobald wir entsprechende Daten erhalten.
Mit freundlichen Grüßen Ihr Serviceteam der Vattenfall Europe Sales GmbH

Wir antworten sofort, doch Vorsicht:

…

Bitte schicken Sie uns doch nur Emails wie diese, wenn Sie auch bestätigen können, diese gelesen zu haben. Schauen Sie einfach mal auf den Betreff und gern helfe ich Ihnen:
* Die Anschrift gibt es einmal in Berlin.
* Sagen Sie nicht, Sie wüssten nicht, wer dort Ihr Vertragspartner ist? Die Hausverwaltung hat 1 Zählerlein mit Ihnen für Hausbeleuchtung. Es kann sich also nicht um Wohnungszähler-Endkunden handeln, hier tritt eine Hausverwaltung auf.
Ach so, eins aber habe ich verstanden, Sie wollen gar keine Antwort:
* Sie vergeben keine Ticketnummer? Also alles nochmal von vorn?
* Aber nicht antworten, denn [mailto:noreply.ks@vattenfall.de] ist klasse!
So geht Nonverbales Kommunizieren, ja? Ich verstehe: Und leite um.
Haben Sie das verstanden? Prima.

Man bekommt zu einer sorgfältig abgefassten Email mit Nennung des Straßennamens und des Bezirks für einen Hausstromzähler eine Anfrage per Email, die nicht beantwortet werden darf, Vattenfall sagt: „Antworte nicht, die Absenderadresse ist „No Reply“. Ein Song der Beatles, by the way.

Der erfahrene Vielmailer weiß, dass er diese Absenderadresse beim Antworten rauslöschen muss, um sie gegen eine funktionierende aus dem eigenen Adressbuch auszutauschen. Die Adresse noreply will keine Antwort haben. Hier wird es einem richtig schwer gemacht, zu antworten. Was erlauben Vattenfall? – Wie ärgerlich.

Nach Antwort an die richtige Emailadresse gibt es Antwortemail. Oder wie aus No Reply jetzt Auto Reply wird.

Das ist nicht der Betreff: „RE: 830 weg – Blablakeksstr. 7, Berlin-Spandau – Richtige Abrechnung #15“

Wie um absichtlich Verwirrung zu stiften, trägt diese Email einen ganz anderen, neuen Betreff: „Ihre Nachricht an onlineservice@vattenfall.de“

So geht „Verwirre Deinen Kunden und halte ihn auf Trab.“

Vielmailer wissen, was gemeint ist, eine der wertvollsten Informationen ist ein guter Betreff im Zeilenmehr (Zeilenmeer, Zeilenfriedhof) des elektronischen Nachrichtensystems. Stattdessen ist die Email neu aufgebaut, hat andere und kurz gesagt irrelevante Betreffinhalte und sagt ohne jeden Bezug zum ursprünglichen Anliegen inhaltsleer:

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Anfrage wurde erfolgreich an unseren Kundenservice weitergeleitet. Unser Ziel ist es, auf jede E-Mail binnen zwei Werktagen eine Rückmeldung zu geben. Wir freuen uns, für Sie da zu sein. Freundliche Grüße, Ihr Vattenfall Team

Herzlichen Glückwunsch. Freude, schöner Stromschlagfunken! Schriftlich gelogen.

Fasse zusammen:
* Viele Unternehmen schwimmen in ihrer eigenen Soße elektronischer Betriebsabläufe. Sie sind der Nabel der Welt. Jedenfalls tun sie so.
* Viele Unternehmen machen es Menschen kompliziert, zu kommunizieren. Eine hohe Kunst, die sie nicht beherrschen.
* Viele Unternehmen verschicken Emails, die man objektiv gar nicht braucht.
* Viele Unternehmen geben viel Traffic („Bohei“) in die Welt, der sie nichts kostet und der weil er nichts kostet, ablenkt vom Wesentlichen. Von der Aufgabenerledigung.

Das waren zwei Emails im Leben eines Verwalters zu viel.

Da muss doch was zu machen sein. Irgendjemand muss nachdenken. So kann es unmöglich bleiben.

Große Unternehmen gründen die Abteilung für Unternehmenskommunikation. Oder die Presseabteilung erledigt das mit. Es geht um nicht weniger als die Kernfrage: „Ist das Vattenfall Team voll Freude, für mich da zu sein?“ – Wenn das auch niemand verlangt.

Bis die Frage geklärt ist, zweifle ich dran. Durchaus ein bisschen bissig. Ein Häppchen bissig…. No Reply oder Auto Reply: Wir singen schon mal mit, der Text ist drin. Viel Spaß.

THE BEATLES : No Reply – instrumental cover

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Um Ihnen eine Auskunft erteilen zu können, benötigen wir noch Ihre Liegenschafts- oder Kundennummer. Nur so ist es uns möglich, Ihre Anfrage schnellstmöglich zu bearbeiten.
Alternativ können Sie uns auch die vollständige Anschrift der Liegenschaft nennen. Vielen Dank. Haben Sie noch Fragen? Unsere Kundenbetreuung steht Ihnen von Montag bis Freitag in der Zeit zwischen 8.00 Uhr und 18.00 Uhr gerne persönlich zur Verfügung.

Der Text kommt freundlich daher. Doch das ist ein Irrtum. Denn der Text sagt: Du bist zu doof, verständliche Daten anzugeben, wenn Du uns eine Email schickst. Hast Du noch Fragen? Dann ruf an. Ist doch einfach.

Was die Fa. TECHEM schreibt, stimmt so nicht und ist ein Textbausteinmonster. Denn der „beanstandeten Email“ ging folgendes voraus, im Interesse der Vollständigkeit.

Was Konfuzius, der nickelige chinesische Philosoph ebenfalls beanstandet, war passiert: Der Kunde hatte zuerst angerufen….

…

Bewertung: 1 von 5 Sternen +++++ verdient? +++++

Damit eins klar ist: Auch wenn sich die Bewertung von Plätzen, Firmen und Einrichtungen im Internet überwiegend durchgesetzt hat als System mit 1 bis 5 Sternen, sagt das noch lange nichts über die einigermaßen zufriedenstellende Qualität aus, wenn bewertete Plätze 1 Stern einheimsen. Der Fehler ist ein Programmierfehler: Um einen Platz bewerten zu dürfen, muss man mindestens einen Stern vergeben. Weil die Programmierer nicht verstehen, dass auch mit 0 Sternen bewertete Plätze ihre Berechtigung hätten. Das ist der Fatalismus an der ganzen Angelegenheit.

Denn eins, Techem, ist klar.

Vieles ist per Anruf besser zu erledigen. Wenn die Rahmenbedingungen, das Umfeld und die Absicht, Kundenanliegen ernst zu nehmen, stimmt.

In diesem Fall: Eine eingebaute Kaltwasseruhr in einem Objekt in Kreuzberg. Seit 2009 hängt sie da in der Wohnung einer Wohnungseigentümerin. Die wird allerdings wie jedes Jahr auch 2013 wieder ohne jeden Zählerstand gemeldet und ergo mit Schätzungen abgerechnet. Das hat die Verwalterin endgültig erzürnt. Denn seit Jahren….

Eine Handwerksfirma war beauftragt: „Finde den Fehler“. Und hat ihn gefunden: Kein Fehler, eine Uhr ist vorschriftsmäßig eingebaut. Aber eben nicht protokolliert. Zeit für ein klärendes Gespräch mit Techem. Warum hast Du nicht?

Und dann das: Ein Callcenter.

Das alles wäre nicht so schlimm, wenn es nicht automatisch heißen würde: Im Moment haben wir viele Anrufe, es kann dauern, bis Sie durchgestellt werden. Das Sprachsekretärsystem kann „flexibel“ entscheiden, was es Anrufern erzählt. Das kostet nichts extra. Es ist ein Feature des schönen Systems.

Wenn zur selben Zeit zu viele Anrufer auftreffen, hat Techem ein Problem. Es heißt: Zu viele Kunden oder zu wenige Mitarbeiter. In diesem Fall tritt Plan B ein. Der Modus flexibily ist gut gedacht. Anders als auf Never reach anybody-Modus bietet Techem´s Modusmaschine noch Alternativen: Nach einer Wartezeit von „default“ (vermutlich) 5 Minuten mit hässlicher Warteschleifenmusik wird vorgeschlagen: „Sie können jetzt eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, wir rufen Sie zurück.“

Das passiert dann allerdings nicht.

Parallel schreibt ein Mitarbeiter von Techem eine Email an die Hausverwaltung. Diese antwortet binnen 30 Minuten mit „Antworten“ und schickt die Email beantwortet an Techem zurück. Was nun folgt?

Eine prozessgesteuerte Eingangsbestätigung. Danke schön, sagt das System.

Das sind diese kleinen Nervenkekse, die einem binnen 1 Minute als Antwort geschickt werden. Wer mit Konzernen wie diesen arbeitet, weiß es nicht zu schätzen. Sie sind einfach nur überflüssig. Ablegen zum Vorgang geht nicht, das verdoppelt den Umfang der Vorgangsverwaltung, macht Akten voll und ist unübersichtlich. Zu viel Nullcontent. Außer vielleicht die Gewissheit: Die können später nicht lügen. Sie haben es bekommen.

Ich hatte es ihnen gegeben.

Wunderbar am Ende folgendes Textbausteinmonster, denn das Techem mir eine vorläufige Antwort schickte, die ich einfach nur mit „Antworten“ beantwortete, löst doch tatsächlich diesen Texttechem aus:

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Um Ihnen eine Auskunft erteilen zu können, benötigen wir noch Ihre Liegenschafts- oder Kundennummer. Nur so ist es uns möglich, Ihre Anfrage schnellstmöglich zu bearbeiten. Alternativ können Sie uns auch die vollständige Anschrift der Liegenschaft nennen. Vielen Dank. Haben Sie noch Fragen? Unsere Kundenbetreuung steht Ihnen von Montag bis Freitag in der Zeit zwischen 8.00 Uhr und 18.00 Uhr gerne persönlich zur Verfügung.

Im Jahresbericht für die Shareholder der Aktiengesellschaft liest sich das so: „Um unsere Ansprechbarkeit und Zuverlässigkeit für die Kunden zu verbessern, haben wir viel in Sachen Orga getan. Kunden mit Anliegen erhalten komplett prozessgesteuerte, hilfreiche Zwischenantworten, die fast wie ein Aufgabentracking bis hin zur Auflösung von dargelegten Einzelproblemen transparent den jeweiligen Sach- und Aufgabenerfüllungstand deutlich machen.“

Oder so ähnlich. Am Ende: Alles Quatsch.

Das Problem ist nach wie vor nicht gelöst. Dafür hat man bis zu fünf Emails anstatt einer, auf die eine zweite, nämlich die Antwort folgt. Und inzwischen rund 45 bis 60 Minuten eigener Arbeitszeit verschwendet. Der kleine Anruf zwischendurch? Pah.

Techem hat noch nichts gemacht. Ich schon.

So ist das System nämlich angelegt.

Nun beckmessert mal nicht auf Techem rum, blöde Blogger. Die Telekom ist kein Stück besser. Und Vattenfall. Bzw. 1 & 1 Internet AG. Bzw. …ach, das ist heute lls – low level standard – und was Led Zeppelin viel früher als „Communication breakdown“ bezeichnete. Da gab es Techem noch gar nicht.

Hätten sie mal auf Led Zeppelin gehört.

Man kann automatisierte EDV-Systeme nützen, um nervige Menschen vom Anfragen, Mails schicken und lästigem Aufwand ‚Arbeit‘ erfolgreich abzuhalten. So machen es viele. Bspw. die Berliner Wasserbetriebe. Oder Vattenfall, telekom, Ista, u.v.a.. Das System wirkt nervig und kann vor allem eins fördern: Grenzenlose Wut über die inhaltsleere aufgeblasene Firmenstrukturen solcher Stinkmorcheln.

…

Jubel, Trubel, Heiterkeit …und Entertainment! – We love 2 entertain You!

Im schlanken Verwaltungsapparat liegt der Schlüssel zum Erfolg, auf den diese intellektuellen Flachzangen nicht angewiesen sind. Das System ist einfach: Wenn du eine Email von einem Kunden erhältst, schicke ihm binnen drei Sekunden eine AutoReply. Verspreche, dich sofort um alles zu kümmern. Und dann leg es weg und kümmer dich nicht weiter drum. Fragt er nach, sagst du: Oh ja, ich hatte es versprochen, stimmt. Ich habe mich versprochen. Haben Sie denn eine Ticketnummer?

In diesem System gibt es Nuancierungen. Am Ende wirken beim beruflichen Vielmailer AutoReplys als Spam. Umgekehrt ließe sich eine lustige Ping-Pong-Spielerei inszenieren: Auf jede AutoReply schickt mein System in Zukunft AutoReplys, mit denen ich mich bedanke, endlich eine Email zu besitzen. Aus Fleisch und Wut. Was dann passiert? Oh Gott, das wird gräulich. Sie haben es nicht anders gewollt.

Wer in eine sorgenlose Zukunft schaut, hat den Kopf frei. Kann sich freuen zu existieren. In der bunten Welt des Kraftshoppings und Shophoppings sind „hippe Formulierungen“, um jugendliche Frische zu suggerieren. Das alte Ross ist dabei sogar längst lila angelaufen. Wir aber sollen erst mal stöbern, Antwort ist eh nicht zu erwarten. #Replik

Wer der TELEKOM eine Email schreibt, hat erst mal erhöhtes Postaufkommen. Dieses nennt man „AutoReply“. Große Chancen, zum Unwort des Jahres 2012 gewählt zu werden, hat nach reiflicher Überlegung das Wort „stöbern“. Es ist ein „AutoReply“ und jeder Emailversender bekommt es sofort, und das heißt: Ohne nachzudenken!, Zitat: „Herzlichen Dank für Ihre E-Mail an die Telekom. Wir kümmern uns gern um Ihr Anliegen, sodass Sie so schnell wie möglich eine Antwort von uns erhalten. Falls Sie in der Zwischenzeit etwas stöbern möchten: Unter www.telekom.de halten wir interessante Informationen für Sie bereit.“ – Wir fassen zusammen: Soviel Zeit (zu stöbern) ist gerade noch.
Ach ja? – Nicht etwa, dass das Telefon nicht funktioniert oder die Internetleistung nicht zufriedenstellend arbeitet? Hier waren Textredakteure am Werk wie Dünnbrettbohrer, so scheint es. Das Feld „richtige Kommunikation“ ist ein weites Feld. Und die Aufforderung zum Stöbern eine nachgerade ungeeignete Formulierung für Unternehmen, deren Leistung in diesem Schriftverkehr in Rede steht. Warum sonst würde sich wohl ein Kunde dieses Unternehmens dort melden?

Ja, geradezu jeder ist genervt von der vielen Arbeit und wir haben alle viel zu viel zu tun. Dabei liegen die Möglichkeiten zu spielen und kurzweilige Zeitvertreibe anzuzetteln, doch geradezu auf der Hand. Kennt Ihr dieses Spiel: Du schreibst irgendeine Art von Beschwerde -am besten an den Haaren herbeigezogen- an die TELEKOM, Kabeldeutschland oder die Versicherung Deiner Wahl. Das bitte per Email. Kaum hast Du die Email abgesetzt, erhältst Du einen Autoreply.

…

Bei dieser Art Pingpong-Spiel rennen die Chinesen übrigens gern um den Tisch herum. Das kannst du hier in Deutschland auch tun oder es lassen.

Diese automatisch generierte Email verspricht Dir, die Sache hat jetzt eine Bearbeitungsnummer und wird bald bearbeitet. Sehr lustig: Bei der TELEKOM ist jetzt schon seit längerem der Text aufgedruckt, man müsse derzeit aufgrund des erhöhten Emailaufkommens mit einer längeren Bearbeitungszeit rechnen. Diese Mitteilung unbedingt zur Akte nehmen. Und nun geht das Spiel los: Lege Dir dafür einen festen Textbaustein an, z.B.: „Vielen Dank für Ihre automatisch generierte Nachricht. Ich bestätige den Eingang und verspreche baldige Bearbeitung. MfG Müller.“ (Achtung: Bitte den eigenen Namen nutzen.)

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Best Ping Pong point ever!…(via Youtube)

Diesen Text dann auf die Autoreply des Korrespondenzpartners als Antwort schicken. Kurze Zeit später erhältst Du eine neue Email mit einer weiteren Bearbeitungsnummer, die wieder verspricht, das Problem zu lösen, sobald das erhöhte Emailaufkommen abgeklungen ist. Und nun einfach nochmal senden, so lange und so oft Du dazu Lust hast. Du wirst sehen: Am Ende hast Du ganz viele hübsche Bearbeitungsnummern und die Wichtigkeit Deiner Probleme steigt. Nach mehr als tausend derartigen Vorstößen solltest Du eventuell über eine Pause nachdenken. Denn nun könnte der Spamfilter des Unternehmens greifen. Bis dahin aber spiele lustig und heiter Ping Pong, so oft Du es für richtig hältst.

Na. Das ist eine feine Sache. Viel Spaß dabei.