1672/12: Prognosen: Immer wenn ein neues Haus in die Verwaltung hereinkommt, wird erst mal viel weggeworfen!

Prognosen

Foto.Podcast: Toilettenpapierspender Initial

Foto.Podcast: Toilettenpapierspender Initial

Sehr häufig, wenn unser Büro eine neue Wohnanlage in die Verwaltung nimmt, ertrinkt es im Zeitpunkt der Übernahme erst einmal in papierenen Aktenbergen. Als wäre dies ein Grund für eine gelähmte, zuletzt untätige Vorverwaltung, wird dann alles rausgegeben, was man in Jahren nicht vernünftig auf die Reihe bekommen hat. Und es werden Arbeitsschemata anderer Menschen klar und deutlich. Man bekommt eine Ahnung davon, warum Witzbolde in unserem Beruf sagen: Ein Teil des Verwalterhonorars ist Leidenszulage. In Berlin-Schöneberg ist das auch so ähnlich.

Willst Du aber erfolgreich verwalten, so musst du dich als erstes vom „staubfarbenen Schmand“ der Vorjahre trennen. Das ist am Anfang gar nicht mal so einfach. Grundsätzlich gilt, jedes noch so unbedeutende Papier in die eigenen Finger zu nehmen. Danach Hände waschen nicht vergessen. Viel Papier hat bereits eine leicht cremige Patina obendrauf. Je mehr wir EDV bekommen, desto mehr, nicht weniger, Papier wird ausgedruckt. Erbarmungslos. Ausgedruckt. Abgelegt. In Ordnern, die zum Bersten voll sind mit „unnützem Zeugs“.

Der digitale Detektiv

Der digitale Detektiv

Beispielsweise in der Buchhaltung der Hausverwaltung.

So eine etwas ältere Masche des nach Rechnungskontrolle geifernden Hausverwalters ist auf die alte Art, verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser, Müll, Strom, Heizung und dergleichen in ein Raster aus Jahresbruchzahlen aufzuteilen. Zahlt man 12 Abschläge, so fertigt der wertkonservative „Platzhirsch“ von der Mitteilung über die Abschlagzahlungen bis zu 12 Kopien. Denn schließlich lernte er ja mal: Jede Buchung  ein Beleg.

Ich habe davon gerade ungefähr 150 Kopien echter Belege in der Hand. Und entschließe mich postwendend, ungefähr 130 Kopien davon zu shreddern. Was für eine unsägliche, letztlich überflüssige Papierflut. Ein Beleg ist ein Beleg. Er muss aus keinem Gesichtspunkt ordnungsgemäß geführter Verwaltung 12 X kopiert werden, denn eine Kopie ist eben kein Beleg. Sondern ein Ersatzbeleg. Ein Ersatzbeleg tut aber nicht not, sondern er füllt unnötigerweise die Akten.

So sieht auch der ausgeschiedene Verwalter aus. Er ist um ein Vielfaches seiner selbst aufgebläht. Seine Haare sind inzwischen rar geworden und hängen so wirr um seinen Kopf herum, weil er bei Problemstellungen stets erst einmal gestenreich durch die Haare fährt, bis sie sich aufstellen in alle Himmelsrichtungen.

Man kann unter all diesem Wusel, der irgendwie auch eine Art menschliches Abbild der Bürostruktur des Ausgeschiedenen zu sein scheint, nicht erahnen, ob dieser Mensch mal ein ganz Netter war? Alles ist zugedeckt mit geschäftsmäßiger Geschäftigkeit. Hinzu kommt der Aspekt „beleidigt zu sein“. Die Tätigkeit hat nicht im Frieden geendet, etwa aus Altersgründen oder etwa, weil er selbst es so gewollt hätte. Man hat sich von ihm getrennt. Und die Gründe sieht er partout nicht ein.

Sie spielen für den Vorgang der Verwaltungsübernahme durch uns auch keine Rolle. Sie sind zweitrangig geworden, denn eine Entscheidung ist eine Entscheidung. Ist eine Entscheidung, eine Entscheidung. Jetzt wird umgesetzt.

Es sind drei, vier vollgepackte Kartons mit überquellenden Akteninhalten. Bei der Verwaltungsübergabe hat ein neuer Verwalter als erstes das Problem, dass er den Überblick nicht recht bekommt. Die Sache mit den Altbelegen.

Ich trinke Jägermeister, weil...

Ich trinke Jägermeister, weil…

Verwalter beerbt einen Vorverwalter und nimmt ihm ab, was er kriegen kann. Dann sucht er sich das Wichtigste raus und macht weiter. Alles andere lässt er so. Es müssen Entscheidungen getroffen werden: Welche Akten sind wirklich Altakten und warum belasten sie immer noch das eigene Büro? Fragwürdig.

Wenn das so weiter geht. Gut, ich werde jedes Stück Papier in die Hände nehmen müssen. Auch und gerade die Altakten. Klar: auch die „kursorische Sichtung“ kommt hier und da in Frage. Am Ende werde ich einen schlanken Staat gründen. Nach dem Namen einer Straße in Berlin-Schöneberg und einer Hausnummer. Und dies alles zusammen wird mein kleines Königreich sein: Ein übersichtliches Quantum Akten, digital geordnet, strukturiert und hochgradig auffindbar. Per Mausklick. Kommt ein Anruf, fasse ich die Akte mit der Maus an und dann erledige ich Vorgänge.

Bis Akten digital verschmutzen, das dauert eine Weile. Das geht auch. Aber davon erzähle ich lieber ein andermal…

(EP)

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