1468/12: Positionen: Abteilung, still gestanden! Rettet den Zählerstand! #Abrechnung #Inventur

Im Verdacht: Haupt-Hauszähler-Wasseruhr! "QN 10"

Im Verdacht: Haupt-Hauszähler-Wasseruhr! "QN 10"

Das grundlegende Prinzip bestimmter Rechtsmeinungen zur Jahresabrechnung beinhaltet nicht gleichzeitig eine Zusage an die Berufsgruppe der Haus- & Grundstücksverwalter, die Frage eines angemessenen, richtigen Verbrauchs von Betriebskosten außer Acht zu lassen. Das Gegenteil ist und bleibt richtig.

Vor ein paar Tagen haben wir hier über eine falsche Jahresabrechnung berichtet. Damit ist das Thema „guter“ bzw. (besser) richtiger Hausverwaltung nicht abgehakt. Als störend wird empfunden, wie es sich manche Kollegen einfach machen, über bestimmte Notwendigkeiten gar nicht nachzudenken.

Herausgearbeitet hatten wir, dass es zwei Glaubensrichtungen gibt. Wer an etwas glaubt, nur um seine Arbeit nachlässig machen zu dürfen, dem werden wir heute ein paar Gegenargumente entgegensetzen. Nämlich: Egal ob jemand meint, es gelte allein das Zu- und Abflussprinzip in der WEG-Abrechnung. Richtig muss die Abrechnung trotzdem sein.

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Gastrotour bis zur Gastritis? Und die Pillen danach...

Kurz gesagt soll die Jahresabrechnung ein zutreffender Spiegel realistisch angesetzter Kosten sein. Diese dürfen nicht zu hoch und nicht zu niedrig ausfallen. Gute Abrechnungen beinhalten bei vom durch Bewohner verursachten Verbrauch die „Transzendenz“ wichtiger Faktoren, damit Bewohner aus ihrem Verbrauchsverhalten richtige Schlüsse ziehen können. Unterbleibt diese Mitteilung, ist der Verursacher nicht in der Lage, ein kostentreibendes, eigenes Verhalten zu beeinflussen und positiv abzuändern. Als positiv gilt, wenn ich in die Lage versetzt werde, meine Kosten durch Einsparungen zu minimieren.

Erstens ist dazu unumgänglich, dass die Jahresabrechnung aussichtlich bald nach dem Abrechnungsstichtag vorliegt. Das ist in fast allen, mir bekannten, vernünftig geregelten Sachzusammenhängen das Kalenderjahr. Denkbar ist allerdings auch ein abweichendes „Geschäftsjahr“. Nicht auf die starren Modelle kommt es dabei an. Für die Qualität der verbrauchsabhängigen Abrechnung kommt es einzig und allein darauf an, inwieweit der Kostencontroller (hier der Verwalter) imstande und in der Lage ist, Maßnahmen verwalterischer Art zu ergreifen, die die Höhe von Verbrauchsfaktoren beeinflusst.

Sehr verbreitet ist allerdings eine Art „allumfassender Faulheit“ in diesem Punkt. Um hier nicht allzu sehr in die Tiefe zu gehen, reicht es aus zu wissen, dass es so ist. Das nehmen wir mal als gegeben hin. Nachfolgend befasse ich mich mit der „Infrastruktur“ von Verbrauchsmess-Tatbeständen und schlage Wege vor, wie man zu guten, zutreffenden Abrechnungen gelangt. Ich greife das Thema Abrechnung (der Wohnungseigentümergemeinschaft) hier heute bewusst nicht auf. Es ist ein anderes Thema. Mich interessiert: Was kann der Bewohner selbst, der Hauswart und auch der „mündige Eigentümer“ selbst beeinflussen und ggf. auch steuern.

Dazu nehmen wir uns der Einfachheit halber eine vereinfachte Beispiel-Wohnanlage vor, deren Bearbeitung wir nun sachgerecht und „gutorganisiert“ ausrichten möchten.

(1) Bestandsaufnahme

Unerlässlich ist erstens die Bestandsaufnahme aller verbrauchsabhängigen Medien im Hause.

  • Das Haus verfügt in der Regel über einen Wasseranschluss eines örtlichen Versorgers. Dieser hat einen Messpunkt gesetzt, an dem eine Hauptwasseruhr installiert ist. Diese hat eine Zählernummer, ist für ein paar Jahre geeicht. Sie wird entweder selbst abgelesen (vom Bewohner, Hauswart, Beauftragten) oder durch den Versorger und dessen Erfüllungsgehilfen. Erfasse alle „harten Fakten“ dieser Uhr, sogar den Typ der Uhr und die Durchflussgröße. Stelle erstens in Frage, ob die Uhr richtig geeignet, ausreichend oder überdimensioniert ist. Was du nicht weißt, erkundige.
  • Das Haus wird beheizt. Handelt es sich um eine gemeinschaftliche Heizanlage, so ist von Interesse, was der Energieträger ist? In Frage kommt bspw. Gas, Erdöl, Strom, seit neuestem auch Holzpellets und andere, alternative Konzepte. In unserem Beispiel unten geht es um eine Gaszentralheizungsanlage.
  • Ansonsten wird jedes Haus irgendwie beleuchtet, ganz überwiegend mit Strom. Der Strom, der allgemein verbraucht wird, wird im Besonderen auch häufig benutzt, um Heizungs-, Klima- und sonstige technische Anlagen im Haus zu betreiben. Erfasse die Verbrauchsarten für den Strom und mache dir grundlegend klar, ob der Stromverbrauch für verschiedene Verbrauchsarten jeweils mit einem Extra-Zähler erfasst wird. Bspw. kann ein Aufzug im Haus vorhanden sein. Dessen Betriebsstrom ist aber „nicht haushaltstypischer Strom“ und unterliegt anderen Kostentarifen. Voraussetzung ist, dass für solche unterschiedlichen Verbräuche jeweils zulässige, funktionierende Zähler vorhanden sind. Um den Stromverbrauch der Heizungsanlage zu messen, reicht ein so genannter Zwischenzähler aus. Dieser misst den Stromverbrauch der Heizungsanlage. Dieser wird in der Abrechnung von dem sonstigen Verbrauchsstrom (z.B. für Beleuchtung) abgezogen und als „Heiznebenkosten“ abgerechnet. Achte darauf, dass nicht der (erhebliche) Heizungsstrom in der allgemeinen Betriebskostenabrechnung abgerechnet wird. Da die Heizkosten so gut wie immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden, gibt es da einen zum Teil erheblichen Kostenverteilungsunterschied.

Wenn alle Verbrauchsmesseinrichtungen bekannt sind, alle Zählernummern erfasst und alle Eichfristen noch in Ordnung sind, bilden diese Daten die Grundlage richtiger (und gerechter) Abrechnungen.

(2) Erst-Inventur

Da dir von den Vorjahreszeiträumen (und wie sie konkret abgerechnet wurden) noch keine tiefen Kenntnisse vorliegen, erfasse am ersten 31.12., der für dich möglich ist, die sämtlichen Zählerstände in einer schriftlichen Inventurliste.

Sodann mache einen Auskunftsanspruch ggü. dem Verwalter der Wohnanlage geltend. Man kann die Belege der Wohnanlage nach vorheriger Terminvereinbarung im Büro des Verwalters einsehen. Ersatzweise sollte dieser bereit sein, die fraglichen Belege zuzusenden.

Sodann checke die üblichen Verbrauchsgrößen anhand von mindestens drei bis vier Vorjahreszeiträumen in der Wohnanlage ab. Was war eigentlich der „übliche Wasserverbrauch“? Was kostete es pro Jahr das Haus allgemein zu beleuchten? Bilde tiefere Erkenntnisse aus und notiere dir solche Faktoren. Bilde „Erfahrungswerte“. Bei den Heizkosten haben diese übrigens mit einer großen Unbekannte zu tun: Wie hält man das Wetter vernünftig fest? Das ist schon schwieriger. Diesen Gesichtspunkt lasse ich hier heute bewusst außen vor.

Richtig ist aber, dass sich auch Wetter über ein ganzes Jahr in typischer Weise regelmäßig wiederholt. Stimmt, oder?

Am Ende dieses Zeitabschnitts verfügst du über „erste Erfahrungswerte“.

(3) Folge-Inventur

Nun musst du die Erst-Inventuren und die „ersten Erfahrungswerte“ wieder zur Hand nehmen. Wenn du ganz genau und präzise vorgehen willst, kannst du sogar monatlich das Ableseprocedere an allen relevanten Zählern wiederholen. Hoffentlich wirst du nicht vor lauter Zahlenwerten verrückt. In unserem einfachen Beispiel und ohne besonderen Anlass sehen wir jedoch davon ab. Wir gehen am folgenden 31.12. erneut in die Keller- bzw. Haustechnikräume, in denen die Zähler anliegen und erfassen ihren Stand erneut.

Nun schreibt man sie nach folgendem Schema auf, was man sich auch vorher vorbereiten kann (Taschenlampe nicht vergessen, im Keller)

  • Stand am 31.12. (des Vorjahres)
  • Stand am 31.12. (diesen Jahres)
  • Differenz aus beidem (= Jahresverbrauch)

Mit Hilfe sorgfältig ermittelter „erster Erfahrungswerte“ (siehe oben) kannst du nun bereits sagen, ob dir der ermittelte Verbrauch (diesen Jahres) etwas sagt, ob er dir schlüssig vorkommt oder ob das „gar nicht sein kann“. Ein schlüssiger Verbrauch ist Bedingung für die Aufnahme in eine Jahresabrechnung. Bleibt der Verbrauch aber unschlüssig, so ist Ärger vorprogrammiert. Lass dir nicht die Butter vom Brot nehmen, sondern verlange bei Unschlüssigkeiten deren Aufklärung.

(4) Abrechnungs-Verabredungen

Man muss sich klar machen, dass alle diejenigen, die auf der Basis von Verbrauch Kosten in Rechnung stellen, unterschiedliche, andersgeartete Interessen haben. Von daher gilt es, diese mit den eigenen Interessen („richtige, gerechte Abrechnung“) in Einklang zu bringen. Das bedeutet zunächst, dass eine Vereinbarung darüber her muss, wann und wie abgerechnet wird. Inzwischen ist uns dabei allerdings auch das Internet behilflich.

  • Berechnet der Verwalter der Anlage die Kosten in der Jahresabrechnung grundsätzlich (nur) nach Zu- und Abflussprinzip, so muss man überlegen, ob man dem Verwalter, der das strikt verteidigt, aber „besondere“, ausdrückliche Amtspflichten unterhalb des Jahres aufbürdet und diese durchsetzt. Verwalter, die sich gegen solche Absprachen wehren, sollte man sorgfältiger „durchleuchten“.
  • Prinzipiell darf der Verwalter auch vom vorstehenden Prinzip nicht ohne weiteres abweichen. Dass dieses aber in der Praxis dazu führt, dass viele Wohngeldabrechnungen die verbrauchsabhängigen Kosten nur unzureichend genau ermitteln, muss nämlich nicht sein. Und das ginge so:

Hier ist jetzt nicht von der Heizkostenabrechnung die Rede. Da regelt nämlich die HeizkostenVO, wie zu verfahren ist. Beachte: Dann gilt dies auch und insbesondere für den Heizungsstrom.

Für alle übrigen verbrauchsabhängigen Abrechnungsprozesse gilt grundlegend das Zu- und Abflussprinzip. Also besteht nur in diesem Bereich hier Anlass zur Frage, wie man das wirklich tiefgehend richtig organisieren möchte, wenn man „richtige, gerechte Abrechnungen“ zu erreichen trachtet. Und das sollte doch jeder, oder?

Die Überlegung ist folgende:

Wenn das Abrechnungsjahr das Kalenderjahr ist, dann verbietet (leider) das WoEigG und die Rechtsprechung buchführungs-unkundiger Volljuristen (Richter) die Aufnahme von so genannten Abgrenzungsbuchungen, z.B. für Wasser, Strom (nicht für: Heizungsstrom, skurrile Ungleichbehandlung ein- und derselben Kostenart)

Merke: Die gewissenhafte Ermittlung von (bspw.) Stromverbräuchen mit Berücksichtigung von Zählerablesungen ist die „Erarbeitung“ einer inneren Einstellung über die Richtigkeit der Verbrauchsdaten. Also besteht eigentlich kaum vernünftiger Zweifel daran, dass jeder Verwalter zu solchen Inventuren verpflichtet ist. Allerdings machen viele Verwalter solche Inventuren nicht.

Denkbar ist aber folgender Ausweg, um einen Verwalter wirksam anzuweisen, richtig zu arbeiten. Man nimmt einen Grundlagenbeschluss auf die Versammlung, beispielsweise, nur ein Vorschlag:

„Die WEG beschließt, dass der Verwalter die verbrauchsabhängigen Kostenfaktoren, soweit nicht bereits durch Gesetz geregelt (Anmerkung: Die Heizkosten) jährlich im Rahmen einer gewissenhaften Verbrauchsinventur schriftlich niederzulegen und auszuwerten hat, einschl. einer notwendigen Abstimmung derselben mit den entsprechenden Vertragspartnern der WEG. In der Jahresabrechnung hat er über diese Ergebnisse stichwortartig nachprüfbar zu berichten.“

Nun noch die Frage des richtigen Stichtages.

 Ich hatte kürzlich die Glaubensrichtungen spaßeshalber „Katholen“ und „Evangelistas“ genannt.

– Das Zu- und Abflussprinzip, die Tatsache, dass am 31.12. eigentlich „nichts mehr geht“, also die Buchungen beendet sein müssten. Im Klartext dürfte also die Annäherung an den tatsächlichen Verbrauch der Wohnanlage nach dem 31.12. für die Jahresabrechnung selbst dann (leider) wirkungslos sein.

– Das Abgrenzungsprinzip: Für Wohnungseigentümer mit Ausnahme der Heizkosten unzulässig, es sei denn aufgrund Vereinbarung (in der Teilungserklärung).

Fehlt also eine entsprechende Regelung (der zweite, genannte Fall), so bleibt eigentlich nichts anderes übrig als, und das ist dann der neue Vorschlag:

– den Verwalter anzuweisen, mit einer abweichenden Stichtagsregelung verbindlich zu verpflichten, eine Verbrauchsinventur durchzuführen und diese sofort mit den Versorgern der Anlage schriftlich abzustimmen.

Sinnvoll wäre hier bspw. ein Modell, wonach der Verwalter jeweils zum 31.10. des Jahres diesen Abstimmprozess fertigzustellen hat.

Die Folge hiervon wäre:

– Der Vorsorger bekommt rechtsverbindlich Post vom Verwalter. Der teilt den ermittelten, aktuellen Verbrauch mit und bittet um „Zwischenabrechnung“ bis hierhin. Wahlweise kann er auch vereinbaren, dass das Abrechnungsjahr stets am 31.10. des Jahres endet. Das ist „wurscht“.

– Die Verbrauchsspitze (das Abrechnungsergebnis des Versorgers) fällt kostenmäßig dann noch definitiv ins laufende Geschäftsjahr, wird also zwischen dem 31.10 und dem 31.12. des Geschäftsjahrs durch Bankfluss abgeführt.

– Die Festsetzung neuer Vorauszahlungen berücksichtigt bereits die „frischesten Erkenntnisse“ über Verbrauchsschwankungen.

Noch besser wäre dann:

– Die Verwalterin interessiert sich nichtsdestotrotz (und zusätzlich) zum 31.12. für die letzten entstandenen Verbräuche. Zwar ist durch meinen Vorschlag die Auswirkung „erheblicher Abrechnungsspitzen“ schon deutlich abgemildert. Aber am 31.12. muss sowieso an den Einzelzählern bei den Nutzern abgelesen werden.  Das ist also kaum Mehrarbeit.

Sodann „korreliert“ das Verhältnis der Verbräuche, der Kosten und der Einzel- und Gesamtzählerstände auf wundersame Weise „insgesamt schlüssig“.

Und das ist das Ziel.

Weblotse

 (EP)

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