Heizkostenabrechnung durch TECHEM

1855/13: Positionen: Heizkostenabrechnungen, Kugelkopfschreibmaschinen, Kostenmeldungen und #Techem

Positionen

Heizkostenabrechnung durch TECHEM

Heizkostenabrechnung durch TECHEM

Der Mensch ist immer ein individueller. Eventuell ein Guter. Oder auch nicht. Was TECHEM angeht, so nimmt dieser Tage „die übliche Übung“ der Heizkostenablesungs- und Abrechnungsprofis“ Wunder. Wundersam die dortigen Vorstellungen, wie gute Zusammenarbeit funktioniert. Okay, wir geben zu, dass wir nicht ganz „die übliche Übung“ veranstalten. Wir machen uns Sorgen um die Richtigkeit von „extern ausgelagerten Abrechnungsaufträgen“.

Anders als andere Hausverwaltungen haben wir immer die Idee verfochten, selbst „vollkompetent“ zu handeln und die Heizkosten- und Warmwasserkostenabrechnungen auf der Grundlage der Heizkostenverordnung selbst anzufertigen. Eins ist klar: Das Verteilen von solchen Kosten ist nicht schwieriger, als das Verteilen der im Übrigen angefallenen Wohnkosten eines Wirtschaftsjahres. Man muss ein wenig Fachwissen über die HeizkostenVO besitzen und das war´s.

Was ist anders als in der „ganzen, üblichen Branche“?

Richtig: Als die HeizkostenVO eingeführt worden war, bildete sich diese Branche ganz neu und entwickelte ihre Vorstellungen von daten- bzw. rechenzentrengesteuertem Workflow. Der Kunde, die Hausverwaltung, bekam „Formulare übergeholfen“, die er auszufüllen hatte. Früher, in den Achtzigern, gab es sie noch, die schöne, alte IBM-Kugelkopfmaschine. Mir ihr wurden solchen Meldungen (mit Durchschlag) ausgefüllt, händisch.

Das ist lange her. Wir sind inzwischen alle „EDV-affiner“ geworden. Kugelkopfschreibmaschinen hat niemand mehr, oder doch?

Jedenfalls ist dieser Tage eine „irgendwie lustige Vorstellung“ diejenige, dass TECHEM nun mit einer „fix und fertigen“ Heizkostenabrechnung (Gesamt) konfrontiert wird und die sonst in Formularen (mit Kugelschreiber?) ausgefüllten Kostenmeldungen nicht erhält. Nicht nur die Kostenmeldungen (Meldung der Ölrechnungen, der Wartung undsoweiter), sondern auch die „Nutzerlisten“ nicht.

Die Frage, wie man gekonnt eine Fülle von abrechnungsrelevanten Daten austauscht und das, indem man die Seiten vertauscht (Hausverwaltung ist nicht -mehr- Befehlsempfänger der durchorganisierten Heizkostenablesefirma), weil die Hausverwaltung nicht auf Abrechnungen von TECHEM wartet, sondern diese erst einmal selbst anfertigt, um überhaupt halbwegs die Richtigkeit solcher (später eintreffenden) Abrechnungen überprüfen zu können, diese Vorgehensweise wirbelt „digitalen Staub“ auf. TECHEM schreibt in einer Email doch tatsächlich:

„wir danken für Ihre Email. Die Abrechnung kann jedoch nicht anhand der vor Ihnen eingereichten Unterlagen erstellt werden – wir bitten Sie, die beigefügte Kostenvordrucke zur Meldung der Abrechnungsdaten auszufüllen. Bitte senden Sie die Formulare unterschrieben an uns zurück. Wir danken für Ihr Verständnis. “

Halten wir also fest:
Wenn so jemand wie TECHEM eine fertige Heizkostenabrechnung bekommt, dann ist TECHEM nicht in der Lage, diese in ihr System einzupflegen, wenn diese Daten vom Kunden fertig aufbereitet vorgegeben werden. Denn der Kunde schreibt nun als Erwiderung:

Nein, dafür nur wenig Verständnis.

Ich hatte mich mit den „Datengrundlagen“ von TECHEM sehr eingehend befasst und es mussten auch einige Handhabungsfehler bereinigt werden. Die Folge waren Anpassungen (teils vor allem der abgelesenen Daten), sodass die Verneinung der Verwendungsfähigkeit Ihrerseits darauf hinauslaufen würde, die erarbeiteten Bearbeitungsfortschritte außer
acht zu lassen, wodurch Ihre Abrechnung dann (wieder) abweichen würde von der sachgerechten Handhabung der Sache.

– Teils musste noch geschätzt werden, weil Sie das nicht gemacht hatten, obwohl es erbeten worden war.
– Teils wurde abgewichen von Ihrer Handhabung (bspw.) „eingebauter Heizkörper“, um eine Vereinheitlichung der Schätzgrundlagen zu erreichen, die nicht allein „auf EDV-systematische“ Art und Weise erfolgen würde.

Aus dem angehängten Schreiben zu folgendem:
„Geben Sie dazu unter www.techem.de/portal Ihre Techem Kunden-Nr. und Ihr Passwort ein. Mit einem Klick auf Abrechnung Online gelangen Sie direkt zur Datenerfassung.“ (Zitat aus einem Anhang von TECHEM)

Dazu folgendes:
Soweit Sie bereits ein derartiges „Kundenkonto“ mit Onlinezugriff vorhalten, bitten wir Sie, dieses zu löschen und mir einen erneuten (erneuerten) Account zur Verfügung zu stellen. Die bislang damit befasste Sachbearbeiterin ist aus der Firma ausgeschieden und demnach nicht mehr zugriffsberechtigt auf Stammdaten-Grundlagen der angesprochenen WEG.

Wir bitten Sie also, sich einmalig in diese Vorgehensweise einzuarbeiten und die Abrechnung (genau so) wie eingereicht anzufertigen, da sie sonst abweichen würde. Vielen Dank.“
(Zitat Ende)

So ist der Fall vermeintlicher Zusammenarbeit mit den Heizkostenablesern vorliegend gelagert.

Wir alle machen uns Gedanken, wie wir unsere Arbeit maßgeblich vereinfachen können. Weil wir aus gesetzlichen Gründen verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnungen anfertigen müssen, heißt das noch lange nicht, dass wir ohne weiteres dazu berechtigt sind, solche Arbeiten komplett und gegen (zusätzliche) Kostenumlage outzusourcen. Es stellt sich sehr wohl die Frage, ob nicht eine fähige Hausverwaltung das selbst können muss? Also abzurechnen. Unstreitig dürfte sein, dass der Bereich der Montage von Heizkostenverteilern und Wasseruhren von einer Hausverwaltung nicht bewerkstelligt werden kann. Unstreitig aber muss man die Erstellung einer verbrauchsabhängigen Kostenabrechnung nicht herausgeben an Dritte, sondern kann sie als fachlich ausgebildeter Hausverwalter durchaus selbst erledigen.

Dieser Fall wird aber offenbar nicht als Normalfall angesehen in Bundesdeutschland. Deswegen hat sich eine „fette Branche“ zusätzlicher Servicegebühren verschlingender, internationaler Konzerne gebildet, die nun ihrerseits Systemstandards durchdrücken, wie wir sie hier oben eingangs zutreffend schildern. Hausverwalter als selbstständige Controller von solchen Arbeiten und als „Wegbereiter“ richtiger Abrechnungen, als Interessenvertreter ihrer Hausbewohner, der Wohnungseigentümer und Mieter, ggü. den Abrechnungsfirmen? Ja, genau, warum nicht? Und Hausverwalter als eigenständige, modern denkende Menschen, die sich von Abrechnungs-Dienstleistern insbesondere nicht vorschreiben lassen, beispielsweise:

– eine Kostenmeldung nur dann als richtig zu akzeptieren, wenn sie auf einem bestimmten Vordruck der Abrechnungsfirma angefertigt wurde, anstatt „sogar“ auf einem Briefpapier (alte überkommene Form von Korrespondenz). Richtigerweise muss man sagen, dass das Austauschen von Daten auf der Basis ausgefüllter Kostenvordrucke ein Dinosaurier aus alten Zeiten ist, der längst durch den Kamin der Geschichte gejagt werden müsste. Denn der Kugelkopf (siehe oben) hat ausgedient.

– Die Bewohnerlisten (wer wohnt in der Wohnung, seit wann?) in handschriftlicher Form auszufüllen, ist absurd, angesichts der modernen Vorhaltung solcher Daten in „ganz eigenen Systemen“ professioneller Hausverwalter.

Fazit: Wir sind miteinander inkompatibel. TECHEM will nicht arbeiten, wenn seine Vordrucke nicht (hier handschriftlich) ausgefüllt werden. Und die Hausverwaltung will nicht handschriftlich arbeiten. Hinzu kommt auch noch folgendes:

Was in üblichen Nutzerlisten (wie diesen) drinsteht, hat die Hausverwaltung gar nicht parat. Denn sie weiß vom Wohnungseigentümer (es ist eine WEG) gar nicht, ob dieser einen Mieterwechsel hatte, wie der aktuelle Mieter heißt und will diese „Fragen eines vermieteten Sondereigentums“ auch gar nicht (noch zusätzlich) aufklären müssen. Sie ist schlicht dafür gar nicht zuständig.

Als „Sahne obendrauf“ hat TECHEM jetzt vor geraumer Zeit eine Art eigenen Online-Zugriff für Hausverwalter geschaffen, der dieses lästige Pflichtenprotokoll auf eine (nicht abgesprochene) Art und Weise erleichtern soll. Wie einige andere Dienstleister in diesem Segment von „Dienstleistung“ (!) muss sich der Kunde hierfür einloggen, um auf eine (ausschließlich für TECHEM) angenehme Art und Weise des Datentransfers dieser Daten via Onlinezugriff zu sorgen.

Halten wir fest:
Jedes der hier beschriebenen Systeme und Vorgehensweisen erleichtert dem Abrechnungsdienstleister TECHEM die Arbeit. Und eben gerade nicht etwa dem die Dienstleistung bezahlenden Dienstleister Hausverwaltung, der seiner Mandantschaft ggü. ganz andere Kriterien anlegt. Diese Art von „Aufgabenerledigungs-Ping Pong“ (den Ball zwischen zwei Dienstbeflissenen so lange hin und her zuspielen, bis die Aufgabe endlich erledigt ist) stellt einfach nur noch „Overhead“ dar, eine lästige Dreingabe zusätzlicher Korrespondenz, die überflüssig ist wie ein Kropf.

TECHEM wird nun zu erwidern haben, wie diese ganzen Probleme einwandfrei aufgelöst werden. Jedenfalls nicht mit „spitzem Bleistift“, so scheint es zumindest. Mal sehen, wie sich diese Sache weiter entwickelt. Selbiges gilt nicht nur für TECHEM, sondern im Grunde genommen für jede andere, weitere Abrechnungsfirma auf dem Gebiet verbrauchsabhängiger Heiz- und Warmwasserkosten in Deutschland.

(EP)

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