1677/13: Positionen: Erfahrungen mit der Fa. ISTA Deutschland…

Positionen

Elektronischer Heizkostenverteiler Qundis

Elektronischer Heizkostenverteiler Qundis

Immer wenn die Heizkostenverteiler abgelesen werden müssen, setzt ein ziemlich fürchterliches Gesamtszenario ein. Dass sich die Heizkostenableser „organisieren“, gut. Wie sie aber tun: oft nicht gut. Ganz schlecht: Die Hausverwaltung wird mit kryptischen Serienbriefen überschüttet, in denen inhaltsleere Verhinderungsgründe angegeben werden, warum eine Ablesung nicht erfolgen konnte. Darauf folgt eine gewisse Sorgfaltspflicht für die „zugeschalteten Hausverwalter“: Doch die könnten auch sagen, wir bezahlen das schließlich, also meldet mir nicht Eure Mißerfolge, sondern die Ablesezahlen. Es findet eine Kompetenzverlagerung statt: Anstatt für die gelungene oder mißlungene Mitarbeit von externen Subunternehmern gerade zu stehen, überbürden die Ableser deren suboptimale Arbeitsweise auf überforderte Hausverwalter. Deren einziges Interesse: rechtzeitig mit den Kunden abrechnen, wie es die HeizkostenVO vorschreibt. Dafür zahlen sie an Unternehmen, die die Verantwortlichkeit dafür wieder an ihre Auftraggeber zurückgeben, anstatt durch richtiges Management hohe Erfolgsquoten einzufahren. Und somit die Daseinsberechtigung jedes Jahr aufs Neue zu legitimieren.

Es wird bestimmt bald wärmer: Heute wurde schon der erste Kranich gesehen, der mit der Fluglinie „Ever come back-Airlines“ aus Afrika zurückgeflogen ist. Er hat sich nicht übergeben, sondern wartete am Feldesrand auf besseres Wetter. Kraniche haben das Wetter im Urin. Das läßt hoffen.

Nicht hoffen lassen einen die immer wieder gleichen Probleme, die man höchstpersönlich abarbeiten muss, ohne im Kern für sie verantwortlich zu sein. Andere machen ihre Arbeit nicht richtig, ist der Eindruck und oft, fast immer, ist an einer vorgebrachten Kritik ein wahrer Kern dessen. In diesem Fall, wir haben Heizkostenverteilerablesungszeit und hier und jetzt sind es nur noch die Nachwehen, die über Heizkostendeutschland wehen. Ärgerlich genug, es gibt wieder Anlass, große Beschwerdebriefe zu schreiben.

Ergebnisloser Brummkreisel

Ergebnisloser Brummkreisel

„Wissen Sie, was ich an Ihnen so schätze?“ „Nein“ – „Gar nichts.“

An die Firma ISTA schreibt heute die (neue) WEG-Verwalterin einer Anlage in Berlin-Schöneberg und trägt sich mit ersten, noch zarten Wechselgedanken: „Oh, Ista, bloß weg!“ Eine Art Grunddenkmuster. Zuviel ist früher schon mit dieser Firma gegen jede Wand gelaufen. Ich hatte mal einen Brief von der Geschäftsleitung von ISTA: „Mit Ihnen arbeiten wir nicht zusammen.“ (sinngemäss). Was klopfte ich mir auf die Schenkel und dachte damals: „Ja, genau. Ich auch nicht.“ Das ist eine alte Geschichte. Die neue handelt von der Erblast der Vorverwaltung, die die Firma schon länger im Objekt beschäftigt zwecks Ablesungen.

Auszüge aus einer Email, aus Datenschutzgründen redigiert:

„Hallo, ISTA Deutschland!

Bestimmt bekommen wir auch für diese Email eine Eingangsbestätigung. (Anmerkung der Redaktion: Richtig, die kam umgehend!) Eine Art „Generalkritik“ an Ihrer Arbeitsweise, die ich auch aus anderen Objekten kenne, ist folgende:

* Kostenpflichtige Zusatzanfahrten

Bereits auf erstes Nachfragen bei den Hausbewohnern, hier im Seiten-
flügel, werden Meldungen laut:
– Ich wohne hier seit 2004.
– Einen Aushang gab es nicht.
– Einen Zweittermin gab es auch nicht.
– Warum soll ich jetzt zusatzkostenpflichtig….?

Anruf von Kabeldeutschland, zwischendurch: „Sie haben damals ja in der Hmmm Hmmm-Straße in Prenzlauer Berg zu außerordentlich guten Konditionen Kabelfernsehen bestellt. Wir müssen das jetzt erhöhen um 0,62 €/Einheit…Stille…Stille… Stille…“ – Ich durchbreche die Stille und sage: „Ja? Ich frag mich gerade, warum Sie mich anrufen dazu?“ „Ja, wir verschicken das auch noch schriftlich. Wir haben nur die Erfahrung gemacht, dass dies oft als Werbung mißinterpretiert wird und im Papierkorb landet.“ Ich sage: „Das stimmt. Ich gebe Ihnen folgenden Tipp: Verwenden Sie blümerantenfreies Korrespondenzdeutsch und belassen Sie es bei: Die Gebühren steigen! Das wird niemand als Werbung mißinterpretieren.“ Sie bedankt sich, höflich, aber irgendwie verdutzt. Ruft jetzt hier jeder an und teilt noch zusätzlich telefonisch mit, was er brieflich mitzuteilen gedenkt?

* Wir sagen dem vermietenden Eigentümer, hier Tim Robel (* Name geändert)
– Die vier Leute im Seitenflügel haben den Zutritt nicht gewährt.
– Er gibt die Ablesung jetzt frei, liegt uns vor.
– Die Mieter sagen, es habe keinen Aushang gegeben.

* Was noch nerviger ist
– Wir sind Verwalter des Gemeinschaftseigentums, moderieren gern, wenn
es stimmt, was Sie schreiben, Zusatzablesungen, Ziel: HKVO erfüllen!
– Dann schreiben wir alle an. Die Mieter melden sich dann bei Ihnen.
– Dann sagen Sie wieder: Das darf alles nur und ausschl. über die HV
laufen. Nein, eben nicht.
– Wir haben Ihnen ggü. glasklar mitgeteilt, wie die Faktenlage ist.
Wir tragen auch keine Kosten. Zusatzkosten, wenn sie berechtigt sind,
müsste der vermietende Eigentümer tragen und an seine Mieter weitergeben.
Wir nicht. Der Sondereigentümer will diese auch nur zahlen, wenn sie
berechtigt sind und er sie sich wiederholen kann.
– Sie schalten aber immer wieder die WEG-Verwaltung vor. Hallo? Das hat
was von einem Brummkreisel, der sich dreht.

Erhebliches Mißfallen bei der Hausverwaltung erzeugt derzeit dieses „Ticketsystem“ jeden beliebigen Großunternehmens. Die Taktik: jede Email bekommt eine Remail. In der steht nichts sinnvolles drin, aber eventuell eine Ticketnummer. So wird der Empfänger gar gekocht. Er wird aufgefordert, die Ticketnummer bereitzuhalten, falls in der Zwischenzeit eine Frage auftauche. Da lachen ja die Hühner: Die Dinger werden alle gelöscht. Das ist nichts anderes als Spam, besonders wenn signifikante Teile der Korrespondenz über Email laufen. Die Erfahrungen aber zeigen insbesondere folgendes: Die wenigsten Kernanliegen werden überhaupt noch bearbeitet geschweige denn beantwortet. Sehr groß im Trend: Anstatt zu bearbeiten, sagen Hotlines gern: Schicken Sie das schriftlich. Dann folgt nichts mehr. – Dies alles legt sich über die eigentlichen Kernanliegen und deren schlichte Erledigung.

(Einschub) Einen Moment denken wir: Wir werden mit einem „garantiert ticketfreien Beschwerdesystem“ für unsere Arbeit werben und versprechen, anstatt Ticketnummern einfach die Beschwerden selbst gleich bearbeiten. Nein, wir haben keine Hotline, kein Callcenter und arbeiten auch sonst gern lieber an der Sache selbst.

Und dann noch diese Detailmeldung von einer Mieterin, die ich erneut
weitergebe, weil sie es nicht schafft, mit Ihnen einen Termin zu
vereinbaren, obwohl Sie ja von mir instruiert wurden, es hätte seine
Richtigkeit:

* 13, Marinelli, Isadora, Spagettarini, Manuelo, Tel.: XXXXXXXXXXXXXX
wohnt dort seit 2004 (*  Daten geändert)

Und, ISTA, das ist nicht in Ordnung. Das Ergebnis ist nur und immer wieder:

– Die Abrechnung kann nicht fertiggestellt werden.
– Die WEG-Verwalterin soll ständig für Dritte Kostenübernahmen akzeptieren.
Die Richtigkeit kann sie nicht mehr nachprüfen.
– Die Mieter rufen bei der WEG-Verwaltung an, obwohl die WEG-Verwaltung
gar nicht mit Mietern verhandeln darf.

Können Sie das bitte sofort ändern? Sehr zu Dank verbunden: Tim Robel, ein
Kollege, den ich sehr schätze, werde ich mitinformieren. Hasta la vista.

(Ende)

Kollegentipp: Frag doch den Heikostenableser, den du beabsichtigst zu beauftragen: „Sagen Sie mal, können Sie auch Wohnungseigentum?“ – Er sagt bestimmt: „Ja, klar, wieso?“ Na, weil Wohnungseigentum diffizile Bearbeitungsebenen besitzt: Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum. Vermietung, Nutzungsüberlassung, Mieter, Wohnungseigentümer….wer zahlt was? Wer muss was beauftragen? – Recherchiert das mal. Was die wirklich wissen…

Doch Schluß mit dem ganzen Negativismus: Man hat sich so seine eigene Meinung über jemanden gebildet und dann wartet man den Rest seines Lebens lauernd wie ein Schwarzfußindianer auf seine „negativen Bestätigungen“ dessen. So funktioniert nun mal das eigene Erleben, die Erfahrung sucht nach Bestätigung. Einen Moment denkt man noch, man hätte so gern eine bessere Erfahrung gemacht. Doch zu spät: Schon wieder steht eine negative im eigenen Gebetsbuch, hier gesichtspunkte.de. Es ist vielleicht wirklich an der Zeit, auch in diesem Fall den übernommenen Vertragspartner auszuwechseln. Man tauscht hierdurch ganz zwangsläufig das eigene psychologische Betriebssystem gänzlich aus: Aus „alt“ wird „neu“ und aus „schlecht“ wird „besser“, ich sage ganz bewußt nicht „gut“. Denn ein gewisser Zweckpessimismus hat sich für Hausverwalter als Grundeinstellung „default“ bewährt.

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