E-Mails werden immer beliebter, im Geschäftsleben aber auch häufig als Plage empfunden. 37 Prozent der Berufstätigen mit dienstlichem E-Mail-Fach plädieren nach einer repräsentativen Umfrage deshalb für E-Mail-freie Tage im Job.
Der Branchenverband BITKOM hatte die Studie mit 1000 Teilnehmern bei der ARIS Umfrageforschung in Auftrag gegeben. Demzufolge wünschen sich 54 Prozent der beruflichen E-Mail-Nutzer Orientierungshilfen vom Arbeitgeber – Regeln, welche Vorgänge per E-Mail erledigt werden sollen und welche besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch.
Vier von zehn Berufstätigen (42 Prozent) haben mindestens eine dienstliche E-Mail-Adresse. Jeder zweite davon (50 Prozent) bekommt mehr als fünf dienstliche E-Mails am Tag. BITKOM-Präsident August- Wilhelm Scheer sagte dazu: «Die E-Mail hat ihre Stärke dort, wo sie wichtige Informationen schneller und leichter zugänglich macht. Doch nicht immer ist sie der Königsweg zu viele und zu belanglose Nachrichten lenken vom Wesentlichen ab.» Der Verband empfiehlt vor allem, Kopien von E-Mails nur an Empfänger zu senden, die die Informationen wirklich benötigen.
Ob es sich also bei den von mir versendeten Emailnachrichten um solche handelt, die einen hohen Informationswert haben, oder ob sie schlicht Informationsterror sind -Kategorie ‘irrelevant’- muss sich danach jeder Versender von Emailnachrichten fragen. Im Umgang mit Kunden helfen die vom Arbeitgeber verfassten Dienstanweisungen wenig, wie mit Emails umgegangen werden soll? Denn Kunden kennen derartige betriebsinterne Reglements nicht und halten sich auch nicht daran. Manche Kunden verschickten ihre Emails einfach in Cc. immer noch an einen zweiten Empfänger, andere kennzeichnen ihre Nachrichten mit dem Emailprogramm MS Outlook Express (oder vergleichbar) mit “ROT”, höchste Dringlichkeitsstufe. Ob derartige Emailnachrichten aber tatsächlich hohen Bearbeitungsbedarf haben, oder ob sie für den Empfänger eher zweitwichtig sind, ist schwierig zu ermessen. Im direkten Kundenkontakt werden Belehrungen der Kunden, wie die über das richtige Versenden von Emails oft als Unhöflichkeit oder mangelnder Dienstleistungswille verstanden.
Das ist aber unrichtig: Das Schaffen von vernünftigen, transparenten Regeln im Emailverkehr ist nur vernünftig und hilft allen Seiten. Wir haben vor ca. zwei Jahren bewusst angefangen, Reglements aufzustellen. Seit dem wird das Schicken und das Versenden von Emails strenger durch die Brille der Erforderlichkeit gesehen. Es geht nicht darum, Infotainment zu betreiben. Es geht darum, nützliche Korrespondenz mit hoher Qualität zu verfassen.
Bedauerlich: durch die neu eingeführte Impressum-Pflicht (Pflichtangaben in Emailsignaturen) leidet inzwischen die Übersichtlichkeit und Lesefreundlichkeit von Emails insgesamt und es werden unübersichtliche Textwüsten generiert, in denen individuell wichtige Angaben in einer Email-Signatur oftmals über mehrere Monate einfach überlesen werden. Der Hinweis auf den bevorstehenden Jahresurlaub beispielsweise wird regelmäßig nicht zur Kenntnis genommen.
So wie sich der Arbeitnehmer, dieser Studie zufolge, offenbar herzlich wünscht, vor unnützen Emailbenachrichtigungen verschont zu werden und sogar ganze elektronikfreie Tage einzuführen, ist daher auch der Wunsch nach ‘Inseln der Ruhe’ zu sehen, in denen die Arbeitszeit in Zeitzonen gegliedert ist, in denen man telefonisch erreichbar ist und solche Zeiten, in denen Anrufe gar nicht erst angenommen werden. Richtig.
(Eigener Beitrag, mit Quellmaterial von DPA, August 08)
